秘書從業(yè)經(jīng)驗:企業(yè)會議紀要注意事項

　　寫好企業(yè)會議紀要要注意的幾個問題

　　1.加強會議紀要管理，強化文秘人員專業(yè)知識的學習、業(yè)務技能的培訓和綜合素質的提升。

　　根據(jù)對企業(yè)公文實際應用統(tǒng)計，會議紀要多涉及企業(yè)內部管理，應用廣泛，作用突出，更具有“企業(yè)內法(條例)”色彩，注重議定事項落實結果，是一項企業(yè)管理過程中很重要的管理措施和方法。寫好企業(yè)會議紀要需要做到以下幾點:一是要重視起來，結合企業(yè)實際，對企業(yè)會議類別作出明確劃分，梳理制定并形成一套可參考實用性強的會議紀要標準規(guī)范和明晰格式。同時，文秘人員要做有心人，養(yǎng)成“本不離身，筆不離手，多聽多寫，多看多集”的良好工作習慣。平日注重收集積累與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營、行業(yè)管理、專業(yè)技術等相關的國家、區(qū)域宏觀政策、法規(guī)等動態(tài)信息和企業(yè)內各部門(單位)生產(chǎn)、銷售、安全、技術、管理等微觀要素信息，對企業(yè)形成立體式了解和全方位認識，寫起東西就會得心應手。二是強化文秘人員知識學習和素質提 升。一方面要對文秘崗位人員加強專業(yè)知識學習培訓，鼓勵其參加專業(yè)培訓班，系統(tǒng)學習應用寫作知識，提升應用文寫作水平。另一方面要鼓勵倡導文秘人員“學工結合，相互促進”。在工作同時，自覺地涉獵如語言學、文字學、邏輯學、歷史學、哲學等領域的知識，增強文化底蘊，提升綜合素質。

　　2.充分了解會議召開的背景信息，全面掌握會議有關材料，完整表達會議思想和要求。

　　負責會議紀要工作的文秘人員，一是要樹立走進事內、站在事外的工作思想和工作方法。所謂走進事內是指在會議召開前，對收集的上會議題要通讀，掌握會議材料，對重點事項要心中有數(shù);在會議召開整個過程中，要認真傾聽，詳細記錄，確保會議記錄完整性和客觀性;會后要趁熱打鐵，盡快整理紀要。站在事外是指要站在局外人的角度，讓那些沒有參加會議甚至是不了解情況的人一看紀要就明白要干什么，怎么干，確保紀要指導性和可操作性。二是要充分了解會議召開的背景、意義、作用，掌握具體要求、標準、規(guī)范。不同的背景下召開的會議，其意義、作用、要求、標準、規(guī)范不同，相應的寫法也有區(qū)別。三是要統(tǒng)籌考慮，兼顧各方。有時會議議定的一些涉及企業(yè)多個部門(單位)比較復雜的事項，就需要我們統(tǒng)籌考慮，兼顧各方，確保信息表述的一致，責任主次分明，否則影響紀要的執(zhí)行效果，事倍功半。

　　3.要準確記錄會議信息，分類、分層、分序地分析歸納、總結提煉，確保會議紀要的紀實性和指導性。 文秘人員要嚴格按會議的實際進程，詳細記錄開會的情況和每位發(fā)言人的發(fā)言，保證會議記錄的完整客觀。同時要在記錄會議信息上下工夫，提高書寫速度、準確度，或是借助現(xiàn)代錄音設施，會后整理記錄，確保會議原始材料完整、客觀、全面、準確。這是整理好紀要的首要條件。二是在會議記錄基礎上，圍繞會議議定事項，逐一分類、分層、分序地加以分析歸納，總結提煉。所謂分類就是按照企業(yè)生產(chǎn)要素不同，對會議議定事項分出相應的類別，按照此類別的規(guī)范、標準、要求來描述;分層是指對同一事項描述要分清輕重、主次、大小關系;分序是指對不同但具有一定聯(lián)系的事項要分清先后，對同類但有明確次序關系的事項要按次序描述。分析歸納，總結提煉是指對紀要初稿做修訂時，要遵循“理解領導意圖，把握領導風格”和“來源于記錄但高于記錄，服從但不完全聽從主要領導發(fā)言意見”的指導思想來做最后的升華。有些意見盡管是會議上定的，但要從整個會議的主題、議定事項的內涵、事情的變化和紀要產(chǎn)生的影響的角度來綜合分析認識，適當調整，總結提升。

　　4.語言要精確洗練，簡明扼要，敘述要條理清楚，層次分明，格式要統(tǒng)一規(guī)范。

　　一是句式要簡潔，要多用形體短，結構簡單的短句、簡單句和將專有詞語精簡壓縮概括的縮略句;二是要使用好動賓結構的句子和“把”字句、“以”字句。如“以……為指導，以……為目標”，“把……做好”以及特指特定的無主語句，少用結構復雜，聯(lián)合成分多，修飾語多的復句、長句。三是用語上要突出“精、簡、實、準”特點。文字要簡明 扼要，每段間、每句間、每層間的邏輯關系、關聯(lián)程度要緊密。做到章中無冗句，句中無冗字。

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