2014年三級(jí)秘書(shū)資格檔案利用復(fù)習(xí)：檔案利用的要求

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　　提供檔案利用的要求

　　(1)依法開(kāi)展利用工作。依照有關(guān)的法律規(guī)定開(kāi)展檔案利用工作，是檔案提供利用的要求之一。這就要求秘書(shū)人員在為利用者提供檔案時(shí)要有法律意識(shí)，遵照《中華人民共和國(guó)檔案法》《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》及相關(guān)法律正確把握檔案開(kāi)放的范圍、檔案利用的范圍、檔案利用的期限、檔案利用的條件等，既要注意最大限度地滿(mǎn)足利用者的需求，又要保障本單位的利益不受損害，使檔案利用工作在相關(guān)法規(guī)的規(guī)范和監(jiān)督下健康地發(fā)展。

　　(2)主動(dòng)、及時(shí)開(kāi)展利用工作。檔案利用工作的實(shí)質(zhì)是為利用者提供檔案信息來(lái)體現(xiàn)自身的價(jià)值，為利用者提供服務(wù)并最終服務(wù)于本單位工作。因此，秘書(shū)人員要樹(shù)立服務(wù)意識(shí)，通過(guò)各種服務(wù)活動(dòng)和服務(wù)措施，實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值。秘書(shū)人員要熟悉和掌握檔案利用工作的特點(diǎn)和規(guī)律，為檔案利用者著想，主動(dòng)、及時(shí)地做好檔案利用服務(wù)。

　　(3)不斷完善檔案服務(wù)方式和手段。開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源，為單位各部門(mén)及人員提供服務(wù)，也是秘書(shū)進(jìn)行檔案管理活動(dòng)的出發(fā)點(diǎn)和根本目的。在提供檔案服務(wù)方面，需要不斷完善檔案服務(wù)方式的手段，如可充分利用互聯(lián)網(wǎng)搞好服務(wù)，利用檔案為基層職員服務(wù)，利用公開(kāi)的現(xiàn)行文件服務(wù)，拍攝檔案文獻(xiàn)專(zhuān)題片，開(kāi)展檔案中介服務(wù)，合作開(kāi)發(fā)檔案信息資源等。

　　(4)掌握本單位近期的重點(diǎn)工作、重大活動(dòng)，據(jù)此開(kāi)展檔案利用工作。秘書(shū)人員管理的檔案不是死的，而是活的，除了常規(guī)的檔案服務(wù)外，還應(yīng)該掌握單位近期的重點(diǎn)工作和重大活動(dòng)，提供相應(yīng)的檔案。如單位召開(kāi)的五周年、十周年慶典活動(dòng)，單位近期的商務(wù)洽談活動(dòng)，單位近期的招投標(biāo)活動(dòng)，都可以調(diào)閱以前的、相關(guān)的檔案文件，為這些工作的順利進(jìn)行提供必要的信息服務(wù)。

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