2013年秘書資格考試秘書學(xué)復(fù)習(xí)（30）

　　二、關(guān)于約定

　　• 約定可由雙方的任一方進(jìn)行，一般是由受領(lǐng)導(dǎo)者指示的秘書來承擔(dān)此項(xiàng)工作。

　　• 約定的方法，有電話、書信、拜訪，或在會(huì)議、會(huì)晤中確定下次會(huì)面的時(shí)間、地點(diǎn)等。現(xiàn)在使用電話的比較多。

　　• 約定一旦確定，就要寫進(jìn)日程表。

　　(一)妥善安排約會(huì)：準(zhǔn)備一些“小用品”

　　• 日歷和備忘錄是安排約會(huì)的必備之物�？梢园阉鼈兎旁谀愫皖I(lǐng)導(dǎo)的辦公桌上。

　　• 備忘錄是一種永久日歷，它可以是一套小的卡片合訂本或一個(gè)可轉(zhuǎn)動(dòng)的文件夾，上端有突出的小紙片表明當(dāng)年的月份，還有一套 1― 3 1號(hào)的小紙片。

　　(二)妥善安排約會(huì)：敏于行

　　• 為避免領(lǐng)導(dǎo)安排了約會(huì)卻忘記告訴秘書，秘書每天上班時(shí)應(yīng)請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)核對(duì)日程表，以確認(rèn)日程安排的無誤。

　　• 秘書提前提醒自己的領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)時(shí)赴約尤為重要。如次日的安排，可于下班前將次日的約會(huì)事項(xiàng)填進(jìn)小卡片，一張送給領(lǐng)導(dǎo)，一張交給司機(jī)，一張自己保存。

　　• 及早備妥約會(huì)所需資料(包括依約會(huì)的性質(zhì)，需要記錄約會(huì)內(nèi)容的工具)，在適當(dāng)時(shí)間請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)過目或向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。

　　• 臨近重要的約會(huì)，應(yīng)與對(duì)方再聯(lián)絡(luò)，以確保約會(huì)如期進(jìn)行。

　　• 記下與自己領(lǐng)導(dǎo)有約會(huì)的人的電話號(hào)碼，以便萬一約會(huì)取消或更動(dòng)時(shí)間可及時(shí)通知對(duì)方。

　　(三)安排約會(huì)的原則

　　? 配合領(lǐng)導(dǎo)的時(shí)間表

　　安排約會(huì)盡量不要打亂領(lǐng)導(dǎo)的常規(guī)上作，要配合領(lǐng)導(dǎo)的工作規(guī)律與生活習(xí)慣，如上下班時(shí)間、休假時(shí)間等。

　　? 分辨輕重緩急

　　秘書要在領(lǐng)導(dǎo)頻繁的約會(huì)活動(dòng)中，分辨出輕重緩急，依約會(huì)的性質(zhì)、重要性妥善予以安排。

　　#有兩類會(huì)議要記在卡片上：

　　一是上級(jí)部門已經(jīng)作出安排的會(huì)議。

　　二是領(lǐng)導(dǎo)必須參加的常規(guī)會(huì)議，如年會(huì)、月會(huì)、周會(huì)等，在安排其他約會(huì)前，應(yīng)先把這些項(xiàng)目記在日程表上。

　　#一般來說，重要而緊迫的約會(huì)，應(yīng)安排在最近的時(shí)間，不甚重要的約會(huì)或禮節(jié)性拜訪，可插入領(lǐng)導(dǎo)適當(dāng)?shù)墓ぷ骺障吨小?/P>

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