2014年三級(jí)秘書資格辦公環(huán)境管理復(fù)習(xí)：選擇辦公模式

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　　選擇辦公模式

　　辦公模式 指的是組織中的員工用什么方式去工作。傳統(tǒng)的工作模式也在迅速地發(fā)生著變化，由此產(chǎn)生了新的工作模式。

　　1.辦公模式的類型

　　(1)在家工作模式。

　　優(yōu)點(diǎn)： 根據(jù)工作的性質(zhì)和內(nèi)容，一些員工可安排在家工作。采取這種模式，主要是為解決辦公場(chǎng)所的擁擠，交通上的耗時(shí)等問題?，F(xiàn)在在家工作的人員數(shù)越來(lái)越多，已經(jīng)成為許多組織認(rèn)可的工作模式。

　　適用性：科研人員和不需要與其他員工、客戶接觸的人員適合采取這種工作模式。

　　管理辦法：

　　1)在家工作的人員可以在電子工作日志上記錄自己的工作時(shí)間、工作情況以使組織掌握工作進(jìn)度，監(jiān)督工作質(zhì)量。

　　2)規(guī)定在家工作人員定期去單位參加會(huì)議和活動(dòng)(如每周1---2次)。

　　3)通過(guò)電話、網(wǎng)絡(luò)保持在家工作人員與領(lǐng)導(dǎo)的溝通。

　　(2)彈性時(shí)間工作模式。

　　彈性時(shí)間工作模式適用于某些不經(jīng)常與外界及客戶接觸的部門，有些部門必須保持正常的上班時(shí)間。

　　管理辦法：

　　1)先由每名員工申報(bào)自己選擇的工作時(shí)間，再根據(jù)單位的工作，統(tǒng)一協(xié)調(diào)，保證每個(gè)時(shí)間段有足夠的人員。

　　2)在協(xié)調(diào)時(shí)注意節(jié)假日前夕和周末人員的配置，防止出現(xiàn)無(wú)人現(xiàn)象。

　　3)做好每名員工的出勤記錄和工時(shí)記載，可以采用手工簽到、刷卡、機(jī)器計(jì)時(shí)等方法。

　　4)加強(qiáng)對(duì)員工工作的監(jiān)督，保證工作的順利進(jìn)行和工作質(zhì)量。

　　(3)兼職工作模式。

　　適用性： 兼職工作模式適用于有一定專業(yè)的技術(shù)人員，有利于充分發(fā)揮其特長(zhǎng)，如會(huì)計(jì)人員，可以同時(shí)為幾家單位處理和管理財(cái)務(wù)。

　　管理辦法：

　　1)明確與兼職人員訂立合同的條款，特別是任務(wù)、報(bào)酬等，防止發(fā)生矛盾。

　　2)加強(qiáng)對(duì)兼職人員的監(jiān)督與控制，如要求他們定期做匯報(bào)等。

　　3)管理人員要熟悉兼職工作的任務(wù)，防止兼職結(jié)束后，該項(xiàng)工作失去連續(xù)性。

　　(4)定期合同制工作模式。

　　優(yōu)點(diǎn)： 由于單位無(wú)須為合同制或承包人員承擔(dān)社會(huì)保險(xiǎn)，有些任務(wù)又可在單位外部完成，節(jié)省辦公室空間和費(fèi)用，因此，被許多單位所采用。

　　適用性：

　　定期合同制工作模式適用于有一定專業(yè)技術(shù)或有承擔(dān)某項(xiàng)特定任務(wù)能力的人員。

　　定期合同制工作模式的管理辦法：

　　1)簽訂好合同，明確承包人的權(quán)利、義務(wù)。

　　2)加強(qiáng)對(duì)承包人的監(jiān)控，可以采用在承包期內(nèi)不定期地進(jìn)行抽查，以保證工作質(zhì)量。

　　(5)交叉工作模式。

　　交叉工作模式是指由兩人共同承擔(dān)一項(xiàng)工作，每人工作一部分

　　通常情況是，每人工作半周，也可夜班、白班互相交替，如出租汽車司機(jī)。

　　交叉工作模式的管理辦法：

　　1)加強(qiáng)對(duì)交接班的管理，交接是最容易出現(xiàn)問題的環(huán)節(jié)。

　　2)注意選擇關(guān)系較為融洽的兩個(gè)人交叉工作，有利于任務(wù)的完成。

　　(6)遠(yuǎn)程工作模式。

　　適用性：遠(yuǎn)程工作模式適應(yīng)于與客戶不經(jīng)常打交道的工作人員采用。

　　管理辦法：

　　1)要求工作人員必須經(jīng)常與單位聯(lián)系，以使單位及時(shí)掌握和了解其工作情況。

　　2)在人員較為集中的地方安排高級(jí)主管進(jìn)行監(jiān)督和管理。

　　(7)虛擬辦公模式。

　　適用性：只要是不需要與客戶有更多的面對(duì)面接觸和涉及其他部門的工作和人員，均可以用虛擬的辦公模式。

　　管理方法：

　　1)注意對(duì)計(jì)算機(jī)信息的管理，特別是帶有保密性質(zhì)的信息，不要泄密。

　　2)為單位辦公人員提供辦公場(chǎng)所，為在遠(yuǎn)程工作人員提供計(jì)算機(jī)等設(shè)備。

　　(8)臨時(shí)辦公桌模式。

　　管理辦法：

　　1)事先了解使用臨時(shí)辦公桌模式的人員，保證有充足的辦公位置。

　　2)加強(qiáng)對(duì)人員的管理，及時(shí)了解他們的去向，建立管理制度。

　　(9)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)工作模式。

　　目標(biāo)、管理、結(jié)構(gòu)、流程、一次性、不可復(fù)制特性

　　項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)工作模式常用于項(xiàng)目的承包或臨時(shí)性的工作。

　　管理辦法：

　　1)選派優(yōu)秀的主管，組織、管理、監(jiān)控團(tuán)隊(duì)成員的工作，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)溝通匯報(bào)。

　　2)選派優(yōu)秀的員工，包括員工的工作經(jīng)驗(yàn)、技術(shù)水平、協(xié)調(diào)能力等，更好地完成承包任務(wù)。

　　2.不同類型工作模式的優(yōu)缺點(diǎn)

　　3.選擇不同辦公模式的方法

　　采用什么形式的辦公模式，應(yīng)根據(jù)本單位的工作性質(zhì)由領(lǐng)導(dǎo)研究決定，并在實(shí)施前制定完整的規(guī)章制度和管理措施，發(fā)揮新的辦公模式的特長(zhǎng)，克服其弊端，為完成任務(wù)作出努力。

　　(1)認(rèn)真分析現(xiàn)有工作模式存在的問題，如人工成本過(guò)高、工作期限過(guò)長(zhǎng)、辦公室面積過(guò)小等。

　　(2)綜合分析不同辦公模式各自的優(yōu)缺點(diǎn)。

　　(3)確定新的辦公模式。

　　(4)根據(jù)新的辦公模式制定相應(yīng)的規(guī)章制度。

　　(5)確定新的分配制度。

　　4.辦公模式發(fā)生變化的原因

　　社會(huì)發(fā)展、信息技術(shù)的進(jìn)步，導(dǎo)致辦公模式發(fā)生變化的主要原因是：

　　(1)信息技術(shù)的快速發(fā)展

　　(2)支出少，又能優(yōu)秀的完成任務(wù)。

　　(3)辦公成本過(guò)高，以最小的投入獲得最好的效益。

　　(4)交通狀惡化

　　(5)人們思想觀念的變化

　　(6)人們需要在時(shí)間上自主、靈活。

　　(7)人們希望最大限度自我實(shí)現(xiàn)。

　　(8)人事制度的改革，必須打破“鐵飯碗”，用多種方式激勵(lì)員工的工作積極性。

　　5.選擇不同辦公模式的程序

　　以流程圖形式來(lái)顯示以下內(nèi)容：

　　(1)找出問題，

　　(2)確定新型辦公模式

　　(3)制定管理辦法

　　(4)實(shí)施新模式

　　(5)檢查實(shí)施結(jié)果

　　(6)完善新模式

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