建設工程文件檔案資料管理

職責

通用

(1)工程各參建單位填寫的建設工程檔案應以施工及驗收規(guī)范、工程合同、設計文件、工程施工質(zhì)量驗收統(tǒng)一標準等為依據(jù)
(2)工程檔案資料應隨工程進度及時收集、整理，并應按專業(yè)歸類，認真書寫，字跡清楚，項目齊全、準確、真實，無未了事項；表格應采用統(tǒng)一表格，特殊要求需增加的表格應統(tǒng)一歸類
(3)工程檔案資料進行分級管理，建設工程項目各單位技術(shù)負責人負責本單位工程檔案資料的全過程組織工作并負責審核，各相關(guān)單位檔案管理員負責工程檔案資料的收集、整理工作
(4)對工程檔案資料進行涂改、偽造、隨意抽撤或損毀、丟失等，應按有關(guān)規(guī)定予以處罰，情節(jié)嚴重的，應依法追究法律責任

建設單位

(1)在工程招標及與勘察、設計、監(jiān)理、施工等單位簽訂協(xié)議、合同時，應對工程文件的套數(shù)、費用、質(zhì)量、移交時間等提出明確要求
(2)收集和整理工程準備階段、竣工驗收階段形成的文件，并應進行立卷歸檔
(3)負責組織、監(jiān)督和檢查勘察、設計、施工、監(jiān)理等單位的工程文件的形成、積累和立卷歸檔工作；也可委托監(jiān)理單位監(jiān)督、檢查工程文件的形成、積累和立卷歸檔工作
(4)收集和匯總勘察、設計、施工、監(jiān)理等單位立卷歸檔的工程檔案
(5)在組織工程竣工驗收前，應提請當?shù)爻墙n案管理部門對工程檔案進行預驗收；未取得工程檔案驗收認可文件，不得組織工程竣工驗收
(6)對列入當?shù)爻墙n案管理部門接收范圍的工程，工程竣工驗收3個月內(nèi)，向當?shù)爻墙n案管理部門移交一套符合規(guī)定的工程文件
(7)必須向參與工程建設的勘察設計、施工、監(jiān)理等單位提供與建設工程有關(guān)的原始資料，原始資料必須真實、準確、齊全
(8)可委托承包單位、監(jiān)理單位組織工程檔案的編制工作；負責組織竣工圖的繪制工作，也可委托承包單位、監(jiān)理單位、設計單位完成，收費標準按照所在地相關(guān)文件執(zhí)行

監(jiān)理單位

(1)應設專人負責監(jiān)理資料的收集、整理和歸檔工作，在項目監(jiān)理部，監(jiān)理資料的管理應由總監(jiān)理工程師負責，并指定專人具體實施，監(jiān)理資料應在各階段監(jiān)理工作結(jié)束后及時整理歸檔
(2)監(jiān)理資料必須及時整理、真實完整、分類有序；在設計階段，對勘察、測繪、設計單位的工程文件的形成、積累和立卷歸檔進行監(jiān)督、檢查；在施工階段，對施工單位的工程文件的形成、積累、立卷歸檔進行監(jiān)督、檢查
(3)可以按照委托監(jiān)理合同的約定，接受建設單位的委托，監(jiān)督、檢查工程文件的形成積累和立卷歸檔工作
(4) 編制的監(jiān)理文件的套數(shù)、提交內(nèi)容、提交時間，應按照現(xiàn)行《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》(GB/T50328-2001)和各地城建檔案管理部門的要求，編制移交清單，雙方簽字、蓋章后，及時移交建設單位，由建設單位收集和匯總。監(jiān)理公司檔案部門需要的監(jiān)理檔案，按照《建設工程監(jiān)理規(guī)范》 (GB50319-2000)的要求，及時由項目監(jiān)理部提供

施工單位

(1)實行技術(shù)負責人負責制，逐級建立健全施工文件管理崗位責任制，配備專職檔案管理員，負責施工資料的管理工作；工程項目的施工文件應設專門的部門(專人)負責收集和整理
(2) 建設工程實行總承包的，總承包單位負責收集、匯總各分包單位形成的工程檔案，各分包單位應將本單位形成的工程文件整理、立卷后及時移交總承包單位；建設工程項目由幾個單位承包的，各承包單位負責收集、整理、立卷其承包項目的工程文件，并應及時向建設單位移交，各承包單位應保證歸檔文件的完整、準確、系統(tǒng)，能夠全面反映工程建設活動的全過程
(3)可以按照施工合同的約定，接受建設單位的委托進行工程檔案的組織、編制工作
(4)按要求在竣工前將施工文件整理匯總完畢，再移交建設單位進行工程竣工驗收

施工單位

(5)負責編制的施工文件的套數(shù)不得少于地方城建檔案管理部門的要求，但應有完整施工文件移交建設單位及自行保存，保存期可根據(jù)工程性質(zhì)以及地方城建檔案管理部門有關(guān)要求確定，如建設單位對施工文件的編制套數(shù)有特殊要求的，可另行約定

地方城建檔案管理部門職責

(1)負責接收和保管所轄范圍應當永久和長期保存的工程檔案和有關(guān)資料
(2)負責對城建檔案工作進行業(yè)務指導，監(jiān)督和檢查有關(guān)城建檔案法規(guī)的實施
(3)列入向本部門報送工程檔案范圍的工程項目，其竣工驗收應由本部門參加并負責對移交的工程檔案進行驗收

內(nèi)容

建設工程檔案的驗收

(1)列入城建檔案管理部門檔案接收范圍的工程，建設單位在組織工程竣工驗收前，應提請城建檔案管理部門對工程檔案進行預驗收。建設單位未取得城建檔案管理部門出具的認可文件，不得組織工程竣工驗收
(2)城建檔案管理部門在進行工程檔案預驗收時，應重點驗收以下內(nèi)容：
1)工程檔案分類齊全、系統(tǒng)完整
2)工程檔案的內(nèi)容真實、準確地反映工程建設活動和工程實際狀況
3)工程檔案已整理立卷，立卷符合現(xiàn)行《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》的規(guī)定
4)竣工圖繪制方法、圖式及規(guī)格等符合專業(yè)技術(shù)要求，圖面整潔，蓋有竣工圖章
5)文件的形成、來源符合實際，要求單位或個人簽章的文件，其簽章手續(xù)完備
6)文件材質(zhì)、幅面、書寫、繪圖、用墨、托裱等符合要求
工程檔案由建設單位進行驗收，屬于向地方城建檔案管理部門報送工程檔案的工程項目還應會同地方城建檔案管理部門共同驗收
(3)國家、省、市重點工程項目或一些特大型、大型的工程項目的預驗收和驗收，必須有地方城建檔案管理部門參加
(4) 為確保工程檔案的質(zhì)量，各編制單位、地方城建檔案管理部門、建設行政管理部門等要對工程檔案進行嚴格檢查、驗收；編制單位、制圖人、審核人、技術(shù)負責人必須進行簽字或蓋章；對不符合技術(shù)要求的，一律退回編制單位進行改正、補齊，問題嚴重者可令其重做；不符合要求者，不能交工驗收
(5)凡報送的工程檔案，如驗收不合格將其退回建設單位，由建設單位責成責任者重新進行編制，待達到要求后重新報送；檢查驗收人員應對接收的檔案負責
(6)地方城建檔案管理部門負責工程檔案的最后驗收；并對編制報送工程檔案進行業(yè)務指導、督促和檢查

建設工程檔案的移交

(1)列入城建檔案管理部門接收范圍的工程，建設單位在工程竣工驗收后3個月內(nèi)向城建檔案管理部門移交一套符合規(guī)定的工程檔案
(2)停建、緩建工程的工程檔案，暫由建設單位保管
(3)對改建、擴建和維修工程，建設單位應當組織設計單位、監(jiān)理單位、施工單位據(jù)實修改、補充和完善工程檔案；對改變的部位，應當重新編寫工程檔案，并在工程竣工驗收后3個月內(nèi)向城建檔案管理部門移交
(4)建設單位向城建檔案管理部門移交工程檔案時，應辦理移交手續(xù)，填寫移交目錄，雙方簽字、蓋章后交接
(5)施工單位、監(jiān)理單位等有關(guān)單位應在工程竣工驗收前將工程檔案按合同或協(xié)議規(guī)定的時間、套數(shù)移交給建設單位，辦理移交手續(xù)

內(nèi)容

監(jiān)理規(guī)劃

(1)監(jiān)理規(guī)劃(建設單位長期保存，監(jiān)理單位短期保存，送城建檔案管理部門保存)
(2)監(jiān)理實施細則(建設單位長期保存，監(jiān)理單位短期保存，送城建檔案管理部門保存)
(3)監(jiān)理部總控制計劃等(建設單位長期保存，監(jiān)理單位短期保存)

監(jiān)理月報中的有關(guān)質(zhì)量問題

建設單位長期保存，監(jiān)理單位長期保存，送城建檔案管理部門保存

監(jiān)理會議紀要中的有關(guān)質(zhì)量問題

建設單位長期保存，監(jiān)理單位長期保存，送城建檔案管理部門保存

進度控制

(1)工程開工/復工審批表(建設單位長期保存，監(jiān)理單位長期保存，送城建檔案管理部門保存)
(2)工程開工/復工暫停令(建設單位長期保存，監(jiān)理單位長期保存，送城建檔案管理部門保存)

質(zhì)量控制

(1)不合格項目通知(建設單位長期保存，監(jiān)理單位長期保存，送城建檔案管理部門保存)
(2)質(zhì)量事故報告及處理意見(建設單位長期保存，監(jiān)理單位長期保存，送城建檔案管理部門保存)

造價控制

(1)預付款報審與支付(建設單位短期保存)
(2)月付款報審與支付(建設單位短期保存)
(3)設計變更、洽商費用報審與簽認(建設單位長期保存)
(4)工程竣工決算審核意見書(建設單位長期保存，送城建檔案管理部門保存)

分包資質(zhì)

(1)分包單位資質(zhì)材料(建設單位長期保存)
(2)供貨單位資質(zhì)材料(建設單位長期保存)
(3)試驗等單位資質(zhì)材料(建設單位長期保存)

監(jiān)理通知

(1)有關(guān)進度控制的監(jiān)理通知(建設單位、監(jiān)理單位長期保存)
(2)有關(guān)質(zhì)量控制的監(jiān)理通知(建設單位、監(jiān)理單位長期保存)
(3)有關(guān)造價控制的監(jiān)理通知(建設單位、監(jiān)理單位長期保存)

合同與其他事項管理

(1)工程延期報告及審批(建設單位永久保存，監(jiān)理單位長期保存，送城建檔案管理部門保存)
(2)費用索賠報告及審批(建設單位、監(jiān)理單位長期保存)
(3)合同爭議、違約報告及處理意見(建設單位永久保存，監(jiān)理單位長期保存，送城建檔案管理部門保存)
(4)合同變更材料(建設單位、監(jiān)理單位長期保存，送城建檔案管理部門保存)

監(jiān)理工作總結(jié)

(1)專題總結(jié)(建設單位長期保存，監(jiān)理單位短期保存)
(2)月報總結(jié)(建設單位長期保存，監(jiān)理單位短期保存)
(3)工程竣工總結(jié)(建設單位、監(jiān)理單位長期保存，送城建檔案管理部門保存)
(4)質(zhì)量評估報告(建設單位、監(jiān)理單位長期保存，送城建檔案管理部門保存)