2013年三級秘書資格基礎(chǔ)知識：會(huì)前籌備

　　一、會(huì)議籌備方案的內(nèi)容：

　　1、確定會(huì)議的主題和議題。2、確定會(huì)議的名稱。3、確定會(huì)議的議程。4、確定會(huì)議的時(shí)間和地點(diǎn)。5、確定會(huì)議所需設(shè)備和工具，要滿足會(huì)議的需要。6、確定會(huì)議文件的范圍，并做好印制或復(fù)制工作。7、確定與會(huì)代表的組成。8、確定會(huì)議住宿和餐飲安排。10、確定會(huì)議的籌備機(jī)構(gòu)。

　　二、會(huì)議籌備方案的作用：1、確保會(huì)議的周密組織。2、確保會(huì)議服務(wù)質(zhì)量和溝通協(xié)調(diào)到位。3、確保領(lǐng)導(dǎo)的意圖得以貫徹執(zhí)行。

　　三、遠(yuǎn)程會(huì)議籌備方案的優(yōu)點(diǎn)：1、節(jié)省時(shí)間和金錢。2、與電話服務(wù)機(jī)構(gòu)商定使用錄音帶的形式做永久的記錄。3、交流更加直接與簡短。

　　四、會(huì)務(wù)機(jī)構(gòu)分工的要求：1、根據(jù)會(huì)議的規(guī)模和類型組織人員隊(duì)伍。2、分工明確，責(zé)任到人。3、加強(qiáng)協(xié)調(diào)，定期溝通。

　　五、會(huì)前準(zhǔn)備工作的基本要求：充分，周密，安全。

　　六、會(huì)議座位安排的方法：1、較大型會(huì)場的座次安排：大小方形和半圓形。2、中小型會(huì)議的座次安排：方拱形，半月形，橢圓形，圓形，長方形和T字形。

　　七、會(huì)務(wù)籌備情況檢查的主要內(nèi)容：1、會(huì)議準(zhǔn)備是否充分(會(huì)期、人員、規(guī)模)2、能否排除各種干擾。3、環(huán)境條件與用品準(zhǔn)備。4、文件材料的準(zhǔn)備。5、會(huì)場布置情況。6、會(huì)議保衛(wèi)工作。7、其它內(nèi)容。

　　八、會(huì)務(wù)籌備情況檢查結(jié)果的形式：1、書面形式。2、口頭形式?！?、協(xié)調(diào)會(huì)形式。

　　九、會(huì)議文件的類型：1、立項(xiàng)方面。2、籌備工作方面。3、會(huì)議內(nèi)容方面。4、會(huì)議宣傳報(bào)道方面。5、會(huì)議管理與服務(wù)方面。6、不同載體的信息材料。7、各種形式的文件材料(指導(dǎo)，主題，程序，參考，管理，成果，宣傳，傳達(dá)文書)

　　十、會(huì)議文件審核的方法：對校法，折校法，讀校法。

　　十一、會(huì)議文件審核的程序： 自審，初審，會(huì)審，終審。

　　十二、與領(lǐng)導(dǎo)溝通會(huì)議有關(guān)事宜的意義：1、提高效率2、協(xié)調(diào)整體3、各自發(fā)揮作用。

　　十三、與領(lǐng)導(dǎo)溝通會(huì)議有關(guān)事宜的原則：時(shí)間性，及時(shí)性，全面性原則。

　　十四、與領(lǐng)導(dǎo)溝通會(huì)議有關(guān)事宜的方法：1、定期提交報(bào)告。2、由會(huì)議負(fù)責(zé)人定期口頭匯報(bào)3、領(lǐng)導(dǎo)親自參加。4、其它途徑

　　十五、分配會(huì)議組織與服務(wù)工作應(yīng)考慮的因素：1、成員經(jīng)驗(yàn)2、承擔(dān)的工作總量3、統(tǒng)籌分配4、會(huì)議成員的特長愛好5、合理公平分配6靈活實(shí)施

　　十六、會(huì)議應(yīng)急方案的內(nèi)容：1、可能出現(xiàn)的問題(人員，場地，設(shè)備，資料，健康與安全，行為)2、出現(xiàn)問題時(shí)負(fù)責(zé)解決的會(huì)議工作人員)

　　十七、會(huì)議應(yīng)急方案特點(diǎn)：有的放矢，預(yù)防為主，留有余地

　　十八、會(huì)議應(yīng)急方案實(shí)施的原則：1、思想上充分重視。2、人才物方面措施到位。3、堅(jiān)持定期檢查。

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