2014年秘書資格五級會議管理復習:預定會議室

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　　預定會議室

　　(一)相關知識

　　1.會議室的分類

　　(1)外部會議室

　　外部會議室是指企業(yè)內部會議室之外的會議場所。企業(yè)應綜合考慮各種因素，選擇恰當?shù)耐獠繒h室。

　　①會場位置必須讓上司和與會者方便前往。應選擇距上司和與會者的工作地點均較近的地方，同時應考慮交通便利。

　?、跁龅拇笮c會議規(guī)模相符。一般來說，每人平均應有2～3平方米的活動空間比較適宜。同時應考慮會議時間的長短，時間長的會議場地不妨大些。

　　③場地要有良好的設備配置。桌椅家具、通風設備、照明設備、空調設備、音像設備要盡量齊全。同時應該根據(jù)會議的需要檢查有無需要租用的特殊設備，如演示板、白板、放映設備、錄音機、投影器、計算機、麥克風等。

　?、軋龅貞皇芡饨绺蓴_。應盡量避開鬧市區(qū)。同時，“外界干擾”。還包括室外的各種噪音，應將手機、呼機關閉或改為振動，并謝絕訪客參觀。因此應在場外掛起“會議正在進行中，謝絕參觀”的牌子，會場內部也應具有良好的隔音設備，以保證會議能在安靜的環(huán)境中順利進行。

　?、葸x擇會址的環(huán)境要整潔、明亮、空氣流通，并有益于會議的安全和保密。

　?、捱x擇會議地點應考慮有無停車場所。

　?、邎龅刈饨璧某杀颈仨毢侠?。

　　(2)內部會議室

　　大多數(shù)企業(yè)都有自己的內部會議室，它可以減少租用外部場地和設施的費用，內部會議地點多適合內部會議和活動。

　　2.內部會議室的特點

　　企業(yè)召開會議通常以內部會議室為首選的會議地點，一般只有在內部會議室不能滿足需要或有某些特殊需求時，才考慮使用企業(yè)之外的會議場所。

　　(1)方便快捷，手續(xù)簡單

　　利用內部會議室無需事先考察、選擇，只要向有關的行政部門提出申請，預先登記即可。參會人員可以節(jié)省路上所費的時間，同時可兼顧正常的工作。

　　(2)節(jié)省了場地和設備的租用費用

　　選擇企業(yè)外部會議室，會提高會議的成本，.降低企業(yè)的經營效益。而利用內部會議室可以提高企業(yè)自身的資產利用率，同時對會議所需的設備也能夠更好地控制。

　　(3)易分散注意力

　　內部會議室易營造輕松、和諧的氣氛，但易受各種干擾因素的影響。例如，在會議中間人員進進出出、找人、接聽電話等，因此更需強調會場的要求和紀律。

　　(二)示例分析

　　某公司把自己的年終總結會會址定在了一個展會中心旁邊的賓館召開，為的是休息時可以兼顧觀看展覽。會議進行中，展會中心正在進行的某旅游項目推介的音樂與喧鬧聲不時傳入會場，與會者有的向外張望，有的合著外邊的音樂節(jié)拍輕輕敲擊桌面，更有甚者從后面的門悄悄溜出去觀看。會議主持者一臉無奈與沮喪。

　　點評：會議的選址應與要實現(xiàn)的會議目標、內容緊密相連，否則喧賓奪主的現(xiàn)象就在所難免了。

　　(三)工作程序

　　1.預定會議室的程序

　　(1)確定會議召開的時間和人數(shù)，確認所需會議室的類型。

　　(2)申請使用會議室。

　　(3)確認會議室已預留，并明確使用時問。

　　(4)預先調試會議所需設備。

　　會議召開前，負責會議室安排和協(xié)調的秘書事先要查看會議議程，了解會議的主持者和演講者是否需要音像輔助設備，秘書要了解各種設備的功能，并事先將各種設備調整到最佳狀態(tài)。

　　(5)提前到達會場分發(fā)資料和用品，并負責簽到。

　　2.內部會議室的管理

　　(1)內部會議室的布置

　?、僭跁h桌的每個位置前都擺放一套文具和筆記簿。

　?、跁h桌旁要有足夠的椅子。室內桌椅的安排應視與會者人數(shù)和會議的性質而定(演講的形式、分組的形式、設備擺放的形式)。

　?、蹜袑ｉT的地方供客人存放衣、帽以及其他物品。

　　(2)內部會議室的設備

　?、贋閳蟾鏈蕚浜眉す夤P和能伸縮的指示棒，便于報告者使用和操作。

　?、谝獮槭褂冒装搴突顒赢嫾苷邷蕚渥銐虻臅鴮懝P和各色彩筆。

　　③應為使用白板、活動畫架、掛圖和顯示板者準備足夠的固定用的磁釘、按釘。

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