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2016年秘書資格二級檔案的利用工作復(fù)習(xí)

更新時間:2016-07-29 16:54:42 來源:環(huán)球網(wǎng)校 瀏覽90收藏27
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  1.檔案利用工作的方式(環(huán)球網(wǎng)校秘書資格頻道為您提供檔案的利用工作知識)

  檔案的利用工作一般有如下幾種。

  為利用者提供服務(wù)的工作主要有以檔案原件提供利用的開設(shè)閱覽室、檔案外借和以檔案復(fù)制件提供利用的制發(fā)檔案復(fù)本等幾種主要方法。

  在提供利用時,要正確處理利用和保密之間的關(guān)系,避免泄露機密。

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  2.開設(shè)閱覽室(環(huán)球網(wǎng)校秘書資格頻道為您提供檔案的利用工作知識)

  開設(shè)閱覽室是指檔案館(室)在特定的場所開辟閱覽室,直接向用戶提供信息的一種服務(wù)方式。

  開設(shè)閱覽室必須具備一定的條件。

  (1) 人員條件。檔案閱覽室的工作人員應(yīng)具備較強的業(yè)務(wù)能力,了解所藏檔案的成分和位置,熟練掌握各種檢索工具,能協(xié)助用戶滿足其利用需求。

  (2) 物質(zhì)條件。閱覽室應(yīng)具備服務(wù)臺、閱覽桌、布告欄、目錄和資料柜、監(jiān)護設(shè)備和檢索工具等必要的物質(zhì)設(shè)施。

  (3) 制度條件。檔案閱覽室必須制定閱覽制度,明確規(guī)定接待對象、閱覽范圍、閱覽要求及手續(xù),以及其他相關(guān)事項。

  閱覽室要具備借閱登記制度。由利用者填寫調(diào)閱單,檔案管理人員根據(jù)調(diào)閱單填寫情況,入庫調(diào)檔,取出所需文件,并在相應(yīng)位置放上代理卡。

  閱畢的檔案應(yīng)及時歸還,認(rèn)真清點。

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  3.檔案外借(環(huán)球網(wǎng)校秘書資格頻道為您提供檔案的利用工作知識)

  檔案外借服務(wù)是指檔案管為滿足某些利用需求,暫且將檔案借出館的一種服務(wù)方式。

  檔案外借服務(wù)應(yīng)該注重以下幾點。

  (1) 檔案的外借使用要有嚴(yán)格的制度,經(jīng)過一定的批準(zhǔn)手續(xù)才能外借。

  (2) 借出檔案時,應(yīng)履行嚴(yán)格的交接手續(xù),并查明外借檔案文件的份數(shù)及狀況,做好外借檔案的登記與記錄工作,文件題名、檔號、頁數(shù)、密級、借閱日期、歸還日期及借閱人姓名、歸還簽收人等都屬于登記內(nèi)容。

  (3) 在借出檔案時應(yīng)點交清楚,并責(zé)成借用單位注意保密和保護檔案,借用單位應(yīng)對所借檔案的完整和保密負(fù)完全責(zé)任,保證借出的檔案能完整地按時收回。

  (4) 借出使用的期限不宜過長,對外借檔案的數(shù)量也應(yīng)做必要的控制。

  (5) 檔案借出后,應(yīng)填制代理卡,放置在檔案原來的位置上,以便掌握檔案的流動和利用情況。

  (6) 歸還檔案時,必須認(rèn)真清點,檢查外借檔案是否有污損、拆散、撕破、抽換、散失等情況,并在借閱登記簿上注銷。

  (7) 檔案工作人員應(yīng)經(jīng)常掌握檔案的借出情況,督促借閱者按期歸還。

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