咨詢工程師組織與管理輔導(dǎo)：提高溝通的有效性

　　(一)有效溝通需要的基本條件

　　溝通的有效性，主要取決于發(fā)送者和接收者對(duì)溝通的態(tài)度和環(huán)境。

　　(1)具有明確的溝通動(dòng)機(jī)和期望。溝通動(dòng)機(jī)不明確或沒(méi)有溝通的期望，人們也就無(wú)法做到有效溝通。

　　(2)相互之間文化背景的了解。工程項(xiàng)目各相關(guān)方的人員在進(jìn)行信息交流時(shí)，最好具有共同的文化背景，不同文化背景的人之間的交流，要努力了解對(duì)方的文化背景差異并盡力適應(yīng)對(duì)方，否則將無(wú)法進(jìn)行有效的溝通。

　　(3)搭建溝通的平臺(tái)，能夠及時(shí)傳遞和交換信息，確立協(xié)商機(jī)制。

　　(二)有效溝通的途徑

　　為了實(shí)現(xiàn)有效的溝通，項(xiàng)目管理相關(guān)各方應(yīng)該：

　　(1)明確希望通過(guò)溝通所達(dá)到的目標(biāo)，并做好工程項(xiàng)目的溝通計(jì)劃安排。

　　(2)考慮溝通時(shí)的一切環(huán)境情況，包括溝通的背景、社會(huì)環(huán)境、人的環(huán)境以及過(guò)去溝通的情況等，以便溝通的信息符合環(huán)境要求。

　　(3)確定進(jìn)行溝通的方式，并注意使用和改進(jìn)溝通的技巧。

　　(4)引起相關(guān)人員的興趣，應(yīng)盡可能聽取他人的意見(jiàn)，與他人商議，既可以獲得更深入的看法，也易于獲得其積極的支持。

　　(5)要使用簡(jiǎn)單、明確的表達(dá)，做好工程項(xiàng)目信息傳播管理。

　　(6)要進(jìn)行信息的追蹤與反饋，充分發(fā)揮工程項(xiàng)目績(jī)效報(bào)告的作用。信息溝通后必須同時(shí)設(shè)法取得反饋，通過(guò)對(duì)工程項(xiàng)目績(jī)效報(bào)告的分析，判斷溝通的有效性。

　　(7)做好工作終結(jié)的信息處理。根據(jù)績(jī)效報(bào)告文件、工程項(xiàng)目的實(shí)際完成情況報(bào)告和其他的工程項(xiàng)目情況報(bào)告，應(yīng)用各種工程項(xiàng)目信息的報(bào)告方式和工程項(xiàng)目信息文檔化管理辦法，進(jìn)行工作終結(jié)信息的處理，包括驗(yàn)收工程項(xiàng)目的完成成果，編制工作終結(jié)文件，通知工程項(xiàng)目業(yè)主/客戶，并獲得他們的正式認(rèn)可，使工程項(xiàng)目的完成正規(guī)化。

　　(三)消除有效溝通的障礙

　　溝通的障礙產(chǎn)生于個(gè)人的認(rèn)知、語(yǔ)義的表述、個(gè)性、態(tài)度、情感和偏見(jiàn)以及組織結(jié)構(gòu)的影響和過(guò)大的信息量等方面。

　　1.認(rèn)知障礙

　　認(rèn)知障礙的產(chǎn)生是由于對(duì)于同一條信息，不同的人有不同角度的理解。影響認(rèn)知的因素包括個(gè)人受教育的程度和過(guò)去的經(jīng)歷。使用明確含義的詞語(yǔ)，可以使認(rèn)知障礙減到最小。

　　2.語(yǔ)義障礙

　　由于人與人之間的信息溝通主要是借助于語(yǔ)言進(jìn)行的，而語(yǔ)言只是交流思想的工具，表達(dá)思想的符號(hào)系統(tǒng)，并不是思想本身。這就使溝通容易產(chǎn)生語(yǔ)義上的障礙。如口頭語(yǔ)言和書面語(yǔ)言溝通，由于人們的語(yǔ)言修養(yǎng)不同，表達(dá)能力的差別，對(duì)同一思想、事物的表達(dá)有清楚和模糊之分;有人聽后馬上理解了，有人聽來(lái)聽去還是不理解;有人聽后做這樣的解釋，有人聽后做那樣的解釋，因而產(chǎn)生語(yǔ)義上的障礙。

　　3.個(gè)性和興趣障礙

　　由于人們有不同的好惡，因此人們的興趣愛(ài)好也就不盡相同，具有較大的差別。人們?nèi)菀讓?duì)感興趣的問(wèn)題聽得仔細(xì)，對(duì)不熟悉、枯燥的、不感興趣的問(wèn)題就聽不進(jìn)去，從而形成溝通障礙。

　　4.態(tài)度、情感和偏見(jiàn)造成的障礙

　　在信息溝通中有很多障礙是由心理因素引起的，如個(gè)人的態(tài)度、情感和對(duì)某些信息的偏見(jiàn)等，都可能引起溝通障礙。個(gè)人如果懷有強(qiáng)烈的愛(ài)憎，出于自我保護(hù)的原因，容易改變溝通方式。感情過(guò)于強(qiáng)烈會(huì)使人失去正常的理解力。

　　5.組織結(jié)構(gòu)的影響

　　合理的組織結(jié)構(gòu)有利于信息溝通。如果組織結(jié)構(gòu)過(guò)于龐大，中間層次太多太雜，那么不僅容易使信息傳遞失真、遺漏，而且還會(huì)浪費(fèi)時(shí)間;影響信息傳遞的及時(shí)性和信息溝通的有效性，最終影響工作的效率。

　　6.信息量過(guò)大造成的障礙

　　信息并非越多越好，信息過(guò)量反而會(huì)成為溝通的障礙因素。

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