2014年秘書資格五級文書處理復(fù)習(xí):文書登記

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　　文書登記

　　(一)相關(guān)知識

　　1.文書登記的含義

　　文書登記是在文書登記簿上記錄文書的來源、去向、密級、緩急程度、編號、內(nèi)容和處理、運(yùn)作過程情況，以保證文書的收發(fā)和辦理。

　　2.文書登記的形式

　　(1)簿式登記。用預(yù)先裝訂成冊的登記簿進(jìn)行登記。

　　(2)卡片式登記。用單張卡片進(jìn)行登記，每張卡片登記一份文書或一組內(nèi)容聯(lián)系緊密的文書。

　　(3)聯(lián)單式登記。采用一次復(fù)寫兩聯(lián)或兩聯(lián)以上的方式進(jìn)行交書登記。

　　3.文書登記的要求

　　(1)按登記簿所列內(nèi)容逐項(xiàng)登記。

　　(2)不能漏登、錯登。

　　(3)字跡清楚、工整、規(guī)范。

　　(4)不可隨意涂抹。

　　(二)示例分析

　　2006年5月，天地公司收到一封客戶來信，信中說：“曾于去年年底給貴公司寫信，反映產(chǎn)品售后服務(wù)存在的問題，并提出建議，至今未見回音，希望能盡快給予答復(fù)?！惫绢I(lǐng)導(dǎo)閱后批示要求查找原信。經(jīng)詢問當(dāng)時經(jīng)手的人員，都說有印象，可把登記簿看了個遍，也沒有關(guān)于這封信的記錄，翻箱倒柜找不到這封信，誰都不知道這封信的去處。此事受到領(lǐng)導(dǎo)的嚴(yán)厲批評。

　　點(diǎn)評：登記是核對與交接文書的憑據(jù)，可以記錄文書的來往和處理情況，控制文書的運(yùn)轉(zhuǎn)，明確交接責(zé)任。因此，秘書要加強(qiáng)責(zé)任心，重視對來件的登記，避免由于信件漏登，而無

　　法了解信件的接收者、傳遞情況和處理情況。

　　(三)工作程序

　　1.確定登記范圍

　　凡屬正式的往來的文書和需要答復(fù)辦理的文書要逐件登記。

　　2.選擇登記方法

　　選擇登記方法，要考慮各種登記形式的特點(diǎn)。簿式登記容易保存，適合按時間順序進(jìn)行流水登記，應(yīng)用比較廣;卡片式登記便于多人同時登記，利于分類查找，但容易散亂丟失，分類不當(dāng)不便查找，主要為中型單位采用;聯(lián)單式登記能夠減少重復(fù)登記的手續(xù)，提高辦文效率，但不便于保管和整理，個別單位采用這種形式。

　　秘書要根據(jù)各種登記形式的優(yōu)缺點(diǎn)，針對單位的具體情況，選擇本單位適宜的登記方法，以利于發(fā)揮登記的作用。

　　3.填寫登記表

　　(1)收文登記簿的填寫

　　登記項(xiàng)目包括：收文時間、來文單位、信封號、緩急程度、來文序號、密級、內(nèi)容(標(biāo)題)、份數(shù)、處理隋況、處理時間、處理人等。

　　(2)發(fā)文登記簿的填寫

　　登記項(xiàng)目包括：發(fā)文時間、發(fā)文單位、文件字號、文件標(biāo)題、秘密等級、文件份數(shù)和發(fā)文編號等。

　　(3)收文登記卡的填寫

　　登記項(xiàng)目包括：收文時間、來文單位、來文號、收文單位、標(biāo)題和處理結(jié)果等。

　　(4)聯(lián)單的填寫

　　登記項(xiàng)目包括：收到日期、時間、發(fā)信人、收信人、發(fā)信日期、主要內(nèi)容、處理情況及日期等。

　　(四)注意事項(xiàng)

　　1.聯(lián)單的保存

　　采用聯(lián)單式登記，文書收受人員和登記人員可在不同時間、不同地點(diǎn)分別填寫。填寫完的聯(lián)單，一聯(lián)保存，另一聯(lián)或二聯(lián)隨同文書送承辦人員或單位繼續(xù)登記，文書辦理完畢后統(tǒng)一歸

　　檔保存。

　　2.密件、急件的登記

　　為了保證密件、急件的安全和及時運(yùn)轉(zhuǎn)，可以分別建立密件、急件登記簿。

　　(五)相關(guān)鏈接

　　登記的作用

　　登記是為了保存和管理文書，防止疏漏甚至丟失，便于檢查和查找文書，方便文書的統(tǒng)計和催辦，作為核對和交接文書的憑證。建立、健全完善的登記制度是搞好登記工作的必要條件。

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