2014年三級秘書資格辦公環(huán)境管理復習：合理進行辦公布局

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　　合理進行辦公布局

　　辦公空間定義：是一個組織開展正常經(jīng)營活動所必需的，如何在適當面積的空間中獲取組織的最大效益，是一個組織在選擇和設計辦公結構和布局時必須考慮的。

　　1.辦公室布局的類型

　　兩種方法

　　(1)開放式布局。開放式布局就是將一個大的工作房間“切分”成多個相對獨立的工作單元，把組織內部各職能部門的所有工作人員按照工作程序安排在各工作單元中開展工作。

　　1)工作單元的擺設。開放式辦公室中每個工作單元通常包括辦公桌、椅子、電話、計算機。工作單元之間用屏風、擋板、書架、文件柜等隔開，達到吸收噪聲、遮擋視線、區(qū)分不同崗位的目的。

　　2)開放式辦公室的優(yōu)點

　　①有利于溝通。

　　②有利于節(jié)省辦公空間。據(jù)有關統(tǒng)計數(shù)據(jù)顯示，開放式辦公室布局設計所使用的面積比傳統(tǒng)的固定的墻壁間隔的辦公室面積可減少20%～30%;同時它的靈活性很大，當機構調整時，只需將工作單元的移動物體根據(jù)實際需要移動，便可確定工作單元的位置。

　?、塾欣谵k公設備共享。辦公的集中化，使辦公設備共享性得以提高，大大節(jié)約了辦公費用的開支，提高了辦公效率。

　　3)開放式辦公室的缺點

　?、匐y保機密。

　?、诟蓴_較大。

　?、廴狈λ饺丝臻g。

　　4)適用性 開放式辦公室布局，以其突出的優(yōu)點被國內外廣泛采用，特別是一些規(guī)模較大的公司、集團、企業(yè)都采用這種布局模式。

　　(2)封閉式布局。 分割成小單元

　　1)封閉式辦公室的擺放。

　　2)封閉式辦公室的優(yōu)點

　?、儆欣诎踩⒈Ｃ堋？梢愿鶕?jù)工作需要，隨時鎖門，確保安全，不易泄密。

　?、谟欣诩凶⒁饬ΑＯ鄬Π察o的工作環(huán)境，沒有外界的打擾，易于員工集中注意力進行工作。

　?、塾欣诒Ｗo隱私。員工擁有相對獨立的私人空間，有自己明確的辦公室，不受領導們的監(jiān)督。

　　3)封閉式辦公室的缺點

　　①難以交流和溝通。部門之間、員工之間、管理者與員工之間難以得到及時的溝通，工作的協(xié)調也不夠快捷方便。

　?、谫M用較高。非辦公空間與占用率增大;辦公資源和設備不能共享，需配備的數(shù)量增加，提高了行政費用的開支。

　　(3)混合式布局。混合式布局是在開放式布局的大辦公室內，把組織內部的各職能部門用組合式辦公用具或其他材料分隔開來，組成若干工作區(qū)域。

　　“揚長避短”，使各部門既相對集中，又在一定程度上避免了干擾，是目前較為科學合理的布局模式。這種布局雖然要投入相當?shù)馁Y金，但它的突出優(yōu)點還是被許多企業(yè)廣泛采用。

　　2.選擇不同形式辦公布局的方法

　　不同形式的辦公布局都有其優(yōu)點和不足，要根據(jù)組織的工作性質、規(guī)模選擇適合能

　　辦公室布局形式。

　　(1)組織的工作性質。例：接待大廳安排在離門較近的區(qū)域，領導辦公室一般不安排在大門旁。

　　(2)員工的人數(shù)。員工人數(shù)多，需要的辦公面積大。

　　例：辦公室采用開放布局，可相對節(jié)約面積，節(jié)省辦公空間，費用可減少。

　　(3)工作和保密的需要。開放式辦公布局不利于保密，

　　例：財務室、檔案室不適于采用，而應設計為封閉式辦公布局。

　　(4)工作的相關度。要點：將業(yè)務相關的部門安排在相鄰位置。

　　(5)符合安全要求。要點：走廊、樓梯、通道的寬窄和暢通符合安全要求，并安排一定比例的公用區(qū)域。

　　(6)方便靈活。 要點：根據(jù)組織機構變化，隨時組合成需要的辦公空間，方便靈活。

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