2014年秘書資格五級(jí)事務(wù)管理復(fù)習(xí):協(xié)助完成其他事務(wù)工作

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　　協(xié)助完成其他事務(wù)工作

　　(一)相關(guān)知識(shí)

　　秘書要明確自己的職責(zé)中應(yīng)該協(xié)助他人做一些簡(jiǎn)單的事務(wù)性工作，這些工作看來簡(jiǎn)單，但能處理適宜，不耽誤時(shí)間，讓他人滿意，是需要秘書在實(shí)踐中總結(jié)提高的。

　　1.事務(wù)工作的重要性

　　簡(jiǎn)單的事務(wù)性工作仍很重要，不能掉以輕心。秘書每天做的許多事務(wù)性工作看起來簡(jiǎn)單，但馬馬虎虎、不認(rèn)真對(duì)待，將會(huì)造成大問題。例如，預(yù)訂會(huì)議室工作沒有認(rèn)真對(duì)待，同一時(shí)間，兩個(gè)不同會(huì)議的人都進(jìn)了會(huì)議室，將對(duì)企業(yè)的時(shí)效帶來很大的影響;又如，為同事印制名片不認(rèn)真校對(duì)，詞或字錯(cuò)誤，又將給企業(yè)或同事帶來影響。所以，秘書要逐步體會(huì)“平凡工作有偉大”這句話的意義。

　　2.協(xié)調(diào)工作的基本原則

　　在做預(yù)訂工作時(shí)，如果出現(xiàn)雙方或多方在時(shí)間要求上的矛盾，協(xié)調(diào)時(shí)應(yīng)從組織的整體利益出發(fā)，先考慮重要的、緊急的、難度大的、不方便的工作或事情，通過協(xié)調(diào)也力求安排好那些次要的、非緊急的、難度小的或較方便的工作或事情，要服務(wù)好所有的部門和人員，一次未協(xié)調(diào)好，要再次協(xié)調(diào)。協(xié)調(diào)中要認(rèn)真聽取對(duì)方的意見，盡自己的最大力量協(xié)調(diào)安排，讓大家滿意。

　　(二)示例分析

　　周一上班，秘書小周需要完成以下工作。她迅速地開始工作，搞得手忙腳亂，臨近下班時(shí)間，仍有部分工作沒有完成。

　　(1)給某客戶打電話，與對(duì)方聯(lián)系你的上司下周四將與他約見的事宜。

　　(2)為下午部門經(jīng)理會(huì)議所要討論的報(bào)告復(fù)印每人一份(8人，每份10頁)及會(huì)議日程表。

　　(3)向人力資源部門寫報(bào)告，申請(qǐng)今年的休假日。

　　(4)復(fù)印一份將給某客戶的答復(fù)信以備存，原件郵寄給對(duì)方。

　　(5)拆封、分類和傳遞今天收到的郵件。

　　(6)布置下午要使用的會(huì)議室，準(zhǔn)備茶水和咖啡。

　　(7)為上司預(yù)訂周末去天津的火車票(北京出發(fā))。

　　(8)將財(cái)務(wù)部新發(fā)的辦公經(jīng)費(fèi)報(bào)銷規(guī)定復(fù)印一份備存，原件放置文件傳閱夾中給部門同事傳閱。

　　(9)在做這些事情的同時(shí)，她還接待了3位訪客、接應(yīng)電話等事宜。

　　點(diǎn)評(píng)：秘書工作無小事，對(duì)每一項(xiàng)事務(wù)性工作秘書都要重視并認(rèn)真完成。從本案例中我們可以看出秘書小周這一天的工作多而雜，但每一件工作都體現(xiàn)出秘書工作的輔助性和服務(wù)性，這就決定了秘書人員在日常工作中工作態(tài)度必須踏實(shí)認(rèn)真，工作作風(fēng)必須熱情謹(jǐn)慎。

　　(三)工作程序

　　1.協(xié)助同事印制名片

　　秘書應(yīng)協(xié)助需要印制名片的同事統(tǒng)一對(duì)外聯(lián)絡(luò)印制名片。

　　秘書收下對(duì)方的名片樣張，應(yīng)問清對(duì)方需要的時(shí)間，能夠集中印制的一起提交印刷單位，同時(shí)秘書應(yīng)負(fù)責(zé)校對(duì)和按時(shí)將成品送交需求者。

　　2.協(xié)助預(yù)訂桶裝飲用水

　　秘書應(yīng)負(fù)責(zé)對(duì)外聯(lián)絡(luò)桶裝飲用水的供應(yīng)，平時(shí)要了解各部門用水隋況，在需要時(shí)，做好提前訂購，保障供水。

　　3.協(xié)助做好考勤工作

　　協(xié)助組織入口處的出勤登記或打卡工作，這要求秘書提前到崗，并堅(jiān)守崗位。

　　按照組織要求，保證接待崗位上班時(shí)間都要有人。例如有的單位要求午餐時(shí)問秘書要倒班用餐，以保證電話接應(yīng)和對(duì)訪客的接待。

　　不同的組織根據(jù)自己的經(jīng)營情況，還會(huì)有其他一些事務(wù)工作交給秘書處理，秘書對(duì)上司交辦的所有工作都要認(rèn)真對(duì)待，把它列為自己的職責(zé)，并有效完成。

　　(四)相關(guān)鏈接

　　斷腿的“看門人”

　　德國是制作啤酒的強(qiáng)國，有制造啤酒的先進(jìn)技術(shù)。日本一個(gè)企業(yè)對(duì)德國某品牌啤酒的釀造技術(shù)早已垂涎三尺。

　　這家德國啤酒廠的老板每天乘坐轎車進(jìn)出工廠大門。有一天，當(dāng)老板的轎車駛過來時(shí)，一個(gè)日本人裝成突然跌倒的樣子，將自己的一條腿伸到車輪下，結(jié)果腿被壓斷了。當(dāng)時(shí)德國有一條法律，車禍肇事者要坐牢。這位老板為了不把車禍聲張出去，便將日本人送進(jìn)醫(yī)院搶救。他十分抱歉地說：“很對(duì)不起，你客居異鄉(xiāng)，今后打算怎么辦?”這位日本人卻說：“沒關(guān)系，等我的腿傷完全好了之后，你就讓我看大門好了。”就這樣，他在那家啤酒廠看了三年的大門，將啤酒廠內(nèi)的生產(chǎn)流程、工藝配方等一一了解透徹后回到了日本。

　　幾年后，這家德國啤酒商發(fā)現(xiàn)日本人不再購買他的啤酒了，而且他在東南亞的市場(chǎng)也逐漸失去。當(dāng)他到日本拜訪他的同行時(shí)，才發(fā)現(xiàn)這位日本老板正是被他壓斷了腿的“看門人”。

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