2014年三級(jí)秘書資格檔案參考資料復(fù)習(xí)：檔案參考資料的類型

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　　檔案參考資料的類型

　　【示例分析】

　　天地公司是一家中型高科技公司，公司自成立以來，在產(chǎn)品研發(fā)和質(zhì)量服務(wù)上一直有較好的市場表現(xiàn)。一轉(zhuǎn)眼，公司已經(jīng)八歲了，為了慶祝公司成立八周年，同時(shí)利用這次機(jī)會(huì)擴(kuò)大公司的影響，并引進(jìn)海外資金的戰(zhàn)略投資，公司決定在中關(guān)村科技大廈舉辦一個(gè)公司成果展覽，進(jìn)行企業(yè)產(chǎn)品宣傳、展示，并借此機(jī)會(huì)提升企業(yè)形象。為了成功舉辦此次慶?；顒?dòng)，秘書于小菲同其他公司人員對(duì)公司以往的資料進(jìn)行了詳細(xì)的收集、選擇、編寫和校核，在此基礎(chǔ)上編寫了公司的大事記、組織機(jī)構(gòu)沿革、公司科技成果簡介等多種參考資料，并配以圖片展示和文字介紹。這次的慶?；顒?dòng)很成功，不僅公司的形象和品牌得到了展示和宣傳，而且還得到了海外某風(fēng)險(xiǎn)投資公司的青睞，準(zhǔn)備對(duì)其進(jìn)行投資和海外包裝上市。慶祝會(huì)后，公司老總表揚(yáng)了編寫公司大量參考資料的秘書于小菲。

　　【點(diǎn)評(píng)】大事記、組織機(jī)構(gòu)沿革及科技成果簡介等是根據(jù)檔案內(nèi)容編寫的書面參考材料，是向利用者系統(tǒng)介紹單位成長、發(fā)展及其取得的科技成果的一種檔案參考資料。編寫各種檔案參考資料，是一種主動(dòng)、系統(tǒng)、廣泛開展檔案利用服務(wù)的方式，可以節(jié)省利用者查找檔案的時(shí)間，為現(xiàn)實(shí)工作提供參考，發(fā)揮檔案在各項(xiàng)工作中的作用，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。

　　檔案參考資料的類型主要有以下幾類：

　　1.大事記

　　大事記，就是按照時(shí)間順序，簡要地記載一定歷史時(shí)期發(fā)生的重大事件的一種參考資料。它可以向利用者提供某一問題的歷史梗概，便于人們研究史實(shí)的演變及其規(guī)律性，是總結(jié)工作、編寫資料、考證歷史的重要依據(jù)。

　　需要秘書人員編寫的大事記主要是持續(xù)反映本單位情況的大事記。編寫大事記應(yīng)按照歷史唯物主義的觀點(diǎn)，堅(jiān)持實(shí)事求是的原則，尊重歷史，尊重事實(shí)，維護(hù)事物的本來面目，客觀地加以記述。其具體要求有三：第一，觀點(diǎn)正確，用材真實(shí);第二，大事突出，要事不漏，小事不要;第三，系統(tǒng)條理，簡明扼要。

　　大事記的內(nèi)容主要由大事記述和大事時(shí)間兩部分組成。

　　(1)大事記述。大事記述是大事記的核心部分，通過許多重大事件的記述，反映歷史發(fā)展的概貌和規(guī)律。大事的合理選擇，是撰寫這部分內(nèi)容的關(guān)鍵。如何選擇和確定大事，要考慮如下三方面因素：一是要立足于本單位，突出本身活動(dòng)。屬于全國或其他較大范圍內(nèi)的大事，只有與本單位密切相關(guān)的大事才記，否則，不予記述。記述的目的在于說明大事的背景和由來。二是要根據(jù)本單位的性質(zhì)、任務(wù)和主要職能活動(dòng)選擇大事和要事。一般情況下，反映主要職能活動(dòng)的重要事件，才能列入大事記的范圍。三是要體現(xiàn)本單位的特點(diǎn)，突出一定時(shí)期的中心工作、重大事件和要事。

　　機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的大事、要事的主要內(nèi)容有：重大的方針、政策、規(guī)章、制度的制定、貫徹和實(shí)施;重要會(huì)議的召開，重大活動(dòng)的舉行;行政區(qū)劃和地名的變更，體制的改變，機(jī)構(gòu)的設(shè)立、撤銷、合并及其主要領(lǐng)導(dǎo)人的任免;經(jīng)濟(jì)建設(shè)、文化建設(shè)、科學(xué)技術(shù)的重大變革和成就，以及重大公共設(shè)施的建設(shè);重大災(zāi)害、重大事故、重大案件、重要的外事、外貿(mào)活動(dòng)，以及名勝古跡的修復(fù)、保護(hù)等。

　　(2)大事時(shí)間。它是大事記的主要組成部分之一。大事時(shí)間，一般要求記載準(zhǔn)確的日期，不用或少用“最近”“近日”“月初”“上旬”等不確定的日期。而且，對(duì)每件大事均須寫明某年、某月、某日，爾后再按大事發(fā)生的時(shí)間順序進(jìn)行排列。對(duì)某些大事時(shí)間的記述，甚至要寫明確切的時(shí)、分、秒。對(duì)檔案中沒有注明時(shí)間或者時(shí)間不準(zhǔn)確的事件，須進(jìn)行多方面考證，力求寫明確切的時(shí)間;確切的時(shí)間考證不出時(shí)，也可注明接近的時(shí)間或時(shí)限;對(duì)一時(shí)拿不準(zhǔn)的時(shí)間，則可留待以后查證補(bǔ)充。大事記的條款，要嚴(yán)格按照大事發(fā)生的先后順序排列，先排有確切日期的大事，后排接近準(zhǔn)確日期的大事，日期不清附于月末，月份不清附于年末。

　　2.組織沿革，

　　組織沿革也叫組織機(jī)構(gòu)沿革，是以文字或者圖表形式，系統(tǒng)地記述和反映一個(gè)單位或?qū)I(yè)系統(tǒng)的體制、組織機(jī)構(gòu)和人員編制變革情況的一種文字材料。組織沿革著重記述和反映一個(gè)單位自身在組織系統(tǒng)方面的有關(guān)情況，如機(jī)關(guān)的成立、合并、撤銷、復(fù)建的情況，機(jī)關(guān)人員編制和內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置情況等。組織沿革以系統(tǒng)地反映該機(jī)關(guān)自身發(fā)展、變化的歷史過程為目的。

　　組織沿革的內(nèi)容一般包括：單位(系統(tǒng))概況、機(jī)構(gòu)名稱改變、辦公地址遷移、機(jī)構(gòu)變動(dòng)時(shí)間、隸屬關(guān)系、性質(zhì)與任務(wù)、職權(quán)范圍、領(lǐng)導(dǎo)人員的任免與變動(dòng)、編制擴(kuò)大與縮小、內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置、負(fù)責(zé)人姓名及變化等方面的情況。編寫組織機(jī)構(gòu)沿革，便于單位內(nèi)部人員了解本單位的發(fā)展演變情況，尤其便于單位新人加深對(duì)本單位的了解，也可用于社會(huì)公眾查考和研究本單位的基本情況和演變情況，對(duì)單位的宣傳和開展工作方面有一定的查考和利用價(jià)值。編寫組織沿革可采用文字?jǐn)⑹龌驁D表的形式，也可圖文并茂。秘書人員在編寫組織沿革時(shí)，要以便于人們查考和研究本單位的基本情況和演變情況為出發(fā)點(diǎn)，收集資料開展編寫工作。

　　組織沿革的編寫體例可采用以下四種方法：

　　(1)編年法。即按事情發(fā)生的年代順序逐年列出某單位的機(jī)構(gòu)設(shè)置(包括內(nèi)部組織機(jī)構(gòu))及變化情況進(jìn)行編寫。

　　(2)階段法。即根據(jù)單位(系統(tǒng))發(fā)展史上的重大變化，自然地分為若干階段，然后在每一階段內(nèi)劃分為若干系列進(jìn)行編寫的方法。

　　(3)系列法。即以組織機(jī)構(gòu)為主線，對(duì)每一組織機(jī)構(gòu)主要負(fù)責(zé)人沿襲變化的始末進(jìn)行系列編寫的方法。

　　(4)問題法。即通過對(duì)機(jī)關(guān)自身組織體系發(fā)展演變歷史進(jìn)行深入系統(tǒng)的研究，抓住主要問題，結(jié)合讀者了解和查考的實(shí)際需要，把機(jī)關(guān)自身各方面的沿革情況分別列為若干問題，然后再逐個(gè)加以記述。另外，編寫組織沿革可采用文字?jǐn)⑹雠c表格相結(jié)合的形式。宜用文字?jǐn)⑹龅木陀梦淖?，宜用表格形式的就用表格。這樣既能減少篇幅，又條理清楚，便于查閱。

　　3.統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯集

　　統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯集，是反映一個(gè)單位、系統(tǒng)或某方面基本情況的數(shù)字材料。一個(gè)單位在工作中會(huì)產(chǎn)生各種各樣的數(shù)字，一組完整的數(shù)字往往能如實(shí)反映一個(gè)單位某一項(xiàng)工作活動(dòng)的實(shí)際情況，是人們開展工作、制訂計(jì)劃、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、進(jìn)行研究的重要依據(jù)。但由于各種數(shù)據(jù)大多分散在各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表、總結(jié)報(bào)告及其他檔案文件中，利用、查找起來很不方便，而且分散的數(shù)字也難以說明某一具體問題。編制統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯集的目的就是把檔案中各種分散的、不系統(tǒng)的數(shù)字集中起來，加以整理和分類，使之能夠完整、準(zhǔn)確地反映單位的真實(shí)情況。

　　統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯集從內(nèi)容上分為綜合性和專題性兩種。綜合性統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯集是記載和反映一個(gè)單位、系統(tǒng)各方面情況的資料，內(nèi)容廣泛，項(xiàng)目較多，篇幅較大。專題性統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯集主要記載某個(gè)單位或系統(tǒng)某方面情況的資料，它所匯集的數(shù)字主要反映某一項(xiàng)工作活動(dòng)的發(fā)生、發(fā)展、規(guī)模、變化和結(jié)果等情況。

　　4.會(huì)議簡介

　　會(huì)議簡介是簡明扼要地記述會(huì)議基本情況的文字材料。開會(huì)是政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位解決問題的一種方式。辦會(huì)是秘書人員的主要工作之一。機(jī)關(guān)及企事業(yè)在開會(huì)之前，尤其是一些重要會(huì)議和大型會(huì)議，經(jīng)常需要查詢會(huì)議的檔案材料。籌備一個(gè)會(huì)議之前，先行查閱以往有關(guān)會(huì)議的檔案材料，許多程式性的內(nèi)容可以延用舊例，有事半功倍之效。

　　會(huì)議簡介的主要內(nèi)容包括會(huì)議屆次，會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)，主持人，參加人(代表名額、分配情況、列席范圍)，會(huì)議議程，討論與會(huì)議決策事項(xiàng)以及選舉結(jié)果等。

　　5.科技成果簡介

　　科技成果簡介，是指扼要摘錄獲得成果的科研設(shè)計(jì)項(xiàng)目的檔案資料內(nèi)容，匯集編印成冊(cè)的一種參考資料。其內(nèi)容一般包括：項(xiàng)目名稱、項(xiàng)目內(nèi)容、投資費(fèi)用、主要技術(shù)經(jīng)濟(jì)指標(biāo)或主要技術(shù)參數(shù)、經(jīng)濟(jì)效益、應(yīng)用推廣情況、鑒定評(píng)審情況、獲獎(jiǎng)情況、經(jīng)濟(jì)效益、轉(zhuǎn)讓方式和費(fèi)用等。

　　6.企業(yè)年鑒

　　企業(yè)年鑒，是記錄和匯集一個(gè)企業(yè)一年間的生產(chǎn)、經(jīng)營、基本建設(shè)、科學(xué)研究等各類大事的有關(guān)文獻(xiàn)、照片和統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)等的綜合性參考資料。企業(yè)年鑒的特點(diǎn)是，利用年度的各種文字總結(jié)、數(shù)據(jù)報(bào)表、照片和說明文字等，記述和反映一個(gè)企業(yè)的綜合發(fā)展?fàn)顩r，一般一年編制一個(gè)卷冊(cè)，年年記錄匯集，但又前后連貫。

　　編制企業(yè)年鑒還可以為后人了解企業(yè)的綜合情況和數(shù)據(jù)、進(jìn)行工作總結(jié)、預(yù)測(cè)未來、計(jì)劃決策，以及進(jìn)行科學(xué)研究和編史修志等提供比較系統(tǒng)和全面的檔案材料。

　　7.企業(yè)史志

　　企業(yè)史志是依據(jù)企業(yè)檔案信息編寫的，記載企業(yè)發(fā)展歷史和發(fā)展規(guī)律的史料性質(zhì)的參考資料。從內(nèi)容上劃分，有就企業(yè)全部生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)編寫的綜合性史志，也有針對(duì)某項(xiàng)專業(yè)活動(dòng)撰寫的專門性史志。企業(yè)史志史料性強(qiáng)，是以客觀反映和系統(tǒng)闡述企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營、科技工作及其各項(xiàng)管理的發(fā)展歷史與發(fā)展規(guī)律為目的的，因此一般具有長遠(yuǎn)的利用價(jià)值。

　　8.科技簡報(bào)

　　科技簡報(bào)是連續(xù)報(bào)道科技檔案信息的活頁式參考資料。編寫科技簡報(bào)的目的是及時(shí)、定向地傳遞科技檔案信息，為科技檔案利用者提供服務(wù)。科技簡報(bào)可分為定期與不定期兩種。

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