2013年秘書資格五級復(fù)習(xí)筆記:文書的擬寫(上)
常用事務(wù)文書的擬寫
一、鑒定要點(diǎn) 了解公文的概念,公文制發(fā)的程序;掌握傳真、備忘錄、通知、邀請信、感謝信、賀信及請柬的擬寫方法。
二、重點(diǎn)提示
1.公務(wù)文書的概念 公務(wù)文書,以下簡稱公文,有時(shí)又稱文書、文件。
(1)公文的制發(fā)者必須是法定的機(jī)關(guān)、組織及其負(fù)責(zé)人。
(2)公文必須是在管理過程中形成并使用的。
(3)公文必須是按照統(tǒng)一的體式(格式)、經(jīng)過一定的處理程序制成的信息載體。
(4)公文是各級各類機(jī)關(guān)和組織依法行政和開展公務(wù)活動的一種重要工具。
2.公文的制發(fā)程序
(1)擬稿:把領(lǐng)導(dǎo)人或機(jī)關(guān)的發(fā)文意圖條理化,是發(fā)文處理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)之一。
(2)審核:由秘書部門負(fù)責(zé)人或機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對擬好的文稿進(jìn)行審查、核對、修改,為簽發(fā)做好準(zhǔn)備。
(3)簽發(fā):由機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人簽寫發(fā)文具體意見,對文稿的內(nèi)容和行政效力負(fù)責(zé)。
(4)復(fù)核:公文正式印制前,文秘部門應(yīng)當(dāng)進(jìn)行復(fù)核。重點(diǎn)是看審核、簽發(fā)手續(xù)是否完備,附件是否齊全,格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。
(5)注發(fā):為待發(fā)文件注冊,編注發(fā)文字號。
(6)繕?。焊鶕?jù)《國家行政機(jī)關(guān)公文格式標(biāo)準(zhǔn)》繕寫或打印已簽發(fā)的文稿,并由文秘人員負(fù)責(zé)校對。
(7)用?。河擅貢块T對已繕印好的公文蓋印或現(xiàn)場監(jiān)印
。 (8)發(fā)文登記:由秘書部門將待發(fā)公文登記造冊,以備存查。
(9)分發(fā):由秘書部門把用印并登記的公文通過適當(dāng)方式傳遞給收文單位。
3.傳真
(1)傳真的概念。
(2)傳真的特點(diǎn):真實(shí)、便捷、可靠。
(3)傳真的寫法:傳真首頁的首部寫明收件人姓名、單位,抄送人姓名、傳真號,發(fā)件人的姓名、發(fā)件日期、總頁數(shù)、傳真號、電話、主題及回復(fù)要求選項(xiàng)等。
4.備忘錄
(1)備忘錄的概念:備忘錄是各級機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位與社會團(tuán)體及個(gè)人經(jīng)常使用的,隨時(shí)記載、幫助記憶的文書。
(2)備忘錄的特點(diǎn):形式靈活多樣,寫法不拘一格。備忘錄中不需要簽名或表示敬意的結(jié)束語。
5.事項(xiàng)通知
(1)事項(xiàng)通知可以上行、平行、下行,其目的主要是為了讓對方了解某件事情或某些情況,一般不要求執(zhí)行或辦理。
(2)事項(xiàng)通知的適用范圍:當(dāng)發(fā)文單位需要向有關(guān)方面知照某一事項(xiàng)或交流某些信息時(shí),可使用這種通知。
6.會議通知
(1)適用范圍:當(dāng)需要向有關(guān)人員或單位知照某一會議的時(shí)間、地點(diǎn)及會議要求時(shí),可使用這種通知。會議通知在寫法上比較靈活、自由。
(2)會議通知的寫作:寫好會議通知的關(guān)鍵,是要把與會議有關(guān)的事項(xiàng)一次性地交代清楚,這樣既可避免一次又一次地發(fā)補(bǔ)充通知,又免得與會人員反復(fù)詢問。會議通知應(yīng)開門見山,直述其事,把會議通知的有關(guān)要素寫清楚。
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