公路監(jiān)理工程師：施工合同信息管理

      1．合同信息管理的含義
　　施工合同管理是對工程承包合同的簽訂、履行、變更和解除等進(jìn)行籌劃和控制的過程。為了確保各方利益，保證合同的順利履行，必須重視合同信息管理工作，即對合同執(zhí)行過程中的各種信息進(jìn)行收集、整理、處理、存儲、傳遞和應(yīng)用，使有關(guān)部門和人員能及時準(zhǔn)確地獲取相應(yīng)的信息，便于及時作出有關(guān)決策。
施工合同信息管理的任務(wù)包括對有關(guān)施工合同信息進(jìn)行分類和編碼，確定合同信息收集與處理工作流程圖，確定信息管理任務(wù)分工表，確定各種報表和報告的內(nèi)容和格式，進(jìn)行合同信息的文檔管理，建立信息管理制度和文檔管理制度等。
      2．信息分類與編碼
      1、建設(shè)項目中的發(fā)包方與承包方是一種合同關(guān)系，雙方均應(yīng)該以合同為核心展開相關(guān)工作，而項目實施過程中的多數(shù)信息都是與合同有關(guān)的，如有關(guān)質(zhì)量、進(jìn)度和費用等的信息都是合同信息，設(shè)計變更、材料采購與供應(yīng)、有關(guān)試驗和檢驗報告等都與合同的履行有關(guān)。因此項目施工中的信息種類多，數(shù)量大，必須對其進(jìn)行分類和編碼，才能有效地進(jìn)行管理。
      一個項目有不同類型和不同用途的信息，可以從不同角度對其進(jìn)行分類，如可以按項目的分解結(jié)構(gòu)進(jìn)行分類，如子項目1、子項目2、子項目n等進(jìn)行信息分類；也可以按項目管理工作的任務(wù)進(jìn)行分類，如成本控制、進(jìn)度控制、質(zhì)量控制等進(jìn)行信息分類。
施工合同履行過程中可能產(chǎn)生的各種信息有：
●  補充簽訂的協(xié)議；
●  業(yè)主或工程師的工作指令、工程簽證、信件、會談紀(jì)要等；
●  各種變更指令、申請、變更記錄；
●  各種檢查驗收報告、鑒定報告；
●  施工中的各種記錄、施工日記等；
●  官方的各種批文、文件；
●  反映工程實施情況的各種報表、報告、圖片等。
　　為了有組織地存儲信息，方便信息檢索和加工整理，必須對施工項目的合同信息進(jìn)行編碼，如合同編碼，項目結(jié)構(gòu)編碼，函件編碼，進(jìn)度報告編碼，成本項編碼，等等。這些編碼可以為不同的用途而編制，如成本項編碼服務(wù)于成本控制。
　　但是有些編碼并不僅僅是對某一項管理工作而編制，如成本控制、進(jìn)度控制、質(zhì)量控制等都要用到項目的結(jié)構(gòu)編碼，因此，需要進(jìn)行編碼的組合。如某合同中某部位(或某子項目)的進(jìn)度信息可以用組合編碼的方式表示為：
合同號／項目結(jié)構(gòu)(部位或子項目)號／進(jìn)度類別信息號／流水號。
3．明確任務(wù)分工、責(zé)任分工
　　為保證信息管理任務(wù)的落實，必須從組織上予以保證，明確信息管理的人員、分工和責(zé)任，建立信息管理任務(wù)分工表和職能分工表，明確哪些信息由誰負(fù)責(zé)收集、誰負(fù)責(zé)處理、職能分工是什么等等。比如，文件的收發(fā)由某一專人負(fù)責(zé)，但不同文件的簽發(fā)權(quán)可能屬于不同的管理人員，而收到的質(zhì)量或費用的信息又可能由不同的管理人員處理，等等。因此，必須落實具體管理崗位和人員，并進(jìn)行任務(wù)分工和職能分工。
4．建立合同信息管理制度和文檔管理制度
　　要建立合同信息的采集、處理、存儲和應(yīng)用的工作制度，確定各種信息的處理工作流程，從制度上保證信息管理工作的有序、順暢。
　　對施工管理中的各種文檔，要建立文檔管理工作制度，對歸檔資料進(jìn)行分類、登記和編碼，建立合理的借閱制度和保密制度。

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