2014年秘書資格五級會議管理復習:會前籌備

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　　會前籌備

　　學習重點

　　通過對本節(jié)內容的學習，了解會前籌備的相關知識;分析典型案例，掌握工作程序;把握注意事項，查看相關連接的過程形成及對管理會議的初步技能知識掌握，為做好會務服務打好基礎。

　　一、發(fā)送會議通知

　　(一)相關知識

　　1.會議的構成要素

　　(1)會議基本要素

　　(2)會議選擇要素

　　2.會議的主要種類

　　3.公司常見會議的種類與作用

　　(1)經理例會

　　(2)部門員工例會

　　(3)股東會

　　(4)董事會

　　(5)公司年會

　　(6)客戶咨詢會

　　(7)產品展銷定貨會

　　(8)業(yè)務洽談會

　　(9)新產品新聞發(fā)布會

　　4.會議通知的內容

　　會議通知是以召開某次會議的有關事項為內容的文字信息。一般包括會議名稱、主持單位、會議內容、起止時間、參加人員、會議議題、會議地點、聯絡信息、報到事宜及有關要求等。會議通知要事項周全、明確、具體;層次分明，條理清晰;語言簡明、流暢、樸實。

　　除此之外，還應包括：

　　(1)會議相關材料。如果有預備議程、事先需準備的材料或其他需讓與會者事先了解的情況，應隨會議通知寄發(fā)一份。

　　(2)回復時需要的信封、郵票等。需要回復的會議通知或預備通知還可夾入一張明信片、信封、郵票等，上面應注明本公司地址、郵編、電話、發(fā)信人姓名，以便對方有時間考慮并能及時回復。

　　(3)有關票證。會議通知中可將會中使用的有關票證(人場券、代表證、汽車通行證、座次號、編組名單、就餐證和乘車證等)與會議通知一并發(fā)出。

　　(4)會議地點、交通工具、線路等。如果某些與會者對會議地址不熟悉，應附加一份說明或回執(zhí)單，要求與會者告知具體的到達和返程日期，并標明到達會址的汽車、火車等交通工具、線路。

　　會議通知是向與會者傳遞召開會議信息的載體，是會議組織者同與會者之問會前溝通的重要渠道。傳遞會議通知是會議準備工作的重要環(huán)節(jié)。在做出了召開會議的決定以后，應將有關會議通知信息傳遞給與會者。

　　(三)工作程序

　　1.發(fā)送會議通知的方法

　　在各項會議準備工作基本就緒以后，要盡早發(fā)出會議通知，以便與會人員提前做好準備。

　　(1)口頭通知與書面通知

　　1)口頭通知。即當面或用電話通知。小型會議或與會人員集中居住的會議，適用口頭當面通知。參加人數較多而發(fā)書面通知來不及或不方便的會議，適用電話通知。

　　2)書面通知。即書面印制的通知或板報、網絡上發(fā)布的通知。參加人數較多或者比較重要的會議，宜發(fā)書面通知。

　　(2)正式通知和非正式通知

　　1)正式通知

　　為了規(guī)范公司的管理及運作，除了非正式會議和每日例會之外的所有會議，均應正式打印會議通知，再通過書面形式或電子郵件傳遞給有關人員，以示正規(guī)和鄭重。

　　2)非正式通知

　　非正式會議可采用非正式通知，如先發(fā)傳真或打電話，隨后再寄備忘錄或信函。也可先發(fā)電子郵件，再通過電話或回復電子郵件確認。

　　一些會議(如股東大會)在發(fā)送通知時應按規(guī)定的會議規(guī)則行事。發(fā)通知的同時應附上一份代理委托書。其他類型的會議如無法出席，也應在必要時授權代理，以保證通過決議時達到所需的法定人數。

　　2.發(fā)送會議通知的程序

　　發(fā)送會議通知的程序具體如下：

　　(1)明確會議通知發(fā)送對象和聯系方式一填寫會議通知單并準備好相關附件一選擇會議通知信息傳遞方式一確認會議通知是否送達(或收回和處理回執(zhí)單)。

　　(2)如果有預備議程、事先需準備的材料或其他需讓與會者事先了解的情況，應隨信寄發(fā)一份。

　　(3)書面通知的地址、郵編一定要填寫正確。裝信封和郵寄時應注意不要錯裝、漏裝或漏寄。通知的封筒應醒目標出“會議通知”字樣。

　　(4)需要回復的會議通知或預備通知還可夾人一張明信片，上面注明本公司地址、郵編、電話、發(fā)信人姓名，以便對方有時間考慮并能及時回復。

　　(5)對于經常參加某類會議的部分人員，可用計算機打印出標簽或準備多套郵寄標簽，以免重復打印，對于計算機中保存的地址要注意隨情況變化不斷更新。

　　(6)不管以什么方式發(fā)出的會議通知，都應抓住確認回復環(huán)節(jié)，以確保會議信息能夠按時、完整地傳達給與會者。

　　(7)可將會中使用的有關票證(入場券、代表證、汽車通行證、座次號、編組名單、就餐證和乘車證等)與會議通知一并發(fā)出。

　　(8)如果某些與會者對會議地址不熟悉，應附加一份說明或回執(zhí)單，要求與會者告知具體的到達和返程日期，并標明到達會址的汽車、火車等交通工具、線路。

　　(9)會議通知樣本要作為檔案收存。

　　(四)注意事項

　　1.會議通知的確認

　　(1)確認會議通知發(fā)送對象

　　在發(fā)送通知前一定要明確被通知的部門和人員范圍。對所有與會人員應逐一落實。如果搞錯通知對象，使應參加會議的人員未能收到通知，就會影響到會議的有效性，使一些會議無法達到所需的法定人數，還會使一些應參加的人產生誤會;而不應通知的人員通知了，就會影響其正常工作，甚至造成尷尬的局面。，

　　(2)確認發(fā)送的回復環(huán)節(jié)

　　一些重要的會議通知有時會因組織渠道不暢、傳遞方式不當，或者是其他因素的干擾，使通知不能準確及時傳遞到與會者，作為會議通知的發(fā)放者，應及時發(fā)現問題，可以通過電話、口頭詢問以及電子郵件確認等方式檢查通知發(fā)放是否落實。

　　(3)確認會議通知內容是否準確。

　　2.處理回執(zhí)

　　處理會議回執(zhí)是會議準備工作的一項重要內容。它是會議準備住宿和餐飲等后勤工作的基礎。

　　(1)會議的回執(zhí)一定要注明寄回的截止時間，截止時間一定要為會議住宿的預定和確認留有余地。

　　(2)會議回執(zhí)的設計要明確會議組織者所需了解的重要信息，包括是否到會、何時到會、幾人到會、是否需要預定返程的機票和車票、參會的論文或報告的題目等。

　　(3)會議回執(zhí)寄回后要認真統計，及時確認。并根據統計情況安排會議的接待工作。

　　(五)相關鏈接

　　1.與會者

　　與會者即參加會議的對象，通常又稱為會議成員。與會者是會議活動的主體，因而是會議活動成功與否的重要因素。與會者的數量是決定會議規(guī)模的主要因素，參加會議的人數越多，

　　表明該會議的規(guī)模越大。會議成員一般可以分為3種資格，資格不同，在會議中的權利和義務也不同。

　　(1)正式成員

　　正式成員是被正式邀請或者被正式要求參加會議，并具有在相應的會議上發(fā)言、參加討論、行使表決權的人員。法定性會議的正式成員參加會議的權利受法律、法規(guī)和有關議事規(guī)則的保障，同時正式成員也必須履行相關的義務。正式成員享有以下權利：

　?、僬匠蓡T有發(fā)言、動議、提案和參加討論的權利。

　?、谡匠蓡T有會議表決權。

　?、壅匠蓡T有選舉權。

　　正式成員應履行的義務是：

　?、僬匠蓡T有按照會議通知的要求做好參加會議的各項準備工作的義務。

　　②正式成員有遵守會議規(guī)則、服從會議決議的義務，應該出席而未出席者，其義務不應當減免。

　?、壅匠蓡T有共同維護會場秩序的義務，在主席發(fā)言及議案付諸表決時，不應該離開會場。

　　(2)列席成員

　　即不具有正式資格、有一定的發(fā)言權、但無表決權和選舉權的會議成員。有些會議的議題涉及有關部門的管理權限和日常工作，為了及時、準確地了解情況、溝通信息，需要邀請其負責人列席有關會議。當然，是否需要列席成員參加會議，哪些對象應當作為列席成員，列席成員參加會議中的哪些活動等，應由會議的組織者根據會議內容的實際需要來確定。列席成員的人數一般不超過正式成員。列席成員享有參加本單位有關問題討論發(fā)言的權利;另外，列席成員還具有會議臨時賦予的其他權利。

　　列席成員應履行的義務如下：

　　①列席成員有遵守會議規(guī)則的義務。

　?、诹邢蓡T有禮貌發(fā)言及解答相關詢問的義務。

　　③列席成員有保守會議機密的義務。

　　(3)工作人員

　　工作人員包括承擔會議議事、討論發(fā)言記錄的記錄人員，來自機構內部和專業(yè)會議機構的技術人員和經營管理人員，以及來自會場和會議設施所在地的有關服務人員。他們分別承擔著會議籌備工作、會議材料準備和記錄工作以及會間的事務性工作。

　　2.會議通知和委托書的樣式

　　(1)會議通知的內容應包括：被通知部門、被通知人員的姓名及職務、通知事由、會議時間、會議召開地點、會議出席對象或范圍、會議程序、議事內容、注意事項、公司全稱、通知部門、通知者姓名和職務、通知日期。

　　(2)會議通知格式多樣，這里介紹常用的兩種格式：便函式和卡片式。

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