2014會計從業(yè)資格《會計基礎》基礎輔導(第9章)
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第九章 會計檔案
【本章導讀】
本章主要講述會計檔案的內容、歸檔要求、保管期限、查閱、復制、銷毀。學習時要重點掌握企業(yè)各種會計檔案的保管期限、查閱要求、銷毀程序等規(guī)定。
第一節(jié) 會計檔案概述
【思考題】
1.什么是會計檔案?
2.會計檔案包括哪些內容?
3.采用電子計算機進行會計核算的單位形成的會計檔案有什么要求?
一、會計檔案的概念
會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務會計報告等會計核算專業(yè)材料，它是記錄和反映單位經濟業(yè)務的重要歷史資料和證據(jù)。
各單位(包括國家機關、社會團體、企業(yè)、事業(yè)單位、按規(guī)定應當建賬的個體工商戶和其他組織)必須根據(jù)財政部和國家檔案局發(fā)布的《會計檔案管理辦法》的規(guī)定，加強對會計檔案管理工作的領導，建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度。
二、會計檔案的內容
會計檔案的內容是指會計檔案的范圍，具體包括以下四個部分：
(一)會計憑證類：包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會計憑證。
(二)會計賬簿類：包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片、輔助賬簿、其他會計賬簿。
(三)財務會計報告類：包括月度、季度、半年度、年度財務會計報告，其他財務會計報告。
(四)其他會計資料類：包括銀行存款余額調節(jié)表、銀行對賬單、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊以及其他應當保存的會計核算專業(yè)資料。
預算、計劃、制度等文件材料，不屬于會計檔案，應當作為文書檔案進行管理。
采用電子計算機進行會計核算的單位，應當保存打印出的紙質會計檔案。具備采用磁介質保存會計檔案條件的單位，應將保存在磁介質上的會計數(shù)據(jù)、程序文件及其他會計核算資料視同會計檔案一并管理。
【舉例9-1】會計檔案是指記錄和反映經濟業(yè)務事項的重要( )。
A.歷史資料和證據(jù)
B.憑證
C.材料
D.依據(jù)和資料
【答案】A
【舉例9-2】以下會計資料中不屬于會計檔案的是( )。
A.總賬
B.明細賬
C.銀行存款日記賬
D.購銷合同
【答案】D
第二節(jié) 會計檔案保管
【思考題】
1.會計檔案的歸檔有哪些要求?
2.哪些會計檔案需要永久保管?需要定期保存的會計檔案的保管期限是如何規(guī)定的?
3.對于會計檔案的查閱和復制都有哪些規(guī)定?
4.對于保管期滿需要銷毀的會計檔案有哪些程序和要求?
一、會計檔案的歸檔
根據(jù)《會計檔案管理辦法》規(guī)定，各單位當年形成的會計檔案，應由會計機構按照歸檔的要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。單位當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由本單位會計機構保管1年。期滿之后，應由會計機構編制移交清冊，移交本單位的檔案機構統(tǒng)一保管;未設立檔案機構的，應當在會計機構內部指定專人保管，但出納人員不得兼管會計檔案。
移交本單位檔案機構保管的會計檔案，原則上應當保持原卷冊的封裝，一般不得拆封。個別需要拆封重新整理的，檔案機構應當會同會計機構和經辦人員共同拆封整理，以分清責任。
二、會計檔案的保管期限
會計檔案的保管期限是指會計檔案應予保管的時間，分為永久和定期兩類。各類會計檔案的保管原則上應當按照表9-1和表9-2所列期限執(zhí)行，表中會計保管期限為最低保管期限。
單位和其他組織會計檔案中，年度財務報告、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊為永久保管會計檔案，其他為定期保管會計檔案。定期保管會計檔案的保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。其中，月度、季度財務報告的保管期為3年;固定資產卡片、銀行存款余額調節(jié)表和銀行對賬單為5 年;各種會計憑證、總賬、明細賬、輔助賬簿和會計檔案移交清冊為15年;現(xiàn)金和銀行存款日記賬為25年。會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。
三、會計檔案的查閱和復制
各單位應建立健全會計檔案的查閱、復制登記制度。會計檔案只為本單位使用，各單位保存的會計檔案不得借出。如有特殊需要，經本單位負責人批準，可以提供查閱或者復制，并辦理登記手續(xù)。查閱或者復制會計檔案的人員，嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封，嚴禁抽換會計檔案。嚴格查閱、復制和收回手續(xù)，保證會計檔案的安全完整。
四、會計檔案的銷毀
單位會計檔案保管期滿需要銷毀的，可以按照以下程序銷毀：
(一)由本單位檔案機構會同會計機構共同鑒定，嚴格審查，提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。
(二)單位負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。
(三)單位銷毀會計檔案時，應當由單位檔案機構和會計機構共同派員監(jiān)銷。國家機關銷毀會計檔案時，應當由同級財政部門和審計部門派員參加監(jiān)銷。財政部門銷毀會計檔案時，應當由同級審計部門派員參加監(jiān)銷。
(四)監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的會計檔案;銷毀后，監(jiān)銷人和經辦人應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章。
需要注意的是，對于保管期滿但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應單獨抽出另行立卷，仍由檔案部門保管到未了事項完結時為止。單獨抽出另行立卷的會計檔案應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。
正在項目建設期間的建設單位，其保管期滿的會計檔案不得銷毀。
【舉例9-3】根據(jù)《會計檔案管理辦法》，除現(xiàn)金和銀行存款日記賬外的各種明細賬、日記賬的保管期限為( )。
A.5年
B.10年
C.15年
D.25年
【答案】C
【舉例9-4】單位當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由本單位會計機構保管( )年。期滿之后，應由會計機構編制移交清冊，移交本單位的檔案機構統(tǒng)一保管。
A.10
B.20
C.1
D.15
【答案】C
【舉例9-5】企業(yè)和其他組織的會計檔案需要永久保管的有( )。
A.會計檔案銷毀清冊
B.會計檔案移交清冊
C.會計檔案保管清冊
D.年度財務會計報告
【答案】ACD
【舉例9-6】單位銷毀會計檔案時，應由單位( )共同派員監(jiān)銷。
A.審計部門
B.司法部門
C.檔案機構
D.會計機構
【答案】CD
五、會計檔案的交接
(一)單位因撤銷、解散、破產或者其他原因而終止的，在終止和辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會計檔案，應當由終止單位的業(yè)務主管部門或財產所有者代管或移交有關檔案館代管。
(二)單位分立后原單位存續(xù)的，其會計檔案應當由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管，其他方可查閱、復制與其業(yè)務相關的會計檔案。
(三)單位分立后原單位解散的，其會計檔案應當經各方協(xié)商后，由其中一方代管或移交檔案館代管，各方可查閱、復制與其業(yè)務相關的會計檔案。
(四)單位分立中未結清的會計事項，所涉及的原始憑證應當單獨抽出由業(yè)務相關方保存，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。
(五)單位因業(yè)務移交其他單位辦理所涉及的會計檔案，應當由原單位保管，承接業(yè)務單位可查閱、復制與其業(yè)務相關的會計檔案，對其中未結清的會計事項所涉及的原始憑證，應當單獨抽出由業(yè)務承接單位保存，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。
(六)單位合并后原各單位解散或一方存續(xù)其他方解散的，原各單位的會計檔案應當由合并后的單位統(tǒng)一保管;單位合并后原各單位仍存續(xù)的，其會計檔案仍應由原各單位保管。
(七)建設單位在項目建設期間形成的會計檔案，應當在辦理竣工決算后移交給建設項目的接受單位，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。
(八)單位之間交接會計檔案的，交接雙方應當辦理會計檔案交接手續(xù)。移交會計檔案的單位應當編制會計檔案移交清冊，列明應當移交的會計檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限等內容。
(九)個人交接會計檔案時，交接雙方應當按照會計檔案移交清冊所列內容逐項交接，并由交接雙方的單位負責人負責監(jiān)交。交接完畢后，交接雙方經辦人和監(jiān)交人應當在會計檔案移交清冊上簽名或者蓋章。
(十)我國境內所有單位的會計檔案不得攜帶出境。
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