工程項目管理中的合同交底

　　合同是平等主體的自然人、法人和其它組織之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。建議項目合同管理就是為保證參與工程建設(shè)的合同雙方(業(yè)主與承包商、業(yè)主與監(jiān)理)全面地、有秩序地完成合同規(guī)定的責(zé)任和義務(wù)，行使合同賦予的合法權(quán)利所進行的一系列的管理活動。近年來，由于參與工程建設(shè)的各方缺乏合同管理人才，合同管理工作薄弱，技術(shù)管理人員合同管理意識不強，致使合同履行過程中的糾紛和違約現(xiàn)象時有發(fā)生，給合同當(dāng)事人造成了許多可避免或減少的經(jīng)濟損失。筆者在從事監(jiān)理工作中接觸了不少國內(nèi)一級、二級施工企業(yè)，以及同行監(jiān)理單位，發(fā)現(xiàn)很多單位在簽訂合同時，公司總部一級都很重視，但一旦合同簽訂后，對合同分析和合同交底往往不夠重視，甚至忽視了這項工作，合同簽訂與合同執(zhí)行脫節(jié)，致使合同往往被鎖在文件柜或項目負(fù)責(zé)人的抽屜內(nèi)，其它人員只知其相關(guān)工作職責(zé)，而對合同總體情況知之甚少，甚至完全不了解合同的具體內(nèi)容，給日后的合同糾紛目下的隱患。如中建某公司在福建某項目部的材料員因不熟悉合同，發(fā)生安裝材料采購不符合合同規(guī)定導(dǎo)致重大損失的事故，就是因為項目部缺乏合同管理人員并且項目負(fù)責(zé)人事先未進行嚴(yán)格的合同交底所造成。本文根據(jù)近年來從事合同管理的實踐和體會，闡述合同管理中合同交底的重要性、基本內(nèi)容和程序，以引起企業(yè)的重視，供合同管理人員參考。

　　一、合同交底的必要性

　　1.合同交底是項目部技術(shù)和管理人員了解合同、統(tǒng)一理解合同的需要。合同是當(dāng)事人正確履行義務(wù)、保護自身合法利益的依據(jù)。因此，項目部全體成員必須首先熟悉合同的全部內(nèi)容，并對合同條款有一個統(tǒng)一的理解和認(rèn)識，以避免不了解或?qū)贤斫獠灰恢聨砉ぷ魃系氖д`。由于項目部成員知識結(jié)構(gòu)和水平的差異，加之合同條款繁多，條款之間的聯(lián)系復(fù)雜，合同語言難以理解，因此難于保證每個成員都能吃透整個合同內(nèi)容和合同關(guān)系，這樣勢必影響其在遇到實際問題時處理辦法的有效性和正確性，影響合同的全面順利實施。因此，在合同簽訂后，合同管理人員對項目部全體成員進行合同交底是必要的，特別是合同工作范圍、合同條款的交叉點和理解的難點。

　　2.合同交底是規(guī)范項目部全體成員工作的需要。界定合同雙方當(dāng)事人(業(yè)主與監(jiān)理、業(yè)主與承包商)的權(quán)利義務(wù)界限，規(guī)范各項工程活動，提醒項目部全體成員注意執(zhí)行各項工程活動的依據(jù)和法律后果，以使在工程實施中進行有效的控制和處理，是合同交底的基本內(nèi)容之一，也是規(guī)范項目部工作所必須的。由于不同的公司對其所屬項目部成員的職責(zé)分工要求不盡一致，工作習(xí)慣和組織管理方法也不盡相同，但面對特定的項目，其工作都必須符合合同的基本要求和合同的特殊要求，必須用合同規(guī)范自己的工作。要達到這一點，合同交底也是必不可少的工作。通過交底，可以讓內(nèi)部成員進一步了解自己權(quán)利的界限和義務(wù)的范圍、工作的程序和法律后果，擺正自己在合同中的地位，有效防止由于權(quán)利義務(wù)的界限不清引起的內(nèi)部職責(zé)爭議和外部合同責(zé)任爭議的發(fā)生，提高合同管理的效率。

　　3.合同交底有利于發(fā)現(xiàn)合同問題，并利于合同風(fēng)險的事前控制。合同交底就是合同管理人員向項目部全體成員介紹合同意圖、合同關(guān)系、合同基本內(nèi)容、業(yè)務(wù)工作的合同約定和要求等內(nèi)容。它包括合同分析、合同交底、交底的對象提出問題、再分析、再交底的過程。因此，它有利于項目部成員領(lǐng)會意圖，集思廣益，思考并發(fā)現(xiàn)合同中的問題，如合同中可能隱藏著的各類風(fēng)險、合同中的矛盾條款、用詞含糊及界限不清條款等。合同交底可以避免因在工作過程中才發(fā)現(xiàn)問題帶來的措手不及和失控，同時也有利于調(diào)動全體項目成員完善合同風(fēng)險防范措施，提高他們合同風(fēng)險防范意識。

　　4.合同交底有利于提高項目部全體成員的合同意識，使合同管理的程序、制度及保證 體系落到實處。合同管理工作包括建立合同管理組織、保證體系、管理工作程序、工作制度等內(nèi)容，其中比較重要的是建立諸如合同文檔管理、合同跟蹤管理、合同變更管理、合同爭 議處理等工作制度，其執(zhí)行過程是一個隨實施情況變化的動態(tài)過程，也是全體項目成員有序參與實施的過程。每個人的工作都與合同能否按計劃執(zhí)行完成密切相關(guān)，因此項目部管理人員都必須有較強的合同意識，在工作中自覺地執(zhí)行合同管理的程序和制度，并采取積極的措施防止和減少工作失誤和偏差。為達到這一目標(biāo)，在合同實施前進行詳細的合同交底是必要的。

　　二、合同交底的程序

　　合同交底是公司合同簽訂人員和精通合同管理的老師向項目部成員陳述合同意圖、合同要點、合同執(zhí)行計劃的過程，通?？梢苑謱哟伟匆欢ǔ绦蜻M行。層次一般可分為三級，即公司向項目部負(fù)責(zé)人交底，項目部負(fù)責(zé)人向項目職能部門負(fù)責(zé)人交底，職能部門負(fù)責(zé)人向其所屬執(zhí)行人員交底。這三個層次的交底內(nèi)容和重點可根據(jù)被交底人的職責(zé)有所不同。筆者根據(jù)多年的實踐和研究，認(rèn)為按以下程序交底是有效可行的。

　　1.公司合同管理人員向項目負(fù)責(zé)人及項目合同管理人員進行合同交底，全面陳述合同背景、合同工作范圍、合同目標(biāo)、合同執(zhí)行要點及特殊情況處理，并解簽項目負(fù)責(zé)人及項目合同管理人員提出的問題，最后形成書面合同交底記錄。

　　2.項目負(fù)責(zé)人或由其委派的合同管理人員向項目部職能部門負(fù)責(zé)人進行合同交底，陳述合同基本情況、合同執(zhí)行計劃、各職能部門的執(zhí)行要點、合同風(fēng)險防范措施等，并解答各職能部門提出的問題，最后形成書面交底記錄。

　　3.各職能部門負(fù)責(zé)人向其所屬執(zhí)行人員進行合同交底，陳述合同基本情況、本部門的合同責(zé)任及執(zhí)行要點、合同風(fēng)險防范措施等，并答所屬人員提出的問題，最后形成書面交底記錄。

　　4.各部門將交底情況反饋給項目合同管理人員，由其對合同執(zhí)行計劃、合同管理程序、合同管理措施及風(fēng)險防范措施進行進一步修改完善，最后形成合同管理文件，下發(fā)各執(zhí)行人員，指導(dǎo)其活動。

　　合同交底是合同管理的一個重要環(huán)節(jié)，需要各級管理和技術(shù)人員在合同交底前，認(rèn)真閱讀合同，進行合同分析，發(fā)現(xiàn)合同問題，提出合理建議。避免走形式，以使合同管理有一個良好的開端。

　　三、合同交底的內(nèi)容

　　合同交底是以合同分析為基礎(chǔ)、以合同內(nèi)容為核心的交底工作，因此涉及到合同的全部內(nèi)容，特別是關(guān)系到合同能否順利實施的核心條款。合同交底的目的是將合同目標(biāo)和責(zé)任具體落實到各級人員的工程活動中，并指導(dǎo)管理及技術(shù)人員以合同作為行為準(zhǔn)則。合同交底一般包括以下主要內(nèi)容：

　　1.工程概況及合同工作范圍;

　　2.合同關(guān)系及合同涉及各方之間的權(quán)利、義務(wù)與責(zé)任;

　　3，合同工期控制總目標(biāo)及階段控制目標(biāo)，目標(biāo)控制的網(wǎng)絡(luò)表示及關(guān)鍵線路說明;

　　4.合同質(zhì)量控制目標(biāo)及合同規(guī)定執(zhí)行的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和驗收程序;

　　5.合同對本工程的材料、設(shè)備采購、驗收的規(guī)定;

　　6.投資及成本控制目標(biāo)，特別是合同價款的支付及調(diào)整的條件、方式和程序;

　　7.合同雙方爭議問題的處理方式、程序和要求;

　　8.合同雙方的違約責(zé)任;

　　9.索賠的機會和處理策略;

　　10.合同風(fēng)險的內(nèi)容及防范措施;

　　11. 合同進展文檔管理的要求。