2014年秘書資格五級文書處理復(fù)習(xí):文書的分辦

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　　文書的分辦

　　(一)相關(guān)知識(shí)

　　1.文書分辦的含義

　　分辦是將收到的文書按照一定范圍和運(yùn)行辦法發(fā)送給有關(guān)人員或承辦部門的過程。

　　2.文書分辦的要求

　　(1)準(zhǔn)確及時(shí)。

　　(2)按分辦范圍發(fā)送。

　　(3)主次分明、手續(xù)齊全。

　　(二)示例分析

　　一天，初萌將收到的文書按照先經(jīng)理后業(yè)務(wù)部門的順序進(jìn)行分辦。來到李經(jīng)理辦公室，她將標(biāo)有“親啟”的信件、請示、宣傳單和郵寄廣告等交給他，李經(jīng)理看了看這些來件，把宣傳單和郵寄廣告又還給了初萌，說：“以后這類材料就不要給我了，需要我處理、閱批的文書轉(zhuǎn)給我就行了。”初萌一邊往業(yè)務(wù)部門走，一邊還想著經(jīng)理剛說過的話。

　　點(diǎn)評：對于收到的來文，要按其內(nèi)容和性質(zhì)，區(qū)分不同情況，進(jìn)行分辦。宣傳單和郵寄廣告等材料秘書可以直接處理，沒有必要上交。

　　(三)工作程序

　　1.文書分類

　　對文書進(jìn)行分類，將文件按緊急程度、密級、類型和內(nèi)容涉及的業(yè)務(wù)部門分開。

　　2.明確分辦對象

　　根據(jù)文書的內(nèi)容和性質(zhì)，區(qū)分不同情況，確定文書的接受者。

　　3.遞送文書

　　文書的遞送可以采用直接遞送和機(jī)要人員傳遞兩種方法。需要分辦的文書主要是辦件、閱件和簡報(bào)。屬于方針性、指揮性、重要性的文書，先送辦公部門負(fù)責(zé)人或領(lǐng)導(dǎo);屬于單位日常事務(wù)性的已有明確分工的文書，或已有批示規(guī)定和有規(guī)可循的例行文書，按主管業(yè)務(wù)的分工范圍分送給有關(guān)部門或承辦人。

　　上級單位閱件一般情況按固定分送范圍分送;其他文件、簡報(bào)等可按非固定范圍分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和相應(yīng)部門。

　　4.履行手續(xù)

　　在文書分辦過程中，要填寫“文件登記表”，由收文單位簽字。

　　(四)注意事項(xiàng)

　　(1)分送給領(lǐng)導(dǎo)閱批的文書，要連同“文書處理單”一并送上。

　　(2)便函、請柬、介紹信、廣告、啟事等，不作登記，直接交有關(guān)人員。

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