2015公路監(jiān)理師合同管理:檔案案卷構(gòu)成
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檔案案卷構(gòu)成及質(zhì)量要求
一、術(shù)語
(一)案卷:由互相聯(lián)系的若干文件材料組成的一種檔案保存單位。
(二)卷內(nèi)目錄:案卷內(nèi)登記文件材料及其排列次序的目錄。
(三)卷內(nèi)備考表:說明案卷內(nèi)文件材料狀況的表格。
(四)檔號(hào):由分類號(hào)和案卷號(hào)組成。
二、組卷及書寫要求
(一)公路工程竣工文件材料歸檔前,均需按要求由文件材料形成單位分別進(jìn)行整理組卷。
組卷應(yīng)遵循公路工程文件材料的自然形成規(guī)律和成套性原則,分類科學(xué),便于查找利用。
(二)案卷內(nèi)文件材料所反映的工程項(xiàng)目情況和有關(guān)管理活動(dòng)內(nèi)容,必須做到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。
(三)案卷內(nèi)文件材料書寫要工整,字跡、線條要清楚。
(四)案卷內(nèi)文件材料的制作和書寫材料,必須利于長(zhǎng)期保存。書寫材料必須用炭素墨水,禁止使用藍(lán)墨水、圓珠筆和鉛筆。凡由易褪色書寫材料制成的文件(如復(fù)寫、傳真件)應(yīng)復(fù)印保存。
(五)資料文件用紙統(tǒng)一采用!“ 型紙(210mm*279mm),圖紙規(guī)格除外。
(六)案卷內(nèi)不應(yīng)有重份文件,件內(nèi)不應(yīng)有重頁文件,但卷與卷之間相互有關(guān)聯(lián)的文件,在歸檔過程中允許有一定數(shù)量的重復(fù)。
三、卷內(nèi)文件的排列
(一)管理性文件按問題、重要程度排列。
(二)項(xiàng)目技術(shù)文件材料按本書有關(guān)章節(jié)的要求排列。
(三)設(shè)備文件按依據(jù)性、設(shè)備開箱驗(yàn)收、隨機(jī)圖樣、設(shè)備安裝調(diào)試和運(yùn)行維修等材料排列。
(四)竣工圖按里程、專業(yè)、圖號(hào)排列。
(五)卷內(nèi)文件一般文字材料在前,圖樣在后。
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