2013年四級秘書資格考試操作務(wù)實(shí)題重點(diǎn)(1)

　　談一談會議時(shí)間長短的問題：

　　會議時(shí)間超過兩個(gè)小時(shí)或者涉及的問題太多，會議效率都會下降。如果議程要求的時(shí)間很長，那么可以安排一系列的短時(shí)間會議。對待很長的報(bào)告，可以要求演講者提交一份書面報(bào)告以利于記錄，但在口頭報(bào)告時(shí)必須只涉及最重要的項(xiàng)目或者只是那些需要集體進(jìn)行討論的事項(xiàng)。

　　會議議程編制的原則

　　1按照議案的輕重緩急編排處理的先后次序

　　2每個(gè)議案應(yīng)預(yù)估所需的處理時(shí)間并清楚的標(biāo)示出來

　　會議值班工作的主要內(nèi)容

　　1值班電話記錄。主要包括來電時(shí)間、來電單位、來電人員姓名、來電內(nèi)容。

　　2值班接待記錄。主要記錄來訪人員的姓名、單位、來訪事由、聯(lián)系方式等內(nèi)容。

　　3值班日記。主要對外來的信函、電報(bào)、反映情況、外來的電話等進(jìn)行認(rèn)真登記，使接班人員保持工作的連續(xù)性。做好信息傳遞。及時(shí)將重要或需要緊急處理的信息向有關(guān)人員通報(bào)。

　　值班工作制度

　　1、信息處理制度

　　2、崗位責(zé)任制度

　　3、交接班制度

　　值班工作的主要任務(wù)

　　1在會議中協(xié)助搜集有關(guān)情況、文件和資料，傳遞各種信息。

　　2要加強(qiáng)與會議無關(guān)人員出入會場的控制，特別是像新產(chǎn)品鑒定會等保密性較強(qiáng)的會議更不能讓外人隨意進(jìn)出。

　　3手邊要有公司和各部門領(lǐng)導(dǎo)的聯(lián)絡(luò)方式，以便出了問題及時(shí)與之聯(lián)系、請示。

　　4要備有一份設(shè)備維修人員、車隊(duì)調(diào)度人員和食宿等后勤服務(wù)部門主管人員的電話通訊錄。

　　5要堅(jiān)守崗位，人不離崗，保證會議信息的暢通無阻。

　　6必要時(shí)，要負(fù)責(zé)監(jiān)督和協(xié)助專職會議服務(wù)人員為與會者做好各項(xiàng)具體的服務(wù)。

　　7做好會議期間各項(xiàng)活動與各種矛盾的協(xié)調(diào)工作。

　　8必要時(shí)，應(yīng)建立主管領(lǐng)導(dǎo)帶班制度。

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