秘書必備的8中管理電腦中的文件方法

　　成堆的有用無(wú)用的紙、雜亂無(wú)章的書籍和辦公用品散落在各處，這就是我們辦公桌上的一般情形。在電腦的內(nèi)部，在電腦的桌面上，在“資源管理器”中，也同樣充斥著無(wú)序與混亂。這種虛擬的混亂極大地影響了電腦的性能和我們辦公的效率，當(dāng)許多人面臨這個(gè)問(wèn)題時(shí)，認(rèn)為硬盤空間又不夠了，電腦性能又不跟不上了，需要再換一臺(tái)新的電腦了。事實(shí)上，我們真正需要的是坐下來(lái)，好好花時(shí)間將電腦里的文件真正管理起來(lái)，會(huì)為自己日后省下的時(shí)間。

　　文件管理的真諦在于方便保存和迅速提取，所有的文件將通過(guò)文件夾分類被很好地組織起來(lái)，放在你最能方便找到的地方。解決這個(gè)問(wèn)題目前最理想的方法就是分類管理，從硬盤分區(qū)開始到每一個(gè)文件夾的建立，我們都要按照自己的工作和生活需要，分為大大小小、多個(gè)層級(jí)的文件夾，建立合理的文件保存架構(gòu)。此外所有的文件、文件夾，都要規(guī)范化地命名，并放入最合適的文件夾中。這樣，當(dāng)我們需要什么文件時(shí)，就知道到哪里去尋找。這種方法，對(duì)于相當(dāng)數(shù)量的人來(lái)說(shuō)，并不是一件輕松的事，因?yàn)樗麄兞?xí)慣了隨手存放文件和辛苦、茫無(wú)頭緒地查找文件。下面，我們將幫你制訂一套分類管理的原則，并敦促您養(yǎng)成好的文件管理習(xí)慣。以下是我們總結(jié)出的一些基本技巧，這些技巧并不是教條，可能并不適合你，但無(wú)論如何你必須要有自己的規(guī)則，并堅(jiān)持下來(lái)，形成習(xí)慣。

　　第一招 發(fā)揮我的文檔的作用

　　有很多理由讓我們好好地利用“我的文檔”，它能方便地在桌面上、開始菜單、資源管理器、保存/打開窗口中找到，有利于我們方便而快捷地打開、保存文件。我們可以利用“我的文檔”中已有的目錄，也可以創(chuàng)建自己的目錄，將經(jīng)常需要訪問(wèn)的文件存儲(chǔ)在這里。至于“我的文檔”存儲(chǔ)在C盤，在重裝系統(tǒng)時(shí)可能會(huì)誤刪除的問(wèn)題，可以在非系統(tǒng)盤建立一個(gè)目錄，然后右擊桌面上的“我的文檔”，選擇“屬性”。在彈出的“我的文檔 屬性”窗口中，單擊目標(biāo)文件夾下的“移動(dòng)”按鈕，然后在新的窗口中指定我們剛創(chuàng)建的文件夾。重裝系統(tǒng)后再次執(zhí)行以上操作，再重新指向此文件夾即可，即安全又便捷。

　　小提示

　　如果你使用Windows 2000/XP，則移動(dòng)“我的文檔”文件夾時(shí)，其下的所有文件會(huì)自動(dòng)移過(guò)去，但如果你使用Windows 9x，則需要手工將C：My Documents下的所有文件手工移到新指定的文件夾中，否則可能會(huì)丟失數(shù)據(jù)。

　　第二招 建立最適合自己的文件夾結(jié)構(gòu)

　　文件夾是文件管理系統(tǒng)的骨架，對(duì)文件管理來(lái)說(shuō)至關(guān)重要。建立適合自己的文件夾結(jié)構(gòu)，需要首先對(duì)自己接觸到的各種、工作和生活內(nèi)容進(jìn)行歸納分析。每個(gè)人的工作和生活有所不同，接受的也會(huì)有很大差異，因此分析自己的類別是建立結(jié)構(gòu)的前提。比如，有相當(dāng)多的IT************撰稿人和編輯就是以軟件、硬件的類別建立文件夾;而很多老師，就是以自己的工作內(nèi)容比如教學(xué)工作、班主任工作建立文件夾。

　　同類的文件名字可用相同字母前綴的文件來(lái)命名，同類的文件最好存儲(chǔ)在同一目錄，如圖片目錄用image，多媒體目錄用media，文檔用doc等等，簡(jiǎn)潔易懂，一目了然，而且方便用一個(gè)軟件打開。這樣，當(dāng)我們想要找到一個(gè)文件時(shí)，能立刻想到它可能保存的地方。

　　第三招 控制文件夾與文件的數(shù)目

　　文件夾里的數(shù)目不應(yīng)當(dāng)過(guò)多，一個(gè)文件夾里面有50個(gè)以內(nèi)的文件數(shù)是比較容易瀏覽和檢索的。如果超過(guò)100個(gè)文件，瀏覽和打開的速度就會(huì)變慢且不方便查看了。這種情況下，就得考慮存檔、刪除一些文件，或?qū)⒋宋募A分為幾個(gè)文件或建立一些子文件夾。另一方面，如果有文件夾的文件數(shù)目長(zhǎng)期只有少得可憐的幾個(gè)文件，也建議將此文件夾合并到其他文件夾中。

　　第四招 注意結(jié)構(gòu)的級(jí)數(shù)

　　分類的細(xì)化必然帶來(lái)結(jié)構(gòu)級(jí)別的增多，級(jí)數(shù)越多，檢索和瀏覽的效率就會(huì)越低，建議整個(gè)結(jié)構(gòu)最好控制在二、三級(jí)。另外，級(jí)別最好與自己經(jīng)常處理的相結(jié)合。越常用的類別，級(jí)別就越高，比如負(fù)責(zé)多媒體欄目的編輯，那多媒體這個(gè)文件夾就應(yīng)當(dāng)是一級(jí)文件夾，老師本學(xué)期所教授的課程、所管理班級(jí)的資料文件夾，也應(yīng)當(dāng)是一級(jí)文件夾。文件夾的數(shù)目，文件夾里文件的數(shù)目以及文件夾的層級(jí)，往往不能兩全，我們只能找一個(gè)最佳的結(jié)合點(diǎn)。

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　　第五招 文件和文件夾的命名

　　為文件和文件夾取一個(gè)好名字至關(guān)重要，但什么是好名字，卻沒(méi)有固定的含義，以最短的詞句描述此文件夾類別和作用，能讓你自己不需要打開就能記起文件的大概內(nèi)容，能就是好的名稱。要為電腦中所有的文件和文件夾使用統(tǒng)一的命名規(guī)則，這些規(guī)則需要我們自己來(lái)制訂。最開始使用這些規(guī)則時(shí)，肯定不會(huì)像往常一樣隨便輸入幾個(gè)字那樣輕松，但一旦你體會(huì)到了規(guī)則命名方便查看和檢索的好處時(shí)，相信你會(huì)堅(jiān)持不懈地執(zhí)行下去。

　　另外，從排序的角度上來(lái)說(shuō)，我們常用的文件夾或文件在起名時(shí)，可以加一些特殊的標(biāo)示符，讓他們排在前面。比如當(dāng)某一個(gè)文件夾或文件相比于同一級(jí)別的來(lái)說(shuō)，要訪問(wèn)次數(shù)多得多時(shí)，筆者就會(huì)在此名字前加上一個(gè)“1”或“”，這可以使這些文件和文件夾排列在同目錄下所有文件的最前面，而相對(duì)次要但也經(jīng)常訪問(wèn)的，就可以加上“2”或“”，以此類推。

　　此外，文件名要力求簡(jiǎn)短，雖然Windows已經(jīng)支持長(zhǎng)文件名了，但長(zhǎng)文件名也會(huì)給我們的識(shí)別、瀏覽帶來(lái)混亂。

　　第六招 注意分開要處理的與已經(jīng)完成的

　　如果一年前的文件還和你現(xiàn)在正要處理的文件擺在一起，如果幾個(gè)月前的郵件還和新郵件放在一塊，那你將會(huì)很難一眼找到你想要的東西。及時(shí)地處理過(guò)期的文件，備份該備份的，刪除不需要的，是一個(gè)良好的習(xí)慣。以老師為例，上學(xué)期教授課程的教案與資料，本學(xué)期使用的頻率會(huì)非常小，所以應(yīng)當(dāng)專門將到存放后另一個(gè)級(jí)別較低的文件夾中，甚至于刻錄到光盤中。而并本學(xué)期的一些文檔，因?yàn)橐?jīng)常訪問(wèn)，最好放置在“我的文檔”中以方便時(shí)時(shí)訪問(wèn)。對(duì)于老師來(lái)說(shuō)，一個(gè)學(xué)期就是一個(gè)周期，過(guò)一個(gè)周期，就相應(yīng)地處理本周期的文件夾。對(duì)于其他行業(yè)的人來(lái)說(shuō)，也有不同的周期，我們要根據(jù)自己的實(shí)際工作和生活需要對(duì)文件夾、文件進(jìn)行歸檔。

　　第七招 發(fā)揮快捷方式的便利

　　如果我們經(jīng)常要快速訪問(wèn)文件或文件夾，那可以右擊選擇“創(chuàng)建快捷方式”，再將生成的快捷方式放置到你經(jīng)常停留的地方。當(dāng)然，當(dāng)文件和文件夾不再需要經(jīng)常訪問(wèn)時(shí)，你需要及時(shí)將快捷方式刪除，以免快捷方式塞堵了太多空間或牽扯了你的注意力。

　　第八招 現(xiàn)在開始與長(zhǎng)期堅(jiān)持

　　建立完善的結(jié)構(gòu)、規(guī)范化地命名、周期性地歸檔，這就是我們要做的。這并不復(fù)雜的操作卻能大大提高我們的工作效率，節(jié)省我們已經(jīng)很有限的時(shí)間。

　　如果你現(xiàn)在就開始，那請(qǐng)首先拿出一張紙，明了你的類別，明確準(zhǔn)備創(chuàng)建的文件夾個(gè)數(shù)與位置，還有為重要的文件夾制訂文件命名規(guī)則及歸檔規(guī)則。然后按此規(guī)則將電腦中已經(jīng)存在的大量進(jìn)行移動(dòng)、更名、刪除等操作，而且要在以后操作中克服自己的陋習(xí)。

　　也許開頭會(huì)很難，也許規(guī)則會(huì)很繁瑣，但相信過(guò)不了多久，你就已經(jīng)習(xí)慣于看到井井有條的文件與文件夾，并享受高效管理帶來(lái)的快樂(lè)了。

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