2013年三級秘書資格考試??贾R點(diǎn)總結(jié)-10
會議籌備情況檢查主要內(nèi)容
1會議準(zhǔn)備工作是否充分2文件材料的準(zhǔn)備3會議布置情況4禮儀接待人員的準(zhǔn)備5環(huán)境條件與用品的準(zhǔn)備6保衛(wèi)工作的檢查7檢查其他內(nèi)容
做好會務(wù)籌備情況檢查的方法有兩種:
(1)聽取會議籌備人員的匯報
1)聽取匯報的領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)前期的調(diào)查,深入一線,發(fā)現(xiàn)問題,解決問題。
2)會議籌備人員對匯報材料的準(zhǔn)備要側(cè)重困難和問題,注重實效。
3)選擇合適的匯報時間。
4)對會議籌備情況匯報的重點(diǎn)是籌備中的問題。因此,匯報之后要抓緊催辦和落實。
(2)會前現(xiàn)場檢查
1)檢查會議所需的各種資料,要考慮一些特殊人群的需求,如提供大號字印刷材料。遠(yuǎn)程會議要提前下發(fā)材料。
2)注意氣味。一些人對香水、花露水和濃重的化學(xué)氣味過敏或高度敏感。因此,要對所有工作人員提出要求。
3)設(shè)立入場登記臺。為使人們能輕松、快捷地登記入場,可考慮設(shè)置咨詢臺或登記臺。張貼會場平面示意圖。
4)佩帶徽章、名牌。為方便工作,所有工作人員都應(yīng)佩帶徽章或名牌。
5)準(zhǔn)備接待休息室。應(yīng)在接待休息室內(nèi)放置公司標(biāo)志或旗幟,可放置電話機(jī)、傳真機(jī)、電腦、留言條和筆等。此外,還應(yīng)備有急救箱。
6)安排接待、服務(wù)人員。配備精通產(chǎn)品和服務(wù)的人員,事先組織培訓(xùn),回答與會者的提問。
7)遠(yuǎn)程會議要加強(qiáng)對設(shè)備的檢查
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