2014年秘書資格五級文書處理復習:文書的封發(fā)

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　　文書的封發(fā)

　　(一)相關知識

　　1.文書封發(fā)的含義

　　文書封發(fā)是對需要發(fā)出的文書進行封裝，按發(fā)送范圍發(fā)往指定的單位。

　　2.文書封發(fā)的要求

　　(1)封發(fā)的文書要折疊整齊。

　　(2)文件袋封口要貼實。

　　(3)文書封裝后要及時發(fā)送。

　　(4)文書的封發(fā)要準確周密、避免差錯。

　　(5)文書封發(fā)要安全可靠，確保機密。

　　(二)示例分析

　　初萌要向天地公司所屬的企業(yè)下發(fā)“關于舉辦短期業(yè)務培訓班的通知”和報名表。她將通知放入信封，在信封上寫上收件單位郵編、地址、名稱，然后封口準備發(fā)出。忽然，她看到辦公桌一角的報名表。糟了，怎么忘了把報名表裝入信封呢?初萌只好拆開信封，重新裝封。

　　點評：進行文書封發(fā)，要嚴格清點核對文書的數(shù)量，檢查正件與附件是否齊全，正確填寫封皮。經(jīng)核對封皮和封裝的文書后，將封口封緘。

　　(三)工作程序

　　1.檢查

　　(1)檢查即將裝入的文件是否屬于應送人員或單位。

　　(2)檢查所裝文件與送文包或信袋上的名稱、數(shù)量是否相符。

　　(3)核對發(fā)送部門、收文者、密級、附件等內(nèi)容。

　　(4)核對郵政編碼、地址、名稱等內(nèi)容。

　　(5)對密件、急件、親啟件要在文件袋上分別予以標明。

　　2.登記

　　將文書序號或標題登記在發(fā)文或發(fā)信登記簿上，供收件人簽字。

　　3.書寫封面

　　書寫封面時，收文單位、名稱要用全稱或通用的簡稱，字跡要工整。

　　4.裝封

　　將文書小心裝入包內(nèi)或信袋內(nèi)。不可用力過猛，以免折疊或撕壞。

　　5.封口

　　用漿糊或膠水粘好信封的封口處。

　　6.發(fā)出

　　派人發(fā)送或通過郵政系統(tǒng)、計算機或傳真機等傳輸渠道或設備，將文書送達收文單位。

　　(四)注意事項。

　　(I)利用計算機或傳真機傳輸秘密文書須采用加密裝置。

　　(2)絕密文書不得利用計算機或傳真機發(fā)送。

　　(3)密件應該有專用密封章或者貼上密封條。一是用單位專用密封章蓋在送文包的封口處，或蓋在用漿糊或膠水粘好的信封中間的封口處;二是將印有本單位印記的密封條用漿糊或膠水貼在送文包或信封的中間封口處。遞送外埠的信件還應在信封的兩頭中間封口處加封，且不可用訂書機訂封。

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