2015年三級秘書資格電子文件復(fù)習(xí)：電子文件的特點

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　　電子文件的特點

　　(1)非人工識讀性。

　　電子文件使用了人工不可識讀的記錄符號――數(shù)字代碼，人類無法直接識讀和理解

　　經(jīng)過復(fù)雜編碼的“比特”，例如，人們在高倍顯微鏡下可以看見光盤上直徑小于百萬分

　　之一毫米的刻寫激光斑點，但不可能讀懂那些斑點的含義。此外，數(shù)字信息在傳輸、存

　　儲中有時會經(jīng)過壓縮、加密等處理，只有通過計算機特定的程序進(jìn)行解碼、解壓或解密，使之還原為輸入前的狀態(tài)，人們才可以識讀它。

　　(2)對電子技術(shù)和設(shè)備的依賴性。電子文件的形成與利用均依賴于電子環(huán)境和電子技術(shù)，必須借助一定的設(shè)備和技術(shù)才能識別和利用。當(dāng)生成電子文件的軟件、運行該軟件的操作系統(tǒng)和硬件更新?lián)Q代而與原有的系統(tǒng)不兼容時，就需要保存原有的老的系統(tǒng)，進(jìn)行適應(yīng)新系統(tǒng)的轉(zhuǎn)換、遷移工作，以確保電子文件的可讀性。

　　(3)信息的可變性。造成電子文件信息發(fā)生變化的主要原因有：第一，在傳統(tǒng)文件中，載體(如紙張)不僅是信息的承載物，它與所呈現(xiàn)的信息結(jié)為一體，使原有信息固化在載體上，信息的原有順序、本來面貌都被凝固在這特定的載體上，不能改變。電子文件信息和特定載體的可分離性導(dǎo)致載體不再具有對信息的固化作用，計算機系統(tǒng)中信息的相對獨立性使人們對信息的增刪更改十分方便，信息可以在不同載體之間轉(zhuǎn)移，動態(tài)文檔中的數(shù)據(jù)不斷地被自動更新或補充。第二，電子文件載體性能的不穩(wěn)定性有可能造成文件中信息的改變。到目前為止，電子文件存儲介質(zhì)的物理壽命(保證存儲的數(shù)據(jù)不丟失的時間)還遠(yuǎn)遠(yuǎn)比不上紙張，材料的氧化和變質(zhì)、磁場的影響等很容易破壞磁介質(zhì)上存儲的數(shù)據(jù)，因此每隔一定時間就必須對原載體上的數(shù)據(jù)進(jìn)行拷貝，使之保持常新的狀態(tài)，防止信息的丟失。這點從電子文件的存儲介質(zhì)不斷地更新?lián)Q代上可以看出。例如，軟盤從5英寸到3.5英寸，再到目前的可移動USB電子閃盤(U盤)對3.5英寸軟盤的取代，這一切只用了不到10年時間，光盤的規(guī)格也在發(fā)生變化。由存儲技術(shù)的發(fā)展可以預(yù)見，不久的將來會有更小巧、大容量的新的存儲介質(zhì)出現(xiàn)。不斷升級的計算機軟、硬件逐漸對老式存儲介質(zhì)不再兼容，這就要求人們將原存儲介質(zhì)上的信息轉(zhuǎn)換到新型存儲介質(zhì)上，或者將原文件遷移到新的技術(shù)環(huán)境中，以保證文件的可訪問性和可讀性。而轉(zhuǎn)換、遷移過程中由于操作和其他方面的原因，導(dǎo)致信息的丟失或失真有時是不可避免的。

　　(4)信息與載體的可分離性。自古以來所有形式的信息記錄，無論是文件還是圖書，其信息都被固定在某一載體上，成為不可分離的一個“實體”，如墨跡必須依附在紙張上才能形成文字或圖形，文獻(xiàn)的使用、流傳都是以這種實體形式實現(xiàn)的。對于正式

　　文件來說，內(nèi)容與最初形成時的標(biāo)記同時被固定在載體上，為文件打上了明顯的原始烙印。而在電子文件中，信息不再與原記錄載體捆綁在一起，不再具有物理意義上的固定實體狀態(tài)，也不再具有固定的物理位置，而是可以在不同的載體上同時存在或相互轉(zhuǎn)換，可以根據(jù)需要隨時改變或擴展、縮小其存儲空間，還可以通過網(wǎng)絡(luò)傳給異地的計算機終端，其內(nèi)容卻不發(fā)生任何變化。

　　(5)信息的可共享性。對于一份紙質(zhì)文件來說，通常只能在某時、某地讓能夠接觸到它的人閱讀。而電子文件可以不受這種限制，因為電子文件的處理環(huán)境是電子計算機或網(wǎng)絡(luò)，如果不特意采取措施，則可以做到用網(wǎng)絡(luò)上的任何終端設(shè)備去讀取存儲在某一個設(shè)備上的電子文件。另一方面，一個終端上的電子文件也可以同時發(fā)給若干個網(wǎng)絡(luò)終端，就像發(fā)布文告一樣。電子文件的信息擺脫了紙質(zhì)文件的時間和空間的制約，通過網(wǎng)絡(luò)傳播和交流，供用戶隨時隨地查閱和利用，實現(xiàn)檔案資源的信息共享，更好地為用戶提供服務(wù)。

　　(6)多種信息載體的集成性。傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件主要承載文字和圖形信息，而電子文件可以將文字、圖形、圖像、影像、聲音等各種信息形式有機組合，這種文件稱為“多媒體文件”。多媒體文件集圖、文、聲、像于一體，能夠更加真實、生動地再現(xiàn)當(dāng)時的活動情況，從而強化了文件對社會活動的記憶和再現(xiàn)功能。在甩多媒體技術(shù)制作的文件中，文字、圖像、聲音等各種信息都用二進(jìn)制數(shù)字來表達(dá)，它和文本文件一樣可以在屏幕上顯示，且同時輸出，并可以通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行遠(yuǎn)距離快速傳輸。

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