2013年秘書資格二級應(yīng)試技巧-3

　　有關(guān)溝通：可能員工家屬來鬧事

　　注意：好好看看書上的第239頁的溝通策略，這是一個(gè)對外的橫向溝通問題。

　　秘書有無做到換位思考;耐心傾聽;秘書有無做到日常接待，如倒水等;如果對方著急，秘書不可以急，應(yīng)該有耐心;秘書在接待過程中要注意保密工作;與對方說話時(shí)，不能出現(xiàn)有“讓我告訴你……的電話和地址”，即在未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)的授權(quán)下，不能說出領(lǐng)導(dǎo)的電話和地址。對方提出一些要求，秘書要向上級請示;若上級正在開會或接待他人，秘書不能直接進(jìn)去向領(lǐng)導(dǎo)說，而應(yīng)寫成便條形式，把領(lǐng)導(dǎo)叫出來匯報(bào)。領(lǐng)導(dǎo)在未吱聲的情況下，秘書不應(yīng)該說出該如何如何決定。

　　經(jīng)常在錄象題中出現(xiàn)的問題包括以下幾點(diǎn)：

　　1、環(huán)境問題。如會議室、會客室、接待室、走廊、辦公室布局/布置/清潔/辦公用品的擺放/、整齊、衛(wèi)生、光線、綠色植物等。

　　2、職業(yè)形象。包括坐/站/走姿等/服飾等方面。

　　3、接待方面。環(huán)境情況、辦公用品的準(zhǔn)備情況、接待預(yù)約和未預(yù)約的來訪者、電話接待的要求等。

　　4、溝通方面。包括溝通的基本技能、具體技能要求、內(nèi)容等。

　　5、接打電話和處理通話中的問題。如方法，語言等等。

　　6、會議方面。會議籌備的各項(xiàng)環(huán)節(jié)、會中的服務(wù)工作、會后的善后工作、會議協(xié)調(diào)、商務(wù)活動和旅行的工作事宜等。

　　7、檔案信息。收集方法、檔案收集流程、檔案信息管理、信息開發(fā)工作等等

　　8、辦公室事務(wù)管理。庫存管理、進(jìn)貨保管、緊急事故的處理、辦公設(shè)備用品的采購等。

　　此外，在書本每章節(jié)內(nèi)的注意事項(xiàng)也是考試的知識點(diǎn)分布所在地。

　　二、其他要注意的問題：

　　1、選擇題量很多，120道題目要求在90分鐘內(nèi)完成。選擇題發(fā)題型包括單項(xiàng)、多項(xiàng)、不定項(xiàng)、中性選擇四項(xiàng)。

　　2、工作務(wù)實(shí)題主要偏重實(shí)際操作，包括某項(xiàng)工作的方法、內(nèi)容、寫作的格式等等，并且形式很靈活，如擬寫一份完整的庫存管理方法，以備忘錄的格式，通過電子郵件發(fā)送給某某經(jīng)理等。這就要求大家掌握多種知識的同時(shí)學(xué)會靈活運(yùn)用。

　　3、錄象分析題只要找出錄象中的正確或錯誤的地方即可，不需要加以分析(這是近及期考試的形式)。每個(gè)級別分別都有兩道錄象題，每道在5-10分鐘。試卷要求找出15個(gè)正確或錯誤的地方即可，但是每道錄象題中至少有15-20個(gè)錯誤和正確的地方，甚至更多。大家都可以寫下來。

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