2015年二級(jí)秘書資格考試檔案按數(shù)字分類方法考點(diǎn)

　　【摘要】環(huán)球網(wǎng)校秘書資格頻道為大家提供“2015年二級(jí)秘書資格考試檔案按數(shù)字分類方法考點(diǎn)”，檔案按數(shù)字分類方法對(duì)秘書的工作十分重要，在考試中也多有涉及，請(qǐng)參加二級(jí)秘書資格考試考生詳細(xì)閱讀下文，學(xué)習(xí)檔案按數(shù)字分類方法的相關(guān)知識(shí)。

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　　按數(shù)字分類

　　案卷以數(shù)碼排列，每一份文件給定一個(gè)數(shù)碼。用索引卡或索引條可以查出某一數(shù)碼所代表的名字。所有索引卡按所標(biāo)名字的字母順序排列，集中放在索引卡抽屜里。當(dāng)需要查找某份文件時(shí)，先從索引卡抽屜中相應(yīng)的字頭下找出與文件相關(guān)的信息，從而得知該案卷的數(shù)碼，然后可以在適當(dāng)?shù)臋n案柜中找到標(biāo)有該數(shù)碼的案卷。

　　1、按十進(jìn)位制數(shù)碼編排分類

　　這是數(shù)字法的一種，經(jīng)常與按專題分類相結(jié)合。用于圖書分類的杜威十進(jìn)位制數(shù)碼法就是這種分類的一個(gè)很好的例子。操作起來(lái)比較簡(jiǎn)單，主要專題分別用某個(gè)整數(shù)表示。

　　當(dāng)該系統(tǒng)中需要新增立案卷時(shí)，通常把它歸入已立檔的某一項(xiàng)目，插在適當(dāng)?shù)奈恢?，然后編上小?shù)。這樣就可以不需要對(duì)已經(jīng)建立的系統(tǒng)進(jìn)行大的修改和變動(dòng)。

　　使用十進(jìn)位制數(shù)字排列法立卷，能較容易地根據(jù)文件上所編的案卷號(hào)得知該信件所屬域和該案卷在檔案柜中的位置。

　　2、 按日期排列分類、

　　這種方法操作十分簡(jiǎn)單，文件是按照用數(shù)字表示的文件日期的先后順序立卷的。按日期排列的方法雖然不作為一種基本系統(tǒng)來(lái)使用，但它一般是排列案卷內(nèi)文件順序的標(biāo)準(zhǔn)方法。

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