2014年四級秘書輔導(dǎo)《秘書實(shí)務(wù)》筆記:文字工作

    文字工作

　　從一定意義上來說，秘書就是文字工作者。

　　一、文字與文字工作

　　文字：文字的字面涵義，可以有多種解釋。本章所言文字，意指語言的書面形式，即文書或文章的意思。顯然，這里的“文字”非指某一符號體系，而是指能表達(dá)某種意思，并具有一定體式的書面材料。如各種文字記錄稿和各種文字稿本。

　　文字工作：所謂文字工作，可以作廣義與狹義的理解。廣義上的文字工作，是泛指一切以制作書面語言為生的職業(yè)技能活動(dòng)，如新聞?dòng)浾叩墓ぷ鳎瑘?bào)刊編輯的工作，圖書編輯的工作，作家的工作，自由撰稿人的工作等;狹義上的文字工作，特指秘書用書面語言代行領(lǐng)導(dǎo)者或領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)記載及表達(dá)某種思想的專門業(yè)務(wù)活動(dòng)。如為機(jī)關(guān)起草各種文書，代領(lǐng)導(dǎo)者起草各種講話稿，記錄各種公務(wù)活動(dòng)，審核各種文稿等。

　　二、秘書文字工作的特點(diǎn)⑴寫作活動(dòng)的受動(dòng)性：有感而發(fā)――奉命寫作;我要寫―要我寫⑵思維形式的抽象性形象思維――抽象思維;⑶表達(dá)方式的綜合性說明為主，兼有記敘和說明;⑷成文過程的程序性“作者中心論”、“我手寫我心”、“文責(zé)自負(fù)”

　　三、文字記錄

　　1.秘書文字記錄的種類⑴電話記錄：為便于電話記錄，許多機(jī)關(guān)或部門都備有專門的電話記錄紙，其格式大都約定俗成。機(jī)關(guān)的電話記錄用紙，一般分為發(fā)出電話記錄紙和接收電話記錄紙兩種。⑵值班記錄值班工作，是各級秘書機(jī)構(gòu)的重要日常工作。做好值班工作，對于保證機(jī)關(guān)單位的信息溝通、來訪接待和應(yīng)急處理等，無不具有重要作用。秘書在值班期間，要處理大量的、具體的、事關(guān)機(jī)關(guān)形象的事務(wù)性工作。為了如實(shí)地反映值班情況，準(zhǔn)確地記載值班事務(wù)，妥善地做好交接工作，并為日后查考提供方便條件，秘書應(yīng)認(rèn)真做好值班記錄，即填寫值班日志。⑶來訪記錄凡設(shè)有專事來訪接待的機(jī)構(gòu)，一般都有來訪登記制度，并備有專門的記錄用紙，秘書應(yīng)認(rèn)真填寫。⑷會議記錄秘書要經(jīng)常參與各種會議的籌備和組織。其任務(wù)之一，就是負(fù)責(zé)會議記錄。會議記錄一般分為兩個(gè)部分：第一部分為會議的一般情況，第二部分為會議內(nèi)容。為保證會議記錄的規(guī)范化，機(jī)關(guān)單位都備有專門用紙。⑸大事記是領(lǐng)導(dǎo)決策與管理活動(dòng)的真實(shí)寫照，具有重要的認(rèn)知價(jià)值和參考價(jià)值。大事記一般一事一記，按日編排。一天之內(nèi)發(fā)生幾件大事，就逐一記錄幾件大事，這便是一天的大事記。如果堅(jiān)持逐日逐月地記錄大事，年終便形成了一年的大事記。⑹調(diào)查記錄⑺領(lǐng)導(dǎo)講話記錄⑻領(lǐng)導(dǎo)口授記錄

　　2.文字記錄的過程⑴備好紙和筆，隨時(shí)準(zhǔn)備記錄現(xiàn)代化的辦公設(shè)備，為秘書提供了越來越先進(jìn)、便捷的記錄工具，但是受到經(jīng)費(fèi)、場合、時(shí)間、安全和紀(jì)律等因素的制約，秘書的文字記錄永遠(yuǎn)也離不開筆和紙。秘書在記錄時(shí)，不要使用鉛筆、一般圓珠筆和普通墨水。若要使用圓珠筆，應(yīng)使用國家檔案部門推薦的322(黑)、424(純藍(lán))油墨灌注的筆芯。⑵用心傾聽和判斷，快速做出記錄(在平靜的狀態(tài)下，一般人每分鐘能講一百二十至一百五十個(gè)字，說和記在速度上存在巨大懸殊)⑶及時(shí)補(bǔ)充和修改，認(rèn)真整理記錄

　　3.文字記錄的方法⑴要點(diǎn)記錄法⑵詳細(xì)記錄法⑶常用的速記法⑷特殊的標(biāo)識法①形象的寫法②會意的寫法③假借的寫法⑸筆記與錄音并用法

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