2014年三級秘書資格檔案利用復(fù)習(xí)：檔案利用服務(wù)的方式

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　　檔案利用服務(wù)的方式

　　【示例分析】

　　1999年10月，美國俄亥俄州STE水產(chǎn)品生產(chǎn)公司來到中國山東青島市，希望能夠?qū)ふ业胶腺Y伙伴，在青島選址辦廠，開一家分公司。STE公司的總經(jīng)理張萬水是美籍華人，他非常希望借此機(jī)會(huì)為祖國的經(jīng)濟(jì)發(fā)展盡一份力。經(jīng)過半年的調(diào)研和市場分析，張總選擇了朋友介紹的青島遠(yuǎn)東海洋公司作為合作對象，這家公司的總經(jīng)理邢先生非常愿意和STE公司合作，對此也很重視。

　　2000年夏天，正是水產(chǎn)品銷售的旺季，STE公司和遠(yuǎn)東海洋公司達(dá)成協(xié)議，共同簽訂了加工海鮮食品的合同，采用的是STE公司的科研成果，在中方企業(yè)進(jìn)行生產(chǎn)運(yùn)營。這種產(chǎn)品在歐美國家很受歡迎，他們相信一定能打開中國市場。

　　張總和邢總都對此合作非常滿意，并期待以后進(jìn)一步合作。合同簽訂后，邢總向張總?cè)娼榻B了中方公司在這些年所取得的成就，并展示了公司的產(chǎn)品。張總品嘗了其中的一些產(chǎn)品，頻頻點(diǎn)頭，并對其中一種很不起眼的魷魚絲贊不絕口。張總問陪同邢總的秘書于小菲是如何加工出這種味道的，小于含糊地介紹說這種食品上市沒多久，銷售量也不高。張總表示，這種食品味道非常好，但不知道其制造原料以及制造工序是否科學(xué)合理，因?yàn)槿绻a(chǎn)品里含有不健康的成分，味道再好也不能占領(lǐng)市場。如果衛(wèi)生、質(zhì)量沒有什么問題的話，這個(gè)產(chǎn)品一定能夠占領(lǐng)國內(nèi)市場，打開國外市場也只是時(shí)間問題。小于留心聽著，問道：“怎樣才能證明這個(gè)食品健康合格呢?”“拿著配方和加工過程的文件到食品衛(wèi)生部門驗(yàn)證，一定要拿原始配方!就是這種產(chǎn)品的檔案!”小于將張總的話牢記于心。

　　參觀結(jié)束后，小于在檔案室調(diào)出了那批魷魚絲產(chǎn)品的原始配方和加工過程的檔案，拿到衛(wèi)生部門驗(yàn)證，結(jié)果是令人滿意的。這種魷魚絲配方符合衛(wèi)生要求，沒有對人體有害的物質(zhì)。但是在加工過程當(dāng)中應(yīng)加強(qiáng)衛(wèi)生管理，才能確保萬無一失。小于將檢測結(jié)果帶回公司，公司決定加大力度推廣該產(chǎn)品，’并制訂了營銷計(jì)劃，打算半年占領(lǐng)國內(nèi)市場。另外，他們又同STE聯(lián)系，告知此產(chǎn)品已通過檢驗(yàn)，質(zhì)量沒有任何問題，可以考慮拓展國外市場。張總看到檢驗(yàn)報(bào)告之后，接受了請求，表示愿意為開拓國際市場出謀劃策。就這樣，一份食品檔案幫助中方公司取得了更大的利潤，也贏得了更廣闊的發(fā)展空間。

　　【點(diǎn)評】提供檔案利用是檔案工作的目的和出發(fā)點(diǎn)。檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)，關(guān)鍵在于積極、主動(dòng)、及時(shí)地提供利用。于小菲將保管的檔案及時(shí)地提供利用，發(fā)揮了檔案的作用，使檔案的價(jià)值得以實(shí)現(xiàn)，也使得企業(yè)的工作能夠順利、及時(shí)地開展，為企業(yè)贏得了相應(yīng)的利潤。因此，秘書應(yīng)在做好檔案整理工作的前提下，及時(shí)開展檔案服務(wù)，為各項(xiàng)工作提供充分的依據(jù)和參考。

　　檔案提供利用是實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的重要手段。要使檔案更好地發(fā)揮作用，滿足單位領(lǐng)導(dǎo)和各部門的需要，秘書人員要通過多種途徑、采取各種方式開展提供利用工作，以發(fā)揮檔案的作用。檔案利用工作一般有幾下幾種：

　　1.開設(shè)閱覽室提供利用

　　設(shè)立閱覽室供利用者查閱檔案，是檔案利用工作最主要的方式，其特點(diǎn)是利用者直接到檔案室閱覽，工作人員根據(jù)利用者的要求向其提供檔案材料。利用閱覽室查閱檔案原件或摘抄有關(guān)內(nèi)容，可隨時(shí)歸還。這種方式可以減少檔案原件外借次數(shù)，既有利于檔案的保護(hù)，特別是珍貴的檔案，又可擴(kuò)大利用范圍，縮短利用周期，提高檔案的利用率。閱覽室的環(huán)境要求明亮、寬敞、安靜、清潔、舒適和方便。檔案室一般設(shè)置服務(wù)臺(tái)、閱覽桌、布告欄、文件柜等設(shè)施。閱覽室以無抽屜為宜，以便于管理人員進(jìn)行必要的監(jiān)督。另外，為方便查找，檔案室還須配備必要的檢索工具，以提高查找檔案的效率。在科技單位里，還可以有條件地實(shí)行內(nèi)部開架閱覽。開架閱覽的檔案一般是科技檔案副本，且開架的科技檔案應(yīng)是非密級檔案或密級程度較低的檔案。

　　對提供閱覽服務(wù)的要求是：

　　第一， 檔案工作人員對閱覽者要熱情接待，服務(wù)周到，為閱覽者創(chuàng)造一個(gè)舒適的環(huán)境。

　　第二， 要建立相應(yīng)的閱覽制度，如閱覽室接待對象和入室的手續(xù)，檔案材料的借閱范圍，批準(zhǔn)權(quán)限、借閱檔案登記和歸還時(shí)的交接手續(xù)，閱覽者須知，閱覽室的開放時(shí)間等?？傊η箝営[室服務(wù)規(guī)范化，保證閱覽過程中檔案的完整與安全。

　　2.檔案外借

　　檔案外借服務(wù)是指檔案利用者將檔案原件借出檔案部門使用。檔案一般不外借，如工作需要外借時(shí)，必須嚴(yán)格依據(jù)借閱制度辦理借閱手續(xù)。凡借閱的單位或個(gè)人，必須保證檔案的完整與安全，不得擅自拆散或變更次序，不得轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)抄、損壞、遺失、調(diào)換和污損，不得自行攝影、復(fù)印，并且必須按期歸還。檔案人員應(yīng)加強(qiáng)監(jiān)督和檢查。

　　檔案外借有兩種情況：

　　一是暫時(shí)借用。期限不宜太長，根據(jù)實(shí)際需要，確定借用時(shí)間，用后即還。

　　二是長期借用。本機(jī)關(guān)部分業(yè)務(wù)部門(如財(cái)務(wù)、人事等或異地分設(shè)的機(jī)關(guān))因日常工作需要，可長期(1～3年)借用本部門業(yè)務(wù)工作方面的案卷。這是為了方便業(yè)務(wù)部門的工作，解決歸檔與利用的矛盾，促進(jìn)集中統(tǒng)一管理。檔案人員應(yīng)經(jīng)常指導(dǎo)、檢查長期外借檔案的管理情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決。

　　3.制發(fā)檔案復(fù)制本

　　制發(fā)檔案復(fù)制本又稱復(fù)制供應(yīng)，是指根據(jù)檔案原件制成各種復(fù)制本進(jìn)行利用。根據(jù)檔案的不同用途和不同利用范圍，分為原件副本、摘錄副本兩種。所謂原件副本，是指反映檔案原件全貌的復(fù)制本。所謂摘錄副本，是指僅反映檔案原件某一部分的復(fù)制本。檔案部門可用手抄、打字、印刷、照相、攝影和靜電復(fù)印等方法制成復(fù)制本;還可以利用重份文件，將主管上下級業(yè)務(wù)部門或本機(jī)關(guān)的發(fā)文裝訂成冊，實(shí)行幾套制，分發(fā)給各有關(guān)部門存用，提高檔案的利用率。另外，制發(fā)復(fù)制本既可以擴(kuò)大利用范圍，減輕檔案人員負(fù)擔(dān)，又可以減少對原件的磨損，有利于延長檔案的壽命。為了保證檔案的安全，應(yīng)對檔案復(fù)制本制發(fā)范圍和批準(zhǔn)權(quán)限作嚴(yán)格的管理規(guī)定。

　　4.制發(fā)檔案證明

　　檔案證明是根據(jù)利用者的申請，為證實(shí)某種事實(shí)(如審理案件、工齡、學(xué)歷、職稱、財(cái)產(chǎn)證明等)在所保存檔案中有無記載和如何記載而開具的書面證明材料。制發(fā)檔案證明不僅針對本單位各部門或個(gè)人，而且往往要滿足其他機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和公民個(gè)人對檔案證明的需要。檔案人員制發(fā)檔案證明，應(yīng)根據(jù)申請人的書面申請出具。檔案人員要認(rèn)真審查制發(fā)檔案證明申請單，并要求申請者認(rèn)真填寫，其內(nèi)容包括申請發(fā)給檔案證明的目的，所要證明的事項(xiàng)或事實(shí)及其發(fā)生的時(shí)間、地點(diǎn)，申請者的單位、證件名稱等。證件連同申請單一起報(bào)請有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)部門審批。檔案證明應(yīng)對有關(guān)材料進(jìn)行客觀、如實(shí)地?cái)⑹龌蛘?，起關(guān)鍵性作用的內(nèi)容應(yīng)與原件的字、句甚至標(biāo)點(diǎn)相吻合，要注明依據(jù)材料的出處，文字表述要準(zhǔn)確、明了，不對檔案內(nèi)容進(jìn)行解釋。檔案證明必須根據(jù)檔案正本或可靠的副本來編寫。檔案證明必須加蓋公章才能生效。

　　5.提供咨詢服務(wù)

　　咨詢服務(wù)是指檔案人員以室藏檔案為根據(jù)，運(yùn)用相關(guān)的業(yè)務(wù)知識(shí)和專業(yè)技術(shù)知識(shí)，通過口頭(包括電話)或書面形式，對利用者提出的問題進(jìn)行解答，或指導(dǎo)其獲得有關(guān)某方面檔案的線索。開展咨詢服務(wù)，既是一種直接為利用者服務(wù)的途徑，文是一種宣傳檔案工作、傳播檔案知識(shí)和開發(fā)檔案信息資源的方法。若單位及工作人員因工作忙或其他原因不能到檔案室來查閱檔案，檔案人員應(yīng)根據(jù)其提供的線索，分析、研究所需要的檔案材料，并主動(dòng)將有關(guān)檔案送到領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)人員手中，或通過通信手段向利用者告知其所需的檔案內(nèi)容，以節(jié)約利用者的時(shí)間，提高利用效率。檔案咨詢的類型有：一般性咨詢、專f丁性咨詢，事實(shí)性咨詢、知識(shí)性咨詢，專題研究性咨詢、情報(bào)性咨詢。

　　6.印發(fā)檔案目錄

　　印發(fā)檔案目錄是指將檔案目錄印制分發(fā)到各有關(guān)部門，包括內(nèi)部印發(fā)(向內(nèi)部各機(jī)構(gòu)和下屬單位印發(fā))和外部交流兩種。其目的是為了交流情況，互通信息。

　　7.舉辦檔案展覽

　　檔案展覽是指根據(jù)需要，按照一定的主題，系統(tǒng)地陳列檔案材料，發(fā)揮檔案的宣傳教育作用。舉辦檔案展覽是開展檔案利用工作、發(fā)揮檔案效益的另一種方式。舉辦檔案展覽，要體現(xiàn)科學(xué)性、業(yè)務(wù)性和藝術(shù)性，達(dá)到廣泛、深刻、生動(dòng)的影響效果，參展檔案，一般使用復(fù)制件，必須展出原件時(shí)，應(yīng)陳列于柜中或采取其他保護(hù)措施，確保檔案不受損壞。

　　各單位部門根據(jù)工作需要，有計(jì)劃、有目的地舉辦檔案展覽時(shí)，要注意以下問題：一是展覽的目的要明確，如介紹室藏檔案的主要內(nèi)容、成分，配合近期單位的中心工作(如慶祝活動(dòng)等)搞專題介紹，展示利用檔案的社會(huì)和經(jīng)濟(jì)效益等。二是展覽的選題針對性要強(qiáng)，規(guī)模大小根據(jù)實(shí)際需要確定，一般以容易組織、見效快的小型展覽為好。三是展覽的選材要多樣化，力求做到圖文并茂，生動(dòng)活潑。

　　舉辦展覽的步驟是：一要選好展覽主題，然后精心選取和組織材料;二是要對入選檔案合理分類，編寫前言、各部分標(biāo)題、提要和介紹，并在不涂寫檔案的原則下，對其陳列內(nèi)容做必要的藝術(shù)加工;三是對參展原件(一般情況下用復(fù)制件)做好保護(hù)工作。

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