2014年秘書資格三級復(fù)習(xí)筆記:會前籌備

　　第一章第一節(jié)會前籌備

　　一 、會議方案的擬訂

　　(一)會議籌備方案的概述:1.會議籌備方案的內(nèi)容:會議籌備方案包括如下幾個組成部分:

　　(1)確定會議的主題與議題。

　　(2)確定會議的名稱。

　　(3)確定會議和議程。

　　(4)確定會議的時間性和地點。

　　(5)確定會議所需設(shè)備和工具，要滿足會議的需要

　　(6)確定會議文件的范圍，并做好文件的印制或復(fù)制工作。

　　(7)確定會議與會代表的組成。

　　(8)確定會議經(jīng)費預(yù)算。

　　(9)確定會議住宿和餐飲安排。

　　(10)確定會議的籌備機構(gòu)，大型會議需要確定籌備機構(gòu)與人員分工。

　　2.會議籌備方案的作用:(1)確保會議的周密組織(2)確保會議服務(wù)質(zhì)量和溝通協(xié)調(diào)到位;(3)確保會議領(lǐng)導(dǎo)的意圖得以貫徹執(zhí)行

　　3.電話會議及視頻會議

　　(1)電話會議交流信息的特點

　　1)電話會議:①方便靈活，準(zhǔn)備時間短，回復(fù)迅速。②缺少身體語言，難以進行互動交流;缺少文本，難以傳遞大量細節(jié)信息。

　?、蹫榱颂岣唠娫挄h的效率，增進信息與交流，可搭配使用其他通信方式(如傳真、電子郵件)。

　　2)電話會議信息工作要的要求:電話會議要按照一定的工作程序和工作要點進行，具體要求如下：1準(zhǔn)確發(fā)出開會信息;2認真分發(fā)會議書面信息材料;3合理安排會場信息傳輸設(shè)備;4按時接通電話;5互相能報出席情況;6做好會議記錄。

　　(2)視頻會議

　　1)視頻會議的特點:①聲音和圖像同時傳送。②不受空間的限制。③節(jié)省時間、費用。

　?、芙涣餍Ч^好。⑤視頻會議的交流不夠深入廣泛。

　　2)視頻會議信息工作的要求

　　由于視頻會議效率高，投入也大，因此必須高標(biāo)準(zhǔn)、嚴要求，踏踏實實做好會務(wù)工作。

　　具體要求有：1 發(fā)出開會信息;2分發(fā)文件信息資料;3布置會場;4置與檢查會場信息傳輸設(shè)備;5做好會議準(zhǔn)備;6采用行集中后分散的形式;7匯總情況信息。

　　4.遠程會議籌備方案的優(yōu)點:遠程會議具有節(jié)省時間和金錢、與電話服務(wù)機構(gòu)商定使用錄音帶的形式做永久記錄、交流更加直接與簡短的優(yōu)點。

　　5.會務(wù)機構(gòu)分工的要求

　　會務(wù)機構(gòu)分工主要指定會議組織部門和人員落實。會務(wù)機構(gòu)的各部門需明確各息的任務(wù)和要求。具體要求如下：(1)要根據(jù)會議的規(guī)模和類型組織人員隊伍。(2)會務(wù)機構(gòu)要分工明確、責(zé)任到人。(3)加強協(xié)調(diào)，定期溝通。

　　(二)會議籌備方案和制定程序會議籌備方案的制定程序為：組建會議籌備委員會 分成籌備小組 形成籌備方案 領(lǐng)導(dǎo)審核方案。

　　二、會務(wù)籌備概述

　　(一)會務(wù)籌備概述

　　1.會務(wù)籌備情況檢查的主要內(nèi)容:(1)會議準(zhǔn)備是否充分;(2)會議期間能否排除各種干擾;(3)環(huán)境條件與用品準(zhǔn)備(4)文件材料的準(zhǔn)備情況;(5)會場布置情況的檢查;(6)會議保衛(wèi)工作的檢查;(7)檢查的其他內(nèi)容

　　2.會務(wù)籌備情況檢查結(jié)果的形式:務(wù)籌備情部的檢查結(jié)果可以通過三種形式向領(lǐng)導(dǎo)或會議工作人員匯報。第一，書面形式;第二，口頭形式;第三，協(xié)調(diào)會形式。

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