監(jiān)理工作中的信息管理

　　我們生活在信息社會，信息是一切工作的基礎(chǔ)，也是人們生活是不可缺少的組成部份。沒有信息尤如是瞎子、聾子，無法判斷?？梢哉f沒有那一個人，那一個單位能離開信息而存在。信息科學(xué)已成為一門新興的獨立學(xué)科。信息管理是監(jiān)理工作中的兩管理之一，然而在監(jiān)理教材中對這方面介紹得還不多。本文試就信息科學(xué)在監(jiān)理工作中的運用作一點探討。

　　一、 信息科學(xué)的基本概念

　　1、 什么是信息

　　信息就是情況，有情況就有信息。

　　人們每時每刻都有在通過眼、耳、鼻、舌、身吸取來自外部和自身內(nèi)部的各種信息，并根據(jù)情況做出判斷，采取行動。人的大腦首先是一個信息處理中心，然后才是指揮中心。沒有信息，人也就無法生存。

　　情況的發(fā)生和存在，會產(chǎn)生聲、光、熱、電、波、氣味等，人們可以直接或間接接收到，感覺到，也就是得到了信息，就可以知道發(fā)生了什么情況。

　　9.11事件發(fā)生，在現(xiàn)場的人不僅親眼看了當(dāng)時的情況，還聽見了當(dāng)時的聲音，感覺到了當(dāng)時的熱氣，聞到當(dāng)時的氣味，這個人就是當(dāng)場接收到這一信息;他把這個強烈的印象記在頭腦中，就是儲存信息;如果他用照相機拍下當(dāng)時的照片，就是提取(也是儲存)信息;當(dāng)這個人向其他人講述所見、所聽、所聞時，他就是在傳播信息。如果他把這個信息公布于眾，任人取用，就是與他人共享信息。

　　有的情況發(fā)生時并沒有人看見，例如有的刑事案件，既沒有人看見，現(xiàn)場又被破壞，但信息是消滅不了的，人們?nèi)匀豢梢酝ㄟ^提取殘存的信息破案。

　　和人一樣，任何一個單位都有離不開信息。都要通過報表、統(tǒng)計、文電、檢查、詢問等各種渠道、各種方式接收和采集信息，然后才能做出判斷。然而我們又正處在一個信息爆炸的時代，如果對信息不能作科學(xué)的處理，同樣無法得出正確的判斷。

　　2、信息的接收、提取、采集、傳播、儲存、共享。

　　1)人具有非常發(fā)達(dá)完美的信息系統(tǒng)，我們每時每刻都在自動地接收來自自身和外部的各種信息。我們每天看到的、聽到的、聞到的、嘗到的、摸到的不知有多少，由于我們的大腦有自動過濾功能，所以我們實際記住的信息很少，只有給我們以強列刺激的信息才會在大腦留下印象。同時我們的大腦還具有自動刪除功能，對我們無關(guān)緊要、長期不用的信息會自動刪除。而且這種刪除是逐漸的過程，先是淡化，最終才是完全忘記。所以我們對正在淡忘信息有時可以通過回憶找回。

　　被動接收的信息大多是無效信息，人的大腦必須隨時過濾和刪除無效信息，才能保證有效儲存空間。

　　2)人們當(dāng)然不能滿足于被動接收的信息，因此就主動地去捕捉、采集信息。一開始人類只能靠自身的條件在活動的范圍內(nèi)親身去看、聽、摸、嘗、聞。例如中醫(yī)傳統(tǒng)用“望、聞、問、切”來提取信息，沒有相當(dāng)?shù)慕?jīng)驗很難做出正確的判斷。

　　隨著科學(xué)的進(jìn)步，人類獲取信息的范圍正在無限擴展。現(xiàn)在人們已經(jīng)可以從外太空捕獲信息;到物質(zhì)內(nèi)部、人體內(nèi)部、細(xì)胞內(nèi)部提取信息;從人類社會到動物世界，從陸地到海洋，從天上到地殼深處，人們在到處捕捉、采集信息。

　　與此同時，人類獲取信息的能力也越來越大，可以通各種儀器設(shè)備和各種手段來捕獲、提取信息。衛(wèi)星、飛船、天文望遠(yuǎn)鏡可能看到外太空;電子顯微鏡可以看到物質(zhì)內(nèi)部;醫(yī)生采用CT、化驗可以提取過去無法了解的信息;刑偵人員用先進(jìn)的手段可以提取DNA，指紋、肉眼看不見的痕跡;過去無法提取的隱含信息正在被一一解讀。社會出現(xiàn)了專門捕捉信息的人，如記者、間諜、偵探，他們的手段也越來越離奇，針孔攝像機、電子竊聽器、電子監(jiān)控系統(tǒng)等等無奇不有。

　　3)人類主動捕獲、采集的信息不再是為了個人，而是為了和社會或集團(tuán)共享，因此信息首先必須進(jìn)行記錄、儲存。一開始人類只能將信息記在腦子里，但人腦的記憶并不可靠，很容易忘記，后來人們?yōu)榱税l(fā)明了結(jié)繩記事，然后又發(fā)明了文字，記錄和儲存的信息量和可靠度大為增加。當(dāng)今科技已發(fā)展到能用多媒體技術(shù)記錄、儲存信息，不僅信息量大，真實度高、保存方便、而且傳播極快。

　　4) 人們一開始用口頭傳遞信息，范圍有限。當(dāng)年馬拉松跑了42公里多，就是為了傳達(dá)一個勝利的信息，結(jié)果力竭而死?？陬^傳遞可靠性也極差。我們都知道，一句話通過十個人傳遞，意思可能就全變了。人們以后發(fā)明了簡單的信號傳遞，如手勢、狼煙、旗語、擊鼓、鳴金等，但傳遞的距離有限，內(nèi)容不夠完整，信息量很小，及時性差，而且保密性差。信函雖然能傳遞一定數(shù)量和較準(zhǔn)確的信息，但信息量、可靠性和時間性還是很差。后來人們發(fā)明了電報、電話、電傳、現(xiàn)在又有了電視、多媒體等電子技術(shù)，從傳送文字到傳送聲音;從傳送靜止圖像到傳送活動畫面;現(xiàn)在采用電子技術(shù)來傳播信息，具有即時性，即可以現(xiàn)場直播;準(zhǔn)確性，可做到基本不失真，全面性，可同步傳遞聲音和圖像，并且向著氣味、味道、觸覺的傳遞發(fā)展?，F(xiàn)代電子技術(shù)使信息即時捕獲、采集和大量、長期保存成了可能，傳播的速度、范圍達(dá)到空前的水平，在現(xiàn)實生活中，通過電視、電話、電傳、電子郵件等傳遞信息已經(jīng)大大改變了這個世界，極大地滿足了我們工作和生活的需要。只可惜我們往往來不及具備使用這些現(xiàn)代化手段的能力。

　　5)現(xiàn)代信息傳播已從一對一傳遞發(fā)展到通訊衛(wèi)星覆蓋全球。多媒體網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)了全球信息共享。如果我們不會、不去利用這一信息資源，無疑要在世界競爭中落伍。

　　3、信息的種類

　　1) 在我們周圍有無數(shù)的信息，但我們只對與自己有關(guān)的信息感興趣。例如全世界每天不知誕生多少小孩，但只有日本皇太子的太太生了小孩成為在全世界傳播信息。如果是我們自己生了小孩，沒有必要也沒有可能讓大家都知道，但自己的父母親人還是要告訴的。這就是公眾信息和私人信息的區(qū)別。

　　2)有些信息是可預(yù)料之中的，如中國香港回歸、我國加入WTOT等。對預(yù)料之中的信息傳媒可以事先做好傳播的準(zhǔn)備，屆時在現(xiàn)場即時轉(zhuǎn)播，人們可在第一時間接收這類信息。有些信息是意料之外的，如9，11事件等，這些信息從發(fā)生到獲取、傳播會有一個過程，人們不一定能在第一時間得到全面可靠的信息。

　　3) 完整信息和破碎信息。有的信息內(nèi)容完整，能表達(dá)完整的意思;而有的信息支離破碎，不能完整地說明一個表況。人們需要進(jìn)行分析推理來找出信息中所包含的內(nèi)容。絕對完整的信息是沒有的，只有相對完整的信息?，F(xiàn)代社會要求企業(yè)單位盡可能保存完整的信息。

　　4)原始信息和殘留信息。情況發(fā)生時提取的信息是始信息，沒有被破壞的現(xiàn)場也留有原始信息，而被破壞的現(xiàn)就只能去找殘留信息。古代留下的文物、化石都帶有殘留信息，一般也都是破碎信息，需要人們?nèi)テ谱g。

　　5)表面信息和隱含信息。例如一封信，信的內(nèi)容是表面信息，但信中的文字、書法、紙張、墨跡、手印等還帶有很多信息，專門人員可根據(jù)這些隱含信息了解更多的情況。刑事偵察人員可以根據(jù)一個腳印的信息判斷出這個人的性別、身高、體重等等;考古人員也可以根據(jù)破碎的文物、化石推斷出許多當(dāng)時的情況。有經(jīng)驗的人可以從看似無關(guān)的信息中發(fā)現(xiàn)有用的線索。

　　6)公開信息和秘密信息。有的信息想讓知道的人越多越好，因此要通過廣告、媒體來廣為傳播;而有的信息只能讓有關(guān)的人知道，所以要采取保密措施以防被人竊取。

　　7)確實信息和虛假信息。有的信息是真實可信的，而有的信息則是虛假。虛假信息有的是無意造成的，有的是有意制造的。例如很多讓你發(fā)財?shù)男畔?，多半是假的。因此對信息要進(jìn)行處理、辨別。信息戰(zhàn)就是千方百計獲取對方信息，同時不讓對方得到確實的信息，而用大量虛假信息來干擾對方的判斷。

　　8) 最新信息和陳舊信息。新的情況產(chǎn)生新的信息，每時每刻都在發(fā)生，又很快變成陳舊信息。但陳舊信息(例如檔案)對社會活動也有重要意義。

　　4、信息的價值和利用。

　　9.11事件讓舉世震驚，這種全世界都想知道的信息當(dāng)然很有新聞價值;有的信息只對某些人有價值，如有的信息能使大案告破，有的信息能讓企業(yè)起死回生，等等。有的信息當(dāng)時也許沒有什么用，但若干年后則會顯示出其價值。因此信息的價值往往是不可估量的。

　　任何工作都離不開信息。要利用信息首先就必須捕獲、采集信息?，F(xiàn)代企業(yè)必須學(xué)會使用社會公共的和商業(yè)的信息網(wǎng)絡(luò)，也應(yīng)建立自己的信息系統(tǒng)，并作為自己的生命線。除此之外，還要對大量的信息進(jìn)地科學(xué)的管理。例如要儲存首先要分類，要調(diào)用就要檢索，等等。這就需要一個科學(xué)完備的信息管理系統(tǒng)。然而我國很多企業(yè)在這方面做得很差，有的甚至是空白，這就很難適應(yīng)加入WTO后的競爭形勢。

　　要出遠(yuǎn)門了，我們不免要看看天氣預(yù)報，這就是信息的利用;軍事家在作戰(zhàn)前無不千方百計進(jìn)行偵察，并綜合敵我雙方態(tài)勢進(jìn)行判斷。這也是在利用信息;而我們的企業(yè)家往往在信息不靈，情況不明的情況下貿(mào)然行動，很少自覺主動地去利用信息資源，也很少有企業(yè)家在建立信息機制上舍得加大投入。商場如戰(zhàn)場，不會利用信息是很難有所作為的。

　　二、監(jiān)理工作與信息管理

　　(一)信息在監(jiān)理工作中的作用

　　任何工作都離不開信息，監(jiān)理工作當(dāng)然也不例外。本文不討論信息對監(jiān)理企業(yè)經(jīng)營活動的意義。而只討論信息對監(jiān)理業(yè)務(wù)工作的意義。

　　由于監(jiān)理工作是間接管理，不是直接動手進(jìn)行施工，因此不掌握工程的信息就無法開展工作。故信息對監(jiān)理工期作來說有著極為重要的意義。如果沒有建材料的檢驗報告、測試報告等信息，監(jiān)理工程師憑什么簽字認(rèn)可?沒有施工驗收記錄、試件檢測報告等信息，總監(jiān)又憑什么簽字驗收?可以說監(jiān)理的工作就是建立在信息的基礎(chǔ)上的，沒有信息，監(jiān)理工作就無法進(jìn)行。

　　(二)監(jiān)理工作需要那些信息?

　　簡單地說，凡是有可能影響到本工程進(jìn)展的信息，都應(yīng)當(dāng)掌握。那么大的工地，那么多的情況，“劉姥姥進(jìn)大觀園”，從何著手呢?這就要對信息進(jìn)進(jìn)行分類和管理。

　　首先，我們把信息分成開工前和開工后兩部份，而開工前的信息是基礎(chǔ)信息，以后產(chǎn)生的信息只不過是基礎(chǔ)信息的變化和發(fā)展。

　　第一部份，開工前的信息

　　開工前信息又分以下幾個方面：

　　一、建設(shè)單位(甲方)方面：

　　1，甲方機構(gòu)情況。如機構(gòu)設(shè)置情況、單位負(fù)責(zé)人、工程管理機構(gòu)及相關(guān)機構(gòu)負(fù)責(zé)人、工地代表，甲方單位辦事的規(guī)矩和程序等等。了解這些是為了和甲方及時聯(lián)系、溝通和辦理相關(guān)手續(xù)的方便;

　　2，項目情況。如建設(shè)性質(zhì)、規(guī)模、以及項目成立和開工前的必備手續(xù)情況。如果甲方手續(xù)不全，必然會影響工程的順利進(jìn)行;

　　3，建設(shè)場地情況。建設(shè)場地由甲方提供，是工程建設(shè)的戴體，包括多項必備條件：

　　如：征地拆遷是否完成?是否有后遺癥?相鄰關(guān)系是否處理完畢?坐標(biāo)點、水準(zhǔn)點是否提供準(zhǔn)確、有效?場地邊界四至是否標(biāo)定明確?施工用水、用電的接口和容量?外接道路、通訊是否落實?空中、地面是否有障礙物?地質(zhì)勘探資料是否提供?是否有災(zāi)害性地質(zhì)構(gòu)造?是否有地下管線、地下建筑物或地下文物?等等。

　　4，圖紙情況。圖紙一般是甲方提供的，應(yīng)了解開工前已供圖紙種類、數(shù)量，是否經(jīng)有權(quán)部門審批?是否已進(jìn)行交底?設(shè)計代表是否到位?有無設(shè)計修改和材料代用?未到圖紙是否影響開工和連續(xù)施工?等;

　　5，甲供材料、設(shè)備。有無清單?開工前已到貨的品種、數(shù)量以及驗收、入庫情況;未到物資對開工有無影響?等等;

　　6，工程款支付情況。開工前是否支付、支付了多少預(yù)付款?是否有墊資情況?等等。

　　以上情況大多在甲方的招標(biāo)文件中已經(jīng)提供，只須摘錄并與現(xiàn)場情況加以核對即可。只有不足部份的須作一些補充。

　　二、施工單位(乙方)情況。

　　1，施工單位機構(gòu)情況。包括單位機構(gòu)組成情況、資質(zhì)情況、單位負(fù)責(zé)人、項目經(jīng)理、質(zhì)量、安全、造價和相關(guān)機構(gòu)負(fù)責(zé)人和工地負(fù)責(zé)人，企業(yè)的辦事程序、質(zhì)量、安全管理章制度，是否有轉(zhuǎn)包、分包?開工前所必須的有關(guān)手續(xù)是否齊備?等等;

　　2，施工計劃、現(xiàn)場施工總平面布置面圖;

　　3，已進(jìn)場人員情況。技術(shù)人員、各工種施工人員的數(shù)量、資質(zhì)、上崗證情況，特別要注意工地質(zhì)檢員、安全員、預(yù)算員、材料員的情況;

　　4，開工前已進(jìn)場機械設(shè)備。品種、規(guī)格、型號、數(shù)量，有無合格證?有無年檢?現(xiàn)場有無計量、試驗設(shè)備?等等;

　　5，開工前已進(jìn)場材料、構(gòu)配件。品種、規(guī)格、數(shù)量，有無產(chǎn)品合格證書?堆場、倉庫是否符合標(biāo)準(zhǔn)?等等;

　　6，開工前場地準(zhǔn)確情況。各種臨時設(shè)施(包括臨時生活設(shè)施)是否架設(shè)完畢?水、電是否到位?道路是否開通?障礙是否清除?是否有臨時用地?臨時占道?是否已經(jīng)放線并經(jīng)過核驗批準(zhǔn)?

　　7，環(huán)保、衛(wèi)生、消防措施是否落實?

　　8，開工前是否通過了安全質(zhì)量部門檢查?

　　以上情況大部分在施工組織設(shè)計中已有，只須摘錄并與現(xiàn)場情況加以核對即可，不全的部分須加以補充。

　　三、其他情況

　　有無影響開工的氣象、社會因素等。

　　第二部份，開工后施工過程的信息，應(yīng)當(dāng)每天進(jìn)行采集和記錄，具體應(yīng)反映在監(jiān)理日志上。有條件或有必要時應(yīng)攝影或錄像。

　　有了第一部份的基礎(chǔ)信息，第二部份就簡單了，同樣可分成三個方面：

　　1，建設(shè)單位方面。第一部份情況有無變化?有無因甲方原因停電、停水?有無因征地拆遷、相鄰關(guān)系影響施工情況?當(dāng)天是否有圖紙?zhí)峤?是否有圖紙交底?是否有甲供材料、設(shè)備到貨?品種、數(shù)量和驗收、入庫情況?是否有工程款撥付?等等;

　　2，施工單位方面。與第一部份各項進(jìn)行對照檢查，看當(dāng)天有無人員進(jìn)、退場?有無機械設(shè)備進(jìn)退、場?當(dāng)天進(jìn)場多少材料、構(gòu)配件?當(dāng)天使用多少材料?當(dāng)天施工的部位和內(nèi)容?當(dāng)天完成多少工程量(如多開挖少土方，澆筑多少方混凝土等)?預(yù)定的施工計劃是否完成?當(dāng)天施工過程的描述(如采用何種工藝流程或工法，有無停工待料、有無人力或機械設(shè)備不足?何時何部位用何種方法取樣，質(zhì)量印象如何等)，有無異常情況發(fā)生?當(dāng)天有無驗收項目?結(jié)果如何?等等。

　　3，其他方面。是指既不屬甲方又不屬于乙方的情況。如自然氣象情況：晴雨、風(fēng)力、溫度、濕度以及輻射、粉塵等可能影響施工和質(zhì)量的情況;有無影響施工的災(zāi)害性氣候出現(xiàn)?有無影響施工的特殊地質(zhì)情況?有無影響施工的社會原因(如社會上的停電、停水、交通阻斷等)。

　　(三)信息的應(yīng)用。

　　如果以上信息能全面掌握，對“三控制”就有了控制的把握。因為信息網(wǎng)已經(jīng)張開，好像如來佛的大手，影響工程施工的因素已經(jīng)跑不掉了。

　　一，開工前控制。如果不具備基本的開工條件，一旦開了工，以后局面就很難收拾。有了上面開工前的基本信息，能不能開工就一目了然。需要從那些方面加以整改也清清楚楚。如果在明知不具備條件的情況下，誰要是強行開工，那是要負(fù)法律責(zé)任的。監(jiān)理掌握了這些基本信息，心中就有了底，就可以理直氣壯，有理有據(jù)地提出監(jiān)理意見。把好了開工這個關(guān)口，對以后監(jiān)理工作就開創(chuàng)了有利的局面。

　　二，施工過程中的控制。如果施工日志對第二部份信息記錄得全面真實，那么監(jiān)理工作就取得了完全的主動。在施工計劃橫道圖上取當(dāng)天的斷面，可以看出施工進(jìn)度是否落后，與已有信息一對照，馬上就可以看出問題出在那里。我們可以讓施工單位來自己說，有沒有甲方和外部因素的原因?如果有，是什么?如果沒有，那就是你施單位的原因。因為不可能再有其他原因了。而施工單位無非還是人、機、料這三個方面的問題。如果給它們指出，施工單位自己還不采取措施，那它要承擔(dān)違約責(zé)任，如果責(zé)令其整改、停工，也就有根有據(jù)。

　　(四)信息管理系統(tǒng)對監(jiān)理工作的意義

　　1， 明確了現(xiàn)場監(jiān)理人員的工作內(nèi)容和要求，主要就是采集信息，記好監(jiān)理日志。這項工作只要交待清楚，一般監(jiān)理員就能勝任。這樣現(xiàn)場平時就可以由監(jiān)理員值班即可，可以改變現(xiàn)場人浮于事的局面;

　　2， 有利于事前控制。任何情況的出現(xiàn)，總是要有一定的條件。如果不利的條件已經(jīng)具備，那么不良的后果就必然會產(chǎn)生。如果我們對可能影響工程建設(shè)的各種因素都考慮到了，就可以事先采取必要的措施，不讓不利的條件產(chǎn)生。

　　3，監(jiān)理人員得到合理的分工，現(xiàn)場監(jiān)理員、監(jiān)理工程師、總監(jiān)分開層次，各負(fù)其責(zé)，便于規(guī)范各級監(jiān)理人員的行為。

　　4，提高監(jiān)理工作的質(zhì)量。改善監(jiān)理人員形象。

　　5，節(jié)省監(jiān)理成本，提高企業(yè)效益。

　　6，便于完善監(jiān)理企業(yè)管理，加強對現(xiàn)場人員的控制。

　　7，便于實現(xiàn)電腦記錄、儲存和聯(lián)網(wǎng)控制、信息共享。

　　8，保證了監(jiān)理資料完整、可靠。

　　結(jié)語

　　監(jiān)理工作必須重視信息，信息科學(xué)也是監(jiān)理人員必備識之一。建立信息管理系統(tǒng)，采用現(xiàn)代化信息手段，這是監(jiān)理單位的必由之路

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