信息系統(tǒng)項目管理師新大綱范文之項目成本管理

【摘要】

2016年 7月，我參加了╳╳市物價局發(fā)起的“智慧物價”信息綜合管理平臺系統(tǒng)的建設工作，擔任承建方項目經理，該信息綜合管理平臺系統(tǒng)的主要功能有括價格監(jiān)測預警、價格應急監(jiān)測、價格監(jiān)督檢查、商品價格管理、價格認證管理、成本信息管理、價格信息發(fā)布、價格行政審批、價格調節(jié)基金監(jiān)管、 12358投訴舉報聯(lián)動、價格信息互動服務、收費管理、協(xié)同辦公平臺及物價門戶網站等 14個業(yè)務管理模塊，建設費用 780萬元，系統(tǒng)上線之前用單一系統(tǒng)來進行信息管理與業(yè)務處理，信息孤立、統(tǒng)計繁瑣、周期長，該項目于 2017年 6月通過了業(yè)主方的驗收上線運行后 ,贏得了用戶的一致好評，使項目獲得了圓滿成功。本文結合我的實際經驗 ,以該項目為例 ,討論了信息系統(tǒng)項目建設過程中的成本管理 ,主要從以下幾個方面進行了闡述 :規(guī)劃成本管理、成本估算、制定預算、控制成本等內容，有效提高了成本管理水平，滿足了項目干系人需求和期望。

【正文】

╳╳市“智慧物價”信息綜合管理平臺系統(tǒng)項目是在政府加強對市場物價調控能力的背景下于 2016年 7月由╳╳市物價局啟動的，我公司中標該項目，中標金額為 780萬元，其中軟件部分為 360萬元。本人在該項目中擔任項目經理，負責項目的全面管理。項目歷時一年于 2017年 6月通過客戶方的驗收。

該項目旨在建立一套集物價信息采集、分析、處理、發(fā)布于一體的系統(tǒng)，包括價格監(jiān)測預警、價格應急監(jiān)測、價格監(jiān)督檢查、商品價格管理、價格認證管理、成本信息管理、價格信息發(fā)布、價格行政審批、價格調節(jié)基金監(jiān)管、 12358投訴舉報聯(lián)動、價格信息互動服務、收費管理、協(xié)同辦公平臺及物價門戶網站等十四個子模塊，涵蓋了該單位的主要業(yè)務工作。系統(tǒng)采用 J2EE體系結構，可實現(xiàn) B/S、手機客戶端等多客戶端接入，開發(fā)環(huán)境采用 eclipse(Helios Service Release 1)，數(shù)據(jù)庫采用 Oracle11g。

由于該系統(tǒng)具有建設規(guī)模大(涵蓋物價部門幾乎所有業(yè)務)，建設時間緊(建設期限為一年)，涉及的干系人多(內部干系人包括項目組各類成員、公司領導和相關部門人員，外部干系人不僅包括市局各科室，也包括 12個區(qū)縣物價局的相關人員、運營商等)，參與的項目成員多(高峰時達到 60人，我將小組成員分為硬件集成部署組、數(shù)據(jù)中心組、軟件開發(fā)組、平臺測試組(四個小組)，采購的貨物眾多(網絡及安全設備、存儲設備、服務器、負載均衡、統(tǒng)一認證、虛擬化平臺、數(shù)據(jù)庫、觸摸屏、信息采集設備等)等特點，為了保證項目圓滿完成，我組建了強矩陣的項目組織結構，通過有效的項目管理，特別是出色的成本管理，帶領項目團隊全體成員經過奮戰(zhàn)獲得了良好的績效，取得了項目的成功。本文將圍繞該項目的成本管理進行重點討論。

一、規(guī)劃成本管理我們知道，項目成本管理就是對項目費用進行規(guī)劃、估算、預算和控制，從而保證項目能在批準的預算內完成各項工作。因此，為了保證項目能完成預定的目標，必須加強對項目實際發(fā)生成本的控制，因為一旦項目成本失控，就難以在預算內完成項目。而一旦預算超支，項目利潤就會減少甚至根本沒有利潤。而企業(yè)是以贏利為目的的，如果企業(yè)利潤很薄或沒有利潤，則企業(yè)的生存和發(fā)展無疑就會受到嚴重威脅。因此，對項目成本的有效管控是攸關企業(yè)生死的問題，非常重要。

鑒于此認識，項目一開始我就高度重視成本管理工作，謀定而動，從制定成本管理計劃開始，根據(jù)我對成本管理所需要的活動的理解，依據(jù)《項目工作說明書》和項目合同等文件，制定了成本管理計劃，包括成本管理的基本流程、成本估算的方法、預算編制的原則、成本控制的方法和流程，以及成本績效報告的格式和匯報頻率等。我們制定的成本管理的基本流程是：第一步，項目經理組織成本估算。第二步，高層審批估算，確定預算，項目經理按進度計劃分配預算形成成本基線。第三步，根據(jù)基線對成本進行控制。上述成本管理的三個過程相輔相成，既一環(huán)扣一環(huán)，又各有側重點，都很重要，任一過程都不能偏廢，都要做好，整個成本管理的工作才能做好，下面介紹我的具體做法：

二、成本估算

成本估算是指對完成項目各項活動所必須的各種資源的成本做出近似的估

算。在制定《項目范圍說明書》和《工作分解結構》的基礎上，結合風險識別和風險分析的成果，基于《項目活動清單》我們對項目的成本進行了估算。對于需要采購的設備和軟件我們根據(jù)投標時與廠商達成的采購價格計算，相對比較簡單，我們核算出的成本為 120萬元。而對于軟件開發(fā)部分，當初投標的時候，由于我公司在物價行業(yè)沒有做過項目，沒有先前開發(fā)的項目可以直接比較，結果是拿我公司在其它相近行業(yè)的項目來進行類比，估算出一個大致的開發(fā)成本，現(xiàn)在不能直接照搬，需要重新進行有根據(jù)的估算。我們知道，相對準確的項目成本估算是成本管理的基礎，非常重要，這是該項目我們遇到的一個較大挑戰(zhàn)。針對該項目的實際情況，我們最后采用了 IFPUG功能點分析法，根據(jù)軟件需求規(guī)格說明書及 IFPUG功能點分析法的操作規(guī)程，估算要開發(fā)系統(tǒng)的功能點數(shù)，再從每個功能點的功能類型和復雜度兩個維度，參考業(yè)界單功能點開發(fā)時長，測算出項目工作量。按照該方法，我們測算的項目軟件開發(fā)工作量為 275人月(該工作量通過了公司軟件開發(fā)工作量評審小組的評審)，人員平均工資按照財務部提供的數(shù)據(jù)為 8000元/人月，計算得出的成本為 220萬元。根據(jù)我們的工程經驗，結合本項目的風險特征，我們考慮了 10%的應急儲備金和 5%的管理儲備金，估算出軟件開發(fā)部分的總預算為 253萬元。項目的總成本就是軟件開發(fā)和采購部分的費用合計，為 373萬元，我們將最終的估算結果提交給評審小組進行評審，上報給公司領導審批。由于估算工作做得扎實，最后實際的成本僅僅超過了 4%。

三、制定預算

制定成本預算是將項目的成本估算分配到項目的各項具體工作上，以確定項目各項工作和活動的成本定額，制定項目成本控制標準，規(guī)定項目意外成本的劃分與使用規(guī)則的一項項目管理工作。由于成本估算工作做得比較細，評估依據(jù)也比較充分，預算順利通過了公司項目工作量評審小組的評審和領導的批準。之后我們根據(jù)項目進度計劃、采購計劃和項目資源日歷，并采用資金限制平衡等工具和技術對預算進行了分攤，逐項分攤到工作包中，并制定了工作包成本控制標準，在此基礎上再次將預算分攤到每個項目活動中，確定每一項預算的支出時間，最終形成項目時間點對應的項目累計支出，即成本基準，并描繪出了成本基準的 “S曲線”為日后的成本控制提供依據(jù)。由此可見，我們所進行的成本預算即是對成本估算的細化，又是為成本控制提供依據(jù)。當然，在項目的執(zhí)行過程中，我們根據(jù)項目的實際情況，對成本基準的“ S曲線”也進行過修正。

四、控制成本

控制成本是指項目組織為保證在變化的條件下實現(xiàn)其預算成本，按照事先擬定的計劃和標準，通過采用各種方法，對項目實施過程中發(fā)生的各種實際成本與計劃成本進行對比、檢查、監(jiān)督、引導和糾正，盡量使項目的實際成本控制在計劃和預算范圍內的管理過程。前面的計劃工作做好只是基礎，最終要看計劃的執(zhí)

行情況，這也是最能體現(xiàn)項目經歷管理能力的方面，這也是我在該項目中另一個

重要的挑戰(zhàn)。

在本項目中我們遵循下面的步驟進行成本控制工作：第一步，定期評估成本績效。第二步，根據(jù)評估結果確定成本控制措施。第三步，跟蹤成本控制措施的實施效果。第四步，調整和優(yōu)化成本控制措施。上述過程持續(xù)不斷地循環(huán)進行。在項目的執(zhí)行過程中，我們一般半月進行一次成本績效評估，采用項目績效報告等形式跟蹤項目進度和費用情況。報告績效時，我們采用掙值技術，每二周將 PV(計劃值)、 AC(實際值)和 EV(掙值)繪制成“ S曲線”，并根據(jù) PV、 AC和 EV及其它相關信息進行項目偏差分析和趨勢分析，根據(jù)偏差情況及時采取相應的成本控制措施，本項目我們采用過的成本控制措施有加班、調整人力資源、實施技能培訓和選用更高效的技術等。例如在項目進行到中期的時候，我們進行了一次績效測量， PV=200萬元， AC=190萬元， EV=180萬元，計算得出 SV=EV—PV=180—200=—20元， CV=EV—AC=180—190=—10萬元，由此得出進度落后，成本超支。為此我們采取了幾項措施，主要包括：向公司要求增派高效的人手，內部進行了幾期培訓，對活動安排進行了適當調整，增加活動進行的并行度等，取得了明顯的效果，一個月后，成本和進度都達到了計劃的要求。

當然，如果確屬成本基線制訂不夠合理，我們會通過變更控制流程申請對成本基線的變更，以保證成本基線始終對成本的控制具有指導作用，本項目我們共計進行了二次成本基線的變更。另外，對于一些重要的里程碑或階段，我們都會根據(jù)項目當前的績效，對完工估算進行預測，并寫入績效報告中及時通知干系人，以利于獲取他們的支持。

╳╳市“智慧物價”信息管理系統(tǒng)項目于 2017年 6月 20日全部上線并順利通過了用戶的驗收，在合同規(guī)定的日期前 10天左右圓滿完成了各項任務，至今已運行 5個多月的時間，運行狀況良好，得到用戶的一致好評。項目完成后，我們對項目的成本管理進行了認真回顧，我總結出信息系統(tǒng)項目成本管理應重點關注以下幾個方面：要有一套行之有效的流程來進行成本管理;要選用性價比最高的人力資源，要進行人員技能培訓，實現(xiàn)了人才和工作的最佳匹配，因為人員技能提高了，并把合適的人放在合適的崗位，這樣才能提高工作效率，從而降低成本;費用估算要科學和合理，估算依據(jù)要完整和可信，要充分考慮了風險;要采用合適的監(jiān)控手段和工具，監(jiān)控要到位，發(fā)現(xiàn)偏差時要采取合適的措施，要能在盡可能短的時間內解決。

然而，在本項目的成本管理方面，也存在一些不足和教訓，主要有：成本估算分類科目不夠全面，雖然我們將總成本分成了直接成本和間接成本，有些成本科目特別是間接成本的一些科目之前還是沒有預計到，例如公司內部分攤的一些稅金、額外福利等費用，導致實際費用有所超支;成本預算過程缺少歷史項目數(shù)據(jù)的參考，隨意性強，雖然也應用了 Project工具進行支持，但主要還是依靠人員過去的經驗，預算結果對人員的依賴性很強;在成本控制過程中采取的一些糾

偏措施不是很恰當，比如有時為了控制某個時間點上費用不超支而采用趕工，由

于管控不當導致了少量返工，浪費了原本可以節(jié)省的一些成本。

深刻地記住這些經驗，汲取其中的教訓，在以后的項目管理實踐中不斷改進，相信通過不懈的努力，我的信息系統(tǒng)項目管理能力一定可以得到不斷提高。