2013年秘書(shū)資格考試四級(jí)復(fù)習(xí)之信息與檔案(一)

　　鑒定要點(diǎn)與重點(diǎn)提示

　　一、鑒定要點(diǎn) 能對(duì)信息進(jìn)行整理、傳遞、存儲(chǔ)。能夠?qū)n案進(jìn)行分類(lèi)、檢索，并根據(jù)檔案價(jià)值劃分保管期限。

　　二、重點(diǎn)提示

　　1.信息工作程序 信息工作程序包括：收集、整理、傳遞、存儲(chǔ)、反饋和利用。

　　2.信息分類(lèi)的步驟

　　(1)辨類(lèi)：對(duì)信息資料進(jìn)行分類(lèi)辨別，即對(duì)信息資料進(jìn)行主題分析，分辨其所屬類(lèi)別的過(guò)程。

　　(2)歸類(lèi)：對(duì)所收集的信息按照特定的原則和方法，根據(jù)信息內(nèi)容的某種特性和管理利用的具體要求，將其分門(mén)別類(lèi)地組織起來(lái)。

　　3.信息分類(lèi)方法

　　常用的信息分類(lèi)方法包括：字母分類(lèi)法、主題分類(lèi)法、地區(qū)分類(lèi)法、數(shù)碼分類(lèi)法和時(shí)間分類(lèi)法。

　　4.信息校核方法

　　常用的校核方法包括：溯源法、比較法、核對(duì)法、邏輯法、調(diào)查法和數(shù)理統(tǒng)計(jì)法。

　　5.信息傳遞的基本形式

　　(1)信息的外向傳遞：指秘書(shū)在日常工作中有效地利用各種媒介傳遞信息。

　　(2)信息的內(nèi)向傳遞：指為了進(jìn)行協(xié)調(diào)和合作，企業(yè)內(nèi)部之間進(jìn)行信息交流。

　　(3)信息內(nèi)向傳遞的形式有：備忘錄，信件，通知和告示，傳閱單，企業(yè)內(nèi)部刊物，復(fù)印并發(fā)送文件，電子郵件，會(huì)議。

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