如何做好監(jiān)理資料的管理工作

監(jiān)理資料是監(jiān)理工作的原始記錄，是評定監(jiān)理工作、界定監(jiān)理責(zé)任的證據(jù)?！督ㄔO(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》明確提出總監(jiān)理工程師負(fù)責(zé)制，并在第7.4.2條寫明“監(jiān)理資料的管理由總監(jiān)理工程師負(fù)責(zé)”。因此，總監(jiān)理工程師管理好監(jiān)理資料，不但是監(jiān)理工作的需要，更是責(zé)任所在。
　　監(jiān)理資料是在工程監(jiān)理過程中逐漸形成的，工程的工期越長，規(guī)模越大，技術(shù)越復(fù)雜，監(jiān)理資料就越多?？偙O(jiān)理工程師工作繁多，當(dāng)然應(yīng)按規(guī)范要求指定專人具體負(fù)責(zé)管理監(jiān)理資料，但是否僅此就可以達(dá)到《監(jiān)理規(guī)范》第7.4.1條“監(jiān)理資料必須及時整理、真實完整、分類有序”的要求呢？答案顯然是否定的。那么總監(jiān)理工程師自身該如何做好監(jiān)理資料的管理工作呢？
　　一、建立監(jiān)理機(jī)構(gòu)內(nèi)部責(zé)任制和工作制度監(jiān)理資料是在工程監(jiān)理過程中逐步形成的。而整個工程監(jiān)理過程環(huán)節(jié)繁雜，專業(yè)各異，不論是總監(jiān)理工程師，還是專職資料員，僅依靠個人的力量是無法做好這項工作的。根據(jù)監(jiān)理資料產(chǎn)生于監(jiān)理過程的特點，制定“誰監(jiān)理、驗收，誰負(fù)責(zé)”的監(jiān)理資料管理原則是適宜的。這就要求監(jiān)理機(jī)構(gòu)內(nèi)部必須明確分工，劃分監(jiān)理工作范圍，建立內(nèi)部責(zé)任制，確定工作程序、內(nèi)部會議制度、工作檢查、匯報制度及監(jiān)理人員輪休工作替代制度，保證崗位不缺人，工作有人做，資料有人管，監(jiān)理日記有人記，確保監(jiān)理資料的連續(xù)性、完整性。例如分配專業(yè)監(jiān)理工程師負(fù)責(zé)本專業(yè)的原材料、分項工程的驗收及有關(guān)監(jiān)理資料（含附件）的收集匯總及整理，分部工程驗收完畢，即應(yīng)將完整、真實的監(jiān)理資料交資料員驗收歸檔。分配資料員負(fù)責(zé)監(jiān)理資料的驗收、分類整理。監(jiān)理人員匯報監(jiān)理工作時，應(yīng)同時匯報監(jiān)理資料的情況?？偙O(jiān)理工程師在檢查監(jiān)理人員工作時，也應(yīng)同時檢查其負(fù)責(zé)的監(jiān)理資料。從監(jiān)理資料的質(zhì)量可評估該監(jiān)理人員的工作質(zhì)量。這樣的項目監(jiān)理機(jī)構(gòu)，每個人的監(jiān)理工作范圍清楚了，監(jiān)理資料的責(zé)任也就明確了。
　　二、重視對施工資料的監(jiān)理監(jiān)理資料管理要做到及時、真實、有序，在施工監(jiān)理的全過程中，還必須重視對施工資料的監(jiān)理。施工資料是施工過程的記錄，是每一工序、分項、分部工程的實體質(zhì)量合格文件。監(jiān)理工程師對工程的驗收就是在審核施工資料的基礎(chǔ)上，對工程實體進(jìn)行檢查，以驗證施工資料的真實性。施工資料不符合要求，則工程實體質(zhì)量就無從談起。我們對工程實體的質(zhì)量控制是從工序、分項、分部工程依次做起，同樣對施工資料的質(zhì)量控制也應(yīng)從工序、分項、分部工程做起。細(xì)分目標(biāo)，步步把關(guān)。對施工資料的監(jiān)理是監(jiān)理工程師的一項重要的工作內(nèi)容。
　　施工資料也是日后施工單位質(zhì)量責(zé)任的證據(jù)。施工單位有義務(wù)做好施工資料的管理。為了促使施工單位對施工資料管理的重視，在第一次工地例會上就要強(qiáng)調(diào)施工資料的重要性，要交待有關(guān)施工報驗工作的程序和基本條件。特別在施工準(zhǔn)備階段一定要嚴(yán)格把關(guān)，堅持報驗必須資料先行，各項施工資料必須真實、合格的原則。在平時的工程例會上也要多次重申，并爭取獲得業(yè)主的理解和支持。
　　三、加強(qiáng)與業(yè)主的溝通，爭取業(yè)主的理解和支持監(jiān)理資料管理工作與其他監(jiān)理工作一樣需要加強(qiáng)與業(yè)主的溝通，爭取業(yè)主的理解和支持，監(jiān)理資料中的施工合同文件、勘察設(shè)計文件、施工圖紙、設(shè)計變更、工程定位及標(biāo)高資料、地下障礙物資料等等，都由業(yè)主提供。平時工作的來往信函、會議紀(jì)要、監(jiān)理工作聯(lián)系單等也和業(yè)主有關(guān)。工程計量和工程款支付、工期的延期、費用索賠等工作也要與業(yè)主溝通。對施工資料的嚴(yán)格要求也需要爭取業(yè)主的理解和支持，否則工作很難開展，監(jiān)理資料的管理工作就難以落實。
　　四、監(jiān)理日記是總監(jiān)檢查監(jiān)理工作、監(jiān)理資料的主線監(jiān)理日記是逐日記錄監(jiān)理工作和施工活動的重要資料，內(nèi)容涉及工程建設(shè)的全方位，時間的連續(xù)性強(qiáng)，它是總監(jiān)檢查監(jiān)理工作和監(jiān)理資料的重要線索。
　　總監(jiān)理工程師應(yīng)每天簽閱監(jiān)理日記，這樣既掌握了每個監(jiān)理人員的工作情況，又熟悉了監(jiān)理情況，同時也可以督促監(jiān)理人員按規(guī)范要求作好監(jiān)理工作。對于監(jiān)理日記的檢查，總監(jiān)理工程師可根據(jù)監(jiān)理人員的職責(zé)和施工進(jìn)度，檢查監(jiān)理日記是否有漏記部分，例如：當(dāng)工程施工已到基礎(chǔ)驗收階段，專業(yè)的監(jiān)理日記就中應(yīng)該記有該階段的施工方案報驗、材料報驗、測量放線報驗、基礎(chǔ)隱蔽工程報驗等事項；如期間召開工程例會、質(zhì)量問題處理等事項也應(yīng)有記錄。以這些記錄為依據(jù)，可再進(jìn)一步檢查該監(jiān)理人員負(fù)責(zé)的監(jiān)理資料是否完整、及時、分類有序。如監(jiān)理日記中記載水泥進(jìn)場報驗，可核查當(dāng)天有無水泥報驗單，并檢查所附的水泥合格證、準(zhǔn)用證等質(zhì)量證明資料是否齊全、有效；如當(dāng)天有測量放線報驗記錄，可檢查當(dāng)天是否有測量放線報驗單，并檢查所附的施工單位自檢資料及測量成果、監(jiān)理復(fù)測記錄等。還可以根據(jù)有關(guān)監(jiān)理資料來核查監(jiān)理日記。如：根據(jù)某一份原材料報驗單的日期，檢查該天的監(jiān)理日記是否有記錄等。這樣不但檢查了專業(yè)監(jiān)理工程師所負(fù)責(zé)的監(jiān)理資料，同時也檢查了監(jiān)理工作的質(zhì)量。對于監(jiān)理日記的缺陷，總監(jiān)理工程師應(yīng)及時檢查，督促改正。監(jiān)理日記審閱后，總監(jiān)理工程師還應(yīng)簽字留下記錄。
　　實踐證明，要做好監(jiān)理資料的管理，應(yīng)在提高監(jiān)理人員素質(zhì)的基礎(chǔ)上，總監(jiān)理工程師應(yīng)予重視，完善制度，落實責(zé)任，勤于檢查督促。這樣，工程竣工后就能留下一份滿意而放心的監(jiān)理資料。

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