2013年五級秘書資格復(fù)習資料第一章（2）

　　(四)注意事項

　　1.會議通知的確認

　　(1)確認會議通知發(fā)送對象

　　在發(fā)送通知前一定要明確被通知的部門和人員范圍。對所有與會人員應(yīng)逐一落實。如果搞錯通知對象，使應(yīng)參加會議的人員未能收到通知，就會影響到會議的有效性，使一些會議無法達到所需的法定人數(shù)，還會使一些應(yīng)參加的人產(chǎn)生誤會;而不應(yīng)通知的人員通知了，就會影響其正常工作，甚至造成尷尬的局面。，

　　(2)確認發(fā)送的回復(fù)環(huán)節(jié)

　　一些重要的會議通知有時會因組織渠道不暢、傳遞方式不當，或者是其他因素的干擾，使通知不能準確及時傳遞到與會者，作為會議通知的發(fā)放者，應(yīng)及時發(fā)現(xiàn)問題，可以通過電話、口頭詢問以及電子郵件確認等方式檢查通知發(fā)放是否落實。

　　(3)確認會議通知內(nèi)容是否準確。

　　2.處理回執(zhí)

　　處理會議回執(zhí)是會議準備工作的一項重要內(nèi)容。它是會議準備住宿和餐飲等后勤工作的基礎(chǔ)。

　　(1)會議的回執(zhí)一定要注明寄回的截止時間，截止時間一定要為會議住宿的預(yù)定和確認留有余地。

　　(2)會議回執(zhí)的設(shè)計要明確會議組織者所需了解的重要信息，包括是否到會、何時到會、幾人到會、是否需要預(yù)定返程的機票和車票、參會的論文或報告的題目等。

　　(3)會議回執(zhí)寄回后要認真統(tǒng)計，及時確認。并根據(jù)統(tǒng)計情況安排會議的接待工作。

　　(五)相關(guān)鏈接

　　1.與會者

　　與會者即參加會議的對象，通常又稱為會議成員。與會者是會議活動的主體，因而是會議活動成功與否的重要因素。與會者的數(shù)量是決定會議規(guī)模的主要因素，參加會議的人數(shù)越多，

　　表明該會議的規(guī)模越大。會議成員一般可以分為3種資格，資格不同，在會議中的權(quán)利和義務(wù)也不同。

　　(1)正式成員

　　正式成員是被正式邀請或者被正式要求參加會議，并具有在相應(yīng)的會議上發(fā)言、參加討論、行使表決權(quán)的人員。法定性會議的正式成員參加會議的權(quán)利受法律、法規(guī)和有關(guān)議事規(guī)則的保障，同時正式成員也必須履行相關(guān)的義務(wù)。正式成員享有以下權(quán)利：

　　①正式成員有發(fā)言、動議、提案和參加討論的權(quán)利。

　　②正式成員有會議表決權(quán)。

　　③正式成員有選舉權(quán)。

　　正式成員應(yīng)履行的義務(wù)是：

　?、僬匠蓡T有按照會議通知的要求做好參加會議的各項準備工作的義務(wù)。

　?、谡匠蓡T有遵守會議規(guī)則、服從會議決議的義務(wù)，應(yīng)該出席而未出席者，其義務(wù)不應(yīng)當減免。

　?、壅匠蓡T有共同維護會場秩序的義務(wù)，在主席發(fā)言及議案付諸表決時，不應(yīng)該離開會場。

　　(2)列席成員

　　即不具有正式資格、有一定的發(fā)言權(quán)、但無表決權(quán)和選舉權(quán)的會議成員。有些會議的議題涉及有關(guān)部門的管理權(quán)限和日常工作，為了及時、準確地了解情況、溝通信息，需要邀請其負責人列席有關(guān)會議。當然，是否需要列席成員參加會議，哪些對象應(yīng)當作為列席成員，列席成員參加會議中的哪些活動等，應(yīng)由會議的組織者根據(jù)會議內(nèi)容的實際需要來確定。列席成員的人數(shù)一般不超過正式成員。列席成員享有參加本單位有關(guān)問題討論發(fā)言的權(quán)利;另外，列席成員還具有會議臨時賦予的其他權(quán)利。

　　列席成員應(yīng)履行的義務(wù)如下：

　?、倭邢蓡T有遵守會議規(guī)則的義務(wù)。

　?、诹邢蓡T有禮貌發(fā)言及解答相關(guān)詢問的義務(wù)。

　?、哿邢蓡T有保守會議機密的義務(wù)。

　　(3)工作人員

　　工作人員包括承擔會議議事、討論發(fā)言記錄的記錄人員，來自機構(gòu)內(nèi)部和專業(yè)會議機構(gòu)的技術(shù)人員和經(jīng)營管理人員，以及來自會場和會議設(shè)施所在地的有關(guān)服務(wù)人員。他們分別承擔著會議籌備工作、會議材料準備和記錄工作以及會間的事務(wù)性工作。

　　2.會議通知和委托書的樣式

　　(1)會議通知的內(nèi)容應(yīng)包括：被通知部門、被通知人員的姓名及職務(wù)、通知事由、會議時間、會議召開地點、會議出席對象或范圍、會議程序、議事內(nèi)容、注意事項、公司全稱、通知部門、通知者姓名和職務(wù)、通知日期。

　　(2)會議通知格式多樣，這里介紹常用的兩種格式：便函式和卡片式。

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