2014年三級(jí)秘書資格考試常見重點(diǎn)"事務(wù)管理"

　　第一節(jié) 信息管理

　　1、信息開發(fā)的特性：多次性

　　2、信息開發(fā)的類型：一次信息開發(fā)，二次信息開發(fā)，三次信息開發(fā)

　　3、信息開發(fā)的主要形式：剪報(bào)，索引，目錄編制，文摘，信息資料冊(cè)，簡(jiǎn)訊，調(diào)查報(bào)告

　　4、信息編寫的類型：動(dòng)態(tài)型， 建議型，經(jīng)驗(yàn)型，問(wèn)題型，預(yù)測(cè)型

　　5、信息開發(fā)的工作程序：確定主題==分析信息材料==選擇信息開發(fā)方法==選擇信息開發(fā)的形式==形成信息產(chǎn)品

　　6、信息利用的特點(diǎn)：周期性，經(jīng)常性，廣泛性和實(shí)效性

　　7、信息利用的工作程序：熟悉信息的內(nèi)容===確定利用需求===確定信息利用服務(wù)的途徑===獲取信息===提供信息

　　8、信息反饋的特點(diǎn)為：針對(duì)性，及時(shí)性，連續(xù)性

　　9、信息反饋的形式：正反饋和負(fù)反饋;縱向反饋和橫向反饋信息;前反饋和后反饋

　　10、信息反饋的工作程序：明確目標(biāo)==選擇信息反饋的方法==獲取反饋信息==加工分析反饋信息==傳遞反饋信息==利用反饋信息

　　第二節(jié) 辦公環(huán)境管理

　　1、辦公環(huán)境的種類：在家工作，遠(yuǎn)程工作，虛擬辦公室，臨時(shí)辦公桌，彈性時(shí)間，兼職工作，合同工作，交叉工作，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)

　　2、不同辦公模式的類型、管理辦法及特點(diǎn)(見課本圖表)

　　3、導(dǎo)致辦公模式變化的原因：費(fèi)用，交通問(wèn)題，科技的發(fā)展，人力資源的靈活使用，企業(yè)間的競(jìng)爭(zhēng)，企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)的變化，寬松的社會(huì)環(huán)境。

　　4、辦公布局的種類：開放式，封閉式

　　5、合理辦公布局的作用：形成有效率的工作流程，有利于員工的工作分配，有利于工作的順利完成。

　　6、開放式和封閉式辦公布局的優(yōu)缺點(diǎn)(見課本105頁(yè)圖表)

　　7、設(shè)計(jì)辦公結(jié)構(gòu)和布局需要考慮的因素：人數(shù)，面積，機(jī)構(gòu)的建制和辦公空間的分類，組織經(jīng)營(yíng)的性質(zhì)或內(nèi)容，部門間的工作聯(lián)系，辦公室的間隔方式，走廊、樓梯、通道的安排，設(shè)計(jì)講究靈活性。

　　第三節(jié) 辦公室日常事務(wù)管理

　　1、改進(jìn)辦公室日常事務(wù)工作流程的基本思路：重新安排===修改===替換===合并===精簡(jiǎn)

　　2、工作流程的基本步驟：定義===評(píng)價(jià)===分析===改進(jìn)這==實(shí)施

　　3、突發(fā)事件的種類：慶火災(zāi)，傷害，疾病，炸彈威脅或恐慌

　　4、處理突發(fā)事件的原則：快速反應(yīng)，控制事態(tài)的發(fā)展;以人為本，保護(hù)公共利益;公開透明，真誠(chéng)面對(duì)公眾;重塑形象，置之死地而后生

　　5、《事故情況記錄表》和《工傷情況報(bào)告表》的內(nèi)容及用途

　　6、突發(fā)事件的預(yù)防措施和應(yīng)對(duì)措施 考試大收集整理

　　7、處理突發(fā)事件的工作流程：及早發(fā)現(xiàn)，馬上報(bào)告，并保護(hù)好現(xiàn)場(chǎng)===查找問(wèn)題的原因===成立臨時(shí)指揮中心===控制源頭，釜底抽薪====召開新聞發(fā)布會(huì)

　　8、秘書督查工作的特點(diǎn)：復(fù)雜性，原則性，時(shí)限性，權(quán)威性

　　9、督查工作應(yīng)堅(jiān)持的原則：實(shí)事求是，主動(dòng)性，分層次落實(shí)，時(shí)效性，督查與幫辦相結(jié)合

　　10、督查工作的方法：書面，電話，專項(xiàng)，會(huì)議，調(diào)研

　　11、上司交辦事項(xiàng)督查的程序：交辦==立項(xiàng)==登記==轉(zhuǎn)辦===承辦==催辦==檢查==辦結(jié)==辦結(jié)回告==審核==立卷==歸檔

　　12、查辦、催辦技巧：與信息工作相結(jié)合，與調(diào)查研究工作相結(jié)合，堅(jiān)持歸口辦理，分級(jí)負(fù)責(zé)，堅(jiān)持結(jié)報(bào)反饋制度

　　13、督查工作注意事項(xiàng)：實(shí)事求是，授權(quán)督查，時(shí)限要求，辦實(shí)事，謙虛謹(jǐn)慎

　　14、工作計(jì)劃的種類，制定方法，內(nèi)容與要求及注意事項(xiàng)

　　15、制定工作計(jì)劃的工作程序：估量機(jī)會(huì)==確定目標(biāo)=== 確定計(jì)劃工作的前提條件==擬定可行方案===評(píng)價(jià)備選方案==選擇方案===擬訂分計(jì)劃===編制預(yù)算

　　16、承辦期限的內(nèi)容，承辦期限制度及意義

　　17、辦公室工作評(píng)估的意義：提高了工作效率，明確了組織機(jī)構(gòu)的建制，促進(jìn)了員工承擔(dān)責(zé)任，有助于進(jìn)行控制和監(jiān)督工作。

　　18、辦公室工作目標(biāo)管理過(guò)程：建立完整的目標(biāo)體系==制定目標(biāo)===組織實(shí)施= ==檢查和評(píng)估

　　19、辦公室工作評(píng)估：數(shù)量目標(biāo)評(píng)估，質(zhì)量目標(biāo)評(píng)估

　　第四節(jié) 辦公用品管理

　　1、獲得設(shè)備使用權(quán)的方式：購(gòu)買和租用

　　2、政府采購(gòu)的主體：采購(gòu)機(jī)關(guān)和供應(yīng)商。主要方式：公開招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、詢價(jià)、單一來(lái)源

　　3、辦公用品與設(shè)備的采購(gòu)程序：提出購(gòu)買申請(qǐng)==審批、落實(shí)經(jīng)費(fèi)==招標(biāo)、選擇供應(yīng)商==簽訂供貨合同==貨物入庫(kù)==支付貨款

　　4、采購(gòu)預(yù)算方案制定的原則：真實(shí)性，重點(diǎn)性，目標(biāo)相關(guān)性，經(jīng)濟(jì)合理性

　　5、編制采購(gòu)預(yù)算的一般程序：確定預(yù)算的核算基數(shù)==進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研==確定采購(gòu)產(chǎn)品的種類及型號(hào)價(jià)格===編寫預(yù)算方案===征求意見，完善方案

　　6、預(yù)算方法：傳統(tǒng)預(yù)算法，零基預(yù)算法

　　第五節(jié) 接待

　　1、涉外接接待的原則：不卑不亢，依法辦事，內(nèi)外有別，尊重個(gè)人，女士?jī)?yōu)先，入鄉(xiāng)隨俗

　　2、禮賓次序5種排列方式：所在國(guó)家或地區(qū)的拉丁字母，來(lái)賓的具體身份和職務(wù)的高低，來(lái)賓抵達(dá)的具體時(shí)間，來(lái)賓告知將要到訪的具體時(shí)間，不排列。

　　3、禮賓次序確定步驟：確定方案====提前通知====按禮賓次序排列座次、名次、出場(chǎng)次序

　　4、安排涉外迎送儀式的工作步驟：確定迎候人員====準(zhǔn)備迎賓的物品===見面講究禮節(jié)====送行前的拜訪====安排送行儀式

　　5、會(huì)見和會(huì)談的區(qū)別

　　6、安排涉外會(huì)見會(huì)談的工作程序：約定==通知對(duì)方有關(guān)事項(xiàng)===準(zhǔn)備工作(背景資料，會(huì)見場(chǎng)所布置，人員安排)===會(huì)談===結(jié)束

　　7、涉外宴請(qǐng)的原則

　　8、西餐禮儀：赴宴前的準(zhǔn)備，西餐的座次安排，入席、退席禮節(jié)，餐具的使用方法與席間禮節(jié)，西餐的飲酒禮儀

　　9、招待會(huì)的禮儀：招待會(huì)的請(qǐng)柬，冷餐會(huì)的禮節(jié)，酒會(huì)的禮節(jié)

　　10、饋贈(zèng)禮品的要求：各國(guó)禁忌，饋贈(zèng)禮品的禮節(jié)(送禮和受禮)

　　11、選擇禮品的注意事項(xiàng)：與受禮者的關(guān)系，明確送禮的原因，了解受禮者的特點(diǎn)為，經(jīng)濟(jì)方面的限定

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