2016年秘書資格二級檔案的分類復習

更新時間：2016-07-26 14:51:23 來源：環(huán)球網校

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　　一、按字母排列的分類法(環(huán)球網校秘書資格頻道為您提供檔案的分類知識)

　　在這種分類法中，每一通訊人的名字立一個案卷，案卷嚴格按照字母順序排列。姓的第一個字母是指示該案卷在檔案柜中存放位置最初步的索引，如果要決定該卷的準確位置，姓氏第一個字母以后的字母是決定的因素。例如，CoffinThomas應該排在 Cryton Philip之后。

　　數量較少的、無須―一分別立卷的文件資料歸放在一起組成雜類卷，這類案卷也可以用字母表中的字母來標分，每一雜類卷的封面上應寫有該卷內裝放的文件資料的目錄。

　　1、按主題分類

　　文件的主題有時會取代作者成為歸檔的依據，最重要的主題名稱作為歸檔的首要因素，次要的主題作為第二個因素，依次類推。最基本的分類導片標示出各類文件的主要標題，這些標題都是與單位的某項業(yè)務相關的，如：廣告、運輸、獨家代理商、購置、管理等等。很多單位都有一定數量的文件資料適合按主題分類，這些主題通常是有關該業(yè)務部的總的管理以及該業(yè)務部與其分部、代理商、貿易聯系單位的關系等等。各主題之間的排列可以根據字母排列順序進行。按主題分類立檔的優(yōu)點是所有有關資料都集中存放，可以迅速、簡便地查閱。

　　2、按地區(qū)分類

　　在按地區(qū)分類法中，檔案是按其產生的省、市、地、縣等分類的，其基本原理與按主題分類的基本原理是相同的，只是在該法中，文件是按國名、省份、城市等名稱的字母順序排列的。這樣可以使有關地區(qū)的所有文件集中存放，然后再按其他問題分別立卷。運輸和出口業(yè)務部門、計劃部門和銷售部門最適合用這種方法保存文件。

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　　二、按數字分類(環(huán)球網校秘書資格頻道為您提供檔案的分類知識)

　　案卷以數碼排列，每一份文件給定一個數碼。用索引卡或索引條可以查出某一數碼所代表的名字。所有索引卡按所標名字的字母順序排列，集中放在索引卡抽屜里。當需要查找某份文件時，先從索引卡抽屜中相應的字頭下找出與文件相關的信息，從而得知該案卷的數碼，然后可以在適當的檔案柜中找到標有該數碼的案卷。

　　1、按十進位制數碼編排分類

　　這是數字法的一種，經常與按專題分類相結合。用于圖書分類的杜威十進位制數碼法就是這種分類的一個很好的例子。操作起來比較簡單，主要專題分別用某個整數表示。

　　當該系統中需要新增立案卷時，通常把它歸入已立檔的某一項目，插在適當的位置，然后編上小數。這樣就可以不需要對已經建立的系統進行大的修改和變動。

　　使用十進位制數字排列法立卷，能較容易地根據文件上所編的案卷號得知該信件所屬域和該案卷在檔案柜中的位置。