2014年秘書資格五級文檔管理復習:文書立卷歸檔

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　　文書的立卷歸檔

　　(一)相關知識

　　1.立卷的含義

　　立卷是將文件組合成案卷的工作。

　　2.文書歸檔的要求

　　(1)歸檔份數(shù)的確定。凡是需要歸檔的文件一般歸檔一份，重要的、使用頻繁的歸檔份數(shù)可增加。

　　(2)履行歸檔手續(xù)。填寫移交清單，移交雙方按照移交清單核對清點，確保清單無誤后，雙方簽字，各留一份，以備查考。

　　(二)示例分析

　　為了提高歸檔案卷的質量，檔案室安排有多年檔案管理經(jīng)驗的老李對初萌的立卷歸檔進行指導。老李告訴初萌，做好立卷歸檔工作，要認真進行文件材料的收集，既全面收集反映各項工作的文件材料，又重點收集重大活動、重大項目形成的文件材料;既收集紙質文件材料，又注意收集照片、錄音、錄像以及電子文件等特殊、新型載體的文件材料，確保文件材料的齊全完整。紙張破損的，要進行裱糊;用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水和打印機色帶等不耐久字跡書寫或打印的文件材料，必須進行復制或做必要的技術處理，以保證文件的長久保存。初萌按照立卷歸檔的要求和老李的指導意見，將收集的文件組成案卷。最后，老李對案卷的質量進行了檢查驗收，評價初萌的案卷質量達到要求。

　　點評：立卷歸檔有嚴格的應該遵循的工作程序和方法。秘書要遵循歸檔制度的要求，對單位工作中形成的、處理完畢的、具有保存價值的文件，經(jīng)立卷歸檔移交給檔案部門。

　　(三)工作程序

　　1.收集文件

　　將工作活動中形成的辦理完畢的文件材料收集齊全。

　　2.鑒別文件

　　對收集的文件材料進行分析，鑒別出需要歸檔的文件材料。

　　3.歸卷

　　根據(jù)歸檔文件材料的特征，將文件歸入案卷。

　　4.調整

　　仔細檢查歸卷的文件材料是否齊全，是否有重份文件或不需要立卷歸檔的文件;檢查案卷文件的聯(lián)系、保存價值及卷內(nèi)文件的數(shù)量，進行適當?shù)恼{整，最后確定組卷。

　　5.文件的排列、編號與編目

　　根據(jù)卷內(nèi)文件數(shù)量、來源、時間等情況，按時間、問題、作者、名稱、重要程度等進行文件排列。文件排好順序后，按照排列順序逐件編號。然后填寫卷內(nèi)文件目錄和備考表。

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