2013年秘書資格考試秘書學(xué)復(fù)習(xí)（57）

　　七、秘書信息工作的程序

　　(一)信息工作的程序：收集

　　1、信息收集特點(diǎn)

　　⑴領(lǐng)導(dǎo)者要求秘書人員提供的信息資料大多帶有全局性、方向性、綜合性，與社會(huì)組織的整體發(fā)展情況大局有關(guān)。

　?、埔獮樽儞Q著的中心工作與臨時(shí)索要等突發(fā)性任務(wù)做好準(zhǔn)備。

　　⑶收集儲(chǔ)存的信息資料大多具有較長時(shí)期的使用價(jià)值，如起草文件，常常要翻閱過去相關(guān)的文件，以求保持政策的連續(xù)性;說明問題或預(yù)測未來對(duì)常查找過去的資料。

　　2、秘書收集信息的渠道：

　　A、大眾傳媒

　　B、圖書館

　　C、數(shù)據(jù)庫

　　D、貿(mào)易交流

　　E、信息機(jī)構(gòu)

　　F、關(guān)系渠道

　　G、調(diào)查渠道

　　3、秘書收集資料的常用方法

　　(1) 觀察法

　　優(yōu)點(diǎn)：

　　A、適用于對(duì)環(huán)境、人物、事件實(shí)際狀況的了解

　　B、獲得第一手資料

　　C、方法簡單

　　缺點(diǎn)：

　　A、不易收集到深層次信息

　　B、獲得的信息量有限

　　C、效果受秘書觀察能力的影響

　　(2) 閱讀法

　　優(yōu)點(diǎn)：

　　A、獲取信息方便

　　B、獲得信息量大、適用性強(qiáng)

　　C、能全面提供工作需要的參考信息

　　缺點(diǎn)：

　　A、報(bào)刊雜志的信息來源多、信息可能失真、有雜質(zhì)

　　B、需要從其它渠道驗(yàn)證判斷信息的真實(shí)性

　　⑶ 詢問法

　　優(yōu)點(diǎn)：

　　A、應(yīng)用靈活

　　B、 直接交流

　　C、能獲得大量有價(jià)值的信息

　　缺點(diǎn)：

　　A、要求秘書具有一定素質(zhì)和能力，能很好地運(yùn)用詢問技巧

　　B、費(fèi)用較高、時(shí)間較長、規(guī)模小

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