2014年四級(jí)秘書輔導(dǎo)《秘書實(shí)務(wù)》筆記:秘書工作

　　第三節(jié) 秘書工作

　　秘書工作是以輔助領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)完善管理為目的，通過“辦文”、“辦會(huì)”、“辦事”，實(shí)現(xiàn)政務(wù)服務(wù)和事務(wù)服務(wù)的。

　　一、秘書工作內(nèi)容秘書部門的地位和職能決定了秘書工作大到覆蓋單位組織的方方面面，小到涉及部門人員的點(diǎn)點(diǎn)滴滴。要求秘書工作事無巨細(xì)，都能收放自如。

　?、遛k文1.文字工作：主要指文書、文件、信函和新聞稿件的撰寫工作，以及領(lǐng)導(dǎo)同志需要的各種材料的準(zhǔn)備和起草工作。2. 文書處理和檔案工作：主要指文書文件辦理方面的工作，包括文書的打印、制作、收發(fā)、運(yùn)轉(zhuǎn)、傳遞工作，立卷、歸檔工作。3. 圍繞文書文件要辦理的事務(wù)：主要是指因文書文件產(chǎn)生的，而且是秘書部門承辦的事務(wù)。

　?、孓k會(huì)1.在程序上，包括會(huì)前的籌劃和準(zhǔn)備，會(huì)中的組織和服務(wù)，會(huì)后的善后和落實(shí);2. 在內(nèi)容上，工作會(huì)議、會(huì)談事務(wù)，也有聯(lián)誼性的、禮節(jié)性的、溝通感情、展開公關(guān)的會(huì)見和會(huì)議事務(wù)或文娛活動(dòng)事務(wù);3. 在形式上，小型的常規(guī)性工作例會(huì)和幾個(gè)單位聯(lián)合召開的、會(huì)期較長(zhǎng)的大型會(huì)議會(huì)務(wù);既包括準(zhǔn)備會(huì)議預(yù)案、議程、文字材料、促成會(huì)議結(jié)果、督查落實(shí)的工作，也包括準(zhǔn)備節(jié)目、聘請(qǐng)主持人、選定獎(jiǎng)品，甚至包括明確禮儀程序、鮮花的擺放等事務(wù)。

　?、甾k事1. 信息工作：圍繞信息處理展開的工作。2. 技術(shù)工作：主要指機(jī)要工作、計(jì)算機(jī)安全工作、現(xiàn)代辦公設(shè)備設(shè)施的使用維護(hù)工作。3. 日常行政事務(wù)工作：值班工作、接待工作、印章管理、財(cái)務(wù)管理、后勤管理、環(huán)境管理、車輛管理以及對(duì)外聯(lián)絡(luò)等工作。

　　在黨政機(jī)關(guān)，專門設(shè)立信訪辦公室，主要辦理群眾來信和來訪的接待和相關(guān)事項(xiàng)的處理工作，同時(shí)也負(fù)責(zé)對(duì)報(bào)刊上的批評(píng)、建議的處理工作。其他組織單位一般不另設(shè)信訪室，類似工作由值班秘書接待辦理。在不另設(shè)公關(guān)部的公司企業(yè)，秘書工作還包括公關(guān)事務(wù)。

　　現(xiàn)代社會(huì)組織中的行政事務(wù)工作，不僅有新的內(nèi)容，還有新的意義。如機(jī)關(guān)辦公環(huán)境的設(shè)計(jì)、布置、裝飾與維護(hù)，依法落實(shí)職工的社會(huì)保障和生活福利安排，辦公設(shè)備、車輛的統(tǒng)一采購(gòu)、管理使用與調(diào)度，對(duì)餐飲公司、保安公司承包事務(wù)的管理等。這些行政事務(wù)工作，明顯地帶有現(xiàn)代組織管理形式的特色。

　　二、秘書工作的宗旨 秘書工作“三服務(wù)”的指導(dǎo)思想1.1985年1月召開的全國(guó)黨委秘書長(zhǎng)、辦公廳主任座談會(huì)：為中央服務(wù)，為中央各部門和各省、自治區(qū)、直轄市服務(wù)，為人民服務(wù)。2.朱傳忠、葉明主編的《秘書理論與實(shí)務(wù)》：為直接領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，為相關(guān)的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，為人民群眾服務(wù)。3.楊劍宇《涉外秘書概論》：為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)，為同級(jí)和上下級(jí)機(jī)關(guān)服務(wù)，為人民群眾服務(wù)。

　　三、秘書工作的特點(diǎn)1. 機(jī)要性 機(jī)密性和重要性。2.輔助性⑴所有的現(xiàn)代秘書工作都要圍繞領(lǐng)導(dǎo)工作展開，領(lǐng)導(dǎo)工作涉及哪里，秘書工作范圍就要擴(kuò)大或延伸到哪里。⑵現(xiàn)代秘書人員能參加領(lǐng)導(dǎo)班子的各種會(huì)議或共同研究問題，甚至有機(jī)會(huì)提出解決問題的方案，但秘書參加會(huì)議的主要責(zé)任是辦理會(huì)議事務(wù)，慎用發(fā)言權(quán)，無表決權(quán)，更無決定權(quán)。⑶現(xiàn)代秘書人員在處理任何問題時(shí)，只能根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的意圖和指示精神辦理，不能超越職權(quán)范圍自作主張。

　　3. 綜合性首先，秘書工作的內(nèi)容涉及本組織的全部工作。其次，秘書工作是為領(lǐng)導(dǎo)部門和整個(gè)組織服務(wù)的，這種服務(wù)主要體現(xiàn)在對(duì)各種事務(wù)性工作的處理上。再次，秘書工作的綜合性表現(xiàn)在條理化、系統(tǒng)化地處理范圍廣、形式多、紛繁復(fù)雜的事務(wù)性工作。

　　四、秘書工作的作用 在現(xiàn)代社會(huì)中，一個(gè)較大的社會(huì)組織通常由五部分構(gòu)成：領(lǐng)導(dǎo)中樞、情報(bào)信息系統(tǒng)、咨詢參謀系統(tǒng)、執(zhí)行系統(tǒng)、監(jiān)督系統(tǒng)。秘書部門+資料、檔案、情報(bào)等部門=情報(bào)信息系統(tǒng)秘書部門+各種政策研究、調(diào)查預(yù)測(cè)等部門=咨詢參謀系統(tǒng) 秘書部門是領(lǐng)導(dǎo)中樞與執(zhí)行系統(tǒng)之間溝通的橋梁和紐帶 秘書部門也協(xié)助檢查、督查部門開展工作，同時(shí)承擔(dān)督辦查辦工作用：1.協(xié)調(diào)作用2.信息作用3.形象作用4.參謀助手作用

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