2012年秘書資格證之案例分析題示例(1)

　　錄像

　　人物：

　　高葉 總經(jīng)理助理

　　王民 宏遠(yuǎn)公司總經(jīng)理

　　譚平 總經(jīng)理辦公室文員

　　劉建 設(shè)備采購部經(jīng)理

　　孫悅 設(shè)備采購員

　　陳宏 財(cái)務(wù)總監(jiān)

　　物品：

　　采購方案、領(lǐng)導(dǎo)任務(wù)單、政府采購任務(wù)書、會議室一間、來訪者登記卡樣板、布告板一個、企業(yè)產(chǎn)品宣傳冊若干、小型會議條幅(公司辦公設(shè)備和家具采購方案協(xié)調(diào)會)

　　情景一(公司會議室)

　　(高葉主持一個協(xié)調(diào)會，后面掛著會標(biāo)，到會者有譚、劉、孫、陳、蘇)

　　高：今天我們來開一個協(xié)調(diào)會，兩天前王總給我下達(dá)了一個任務(wù)單，我公司的接待區(qū)需要重新裝飾，為了適應(yīng)公司的發(fā)展需要，我們首先碰一下接待區(qū)所需采購的各種物品，在此基礎(chǔ)上，寫出采購方案，做出采購預(yù)算。事先我已請行政部和總經(jīng)理辦公室廣泛征求公司各部門的意見，現(xiàn)在我們將情況匯總一下。我先提醒大家?guī)c(diǎn)，我們需要采購的物品要充分考慮實(shí)際的需求和與原來設(shè)備的匹配，同時要考慮到公司財(cái)務(wù)承受的能力，以及售后服務(wù)等問題。誰先談?wù)?

　　蘇：公司要對接待區(qū)重新布置，我們盡可能讓它比較完善，現(xiàn)在需要增設(shè)歡迎來訪者的信息板，一般的布告板，如果可能應(yīng)建立來訪者卡、證的登記系統(tǒng)，并要在合適的位置安裝錄像探頭等監(jiān)視系統(tǒng)，還有各種展示架和資料報刊架。

　　高：非常好，請你們將需要訂購的物品寫成書面報告提交上來，為制定整體的采購計(jì)劃提供資料。

　　孫：我們在制定采購預(yù)算之前需要對多家供貨商進(jìn)行比較，要充分比較設(shè)備的性能、價格、付費(fèi)方式。

　　高：還要考慮交貨時間和有關(guān)售后服務(wù)問題。公司考慮將公司的采購項(xiàng)目參與到由市政府采購中心主持的公開采購的活動中去。

　　蘇：昨天我已經(jīng)將準(zhǔn)備提交采購中心的任務(wù)書上報給了總理經(jīng)辦公室。

　　高：我看了，但是中間還有一些問題，比如你沒有寫清招標(biāo)文件發(fā)售的具體時間和地點(diǎn)，詢標(biāo)的具體時間與地點(diǎn)。

　　蘇：是嗎，那可能是鐘秘書他們疏忽了。我讓他們重做一份盡快報總經(jīng)理辦公室。

　　高：請你們同時將政府采購的招、投標(biāo)程序?qū)懗鲆环輬蠼o我。

　　陳：關(guān)于辦公設(shè)備和用品的采購經(jīng)費(fèi)事先一定要做出詳細(xì)的預(yù)算，公司最近流動資金比較緊張，因此，接待區(qū)的重新裝飾和布局應(yīng)該立求簡潔、實(shí)用，有些一時達(dá)不到的功能不必強(qiáng)求。

　　蘇：我們既然重新裝修一次還是應(yīng)該力求功能齊全，跟上時代，要不還有什么意義。

　　陳：我的意思是說，要簡潔務(wù)實(shí)，像你們說的什么展式架、錄像探頭有必要嗎?

　　蘇：怎么沒有必要呀，你去別家公司看看，哪家不是這樣呀。

　　陳：反正花的不是你自己的錢，沒人知道心疼。

　　高：大家都是為了把公司的事情做得更好，并不是為個人的利益，所以簡樸務(wù)實(shí)和與時俱進(jìn)都是很必要的，什么一定要買，什么可以量力而行過一段再買，等我們預(yù)算出來大家可以再協(xié)商討論。下面大家議一議財(cái)務(wù)預(yù)算的具體細(xì)節(jié)。(淡出)

　　情景二(在公司的倉庫房，高正在帶著采購人員對所購的設(shè)備和辦公用品逐一檢查驗(yàn)貨)

　　高：小孫，你那邊檢查的進(jìn)貨的型號、數(shù)量、規(guī)格都沒有什么問題吧?

　　孫：沒問題，我逐一清點(diǎn)，而且開包抽查了幾個箱子，質(zhì)量還不錯。

　　高：那好，你把這些發(fā)票、單據(jù)送到財(cái)務(wù)，把這個后續(xù)的貸款支票開出來交給廠家。

　　情景三(高葉辦公室，電話鈴響)

　　高：喂，你好，我是高葉。陳總監(jiān)嗎?你說前兩天采購的辦公設(shè)備用品的發(fā)票有問題。哪出問題了?是貨物的單價和原來的不一樣，我審的時候沒太注意。那怎么辦呀?好吧，我讓采購部盡快跟供應(yīng)商聯(lián)系一下。

　　(重新拿起電話給鐘秘書打電話)

　　高：鐘秘書，請你幫我找出前幾天設(shè)備購買的相關(guān)檔案資料，特別是將其中的訂貨單、交貨單和發(fā)票的復(fù)印件盡快給我送過來。什么?你沒有將這些東西復(fù)印，我沒告訴你?難道你不知道這些東西都是要必須復(fù)印存檔的嗎?連這么點(diǎn)基本常識都沒有還做什么秘書?(扔下電話淡出)

　　參考答案：

　　1、能夠主持好協(xié)調(diào)會，啟發(fā)和引導(dǎo)大家積極地發(fā)展意見。對

　　2、在商討重要會議議題前，能夠提前通知有關(guān)部門根據(jù)會議議題廣泛收集意見，做好會前的相關(guān)準(zhǔn)備。對

　　3、在會議組織中，能夠引導(dǎo)會議，先提出上些建設(shè)性的意見，供大家參考。對

　　4、對于下屬提供的有用信息注意及時的確認(rèn)和形成書面文字。對

　　5、知道在辦公用品的采購計(jì)劃和預(yù)算中考慮交貨的時間和售后服務(wù)有關(guān)的細(xì)節(jié)問題。對

　　6、能夠檢查出政府采購的招標(biāo)文書中所存在的問題(如沒有寫清招標(biāo)文件的發(fā)售時間和地點(diǎn)、詢標(biāo)的時間和地點(diǎn))。對

　　7、能夠在開展參與政府采購項(xiàng)目之前，主動了解政府采購招、投標(biāo)的主要內(nèi)容。對

　　8、在與會人員發(fā)生矛盾沖突時，能夠限制影響會議決議的行為，盡量消除交流的障礙，以保證團(tuán)隊(duì)成員的交流，盡可能的有效和諧。對

　　9、在會議主持中以問題為導(dǎo)向，不斷引導(dǎo)與會者形成討論的結(jié)論。對

　　10、在辦公設(shè)備和用品進(jìn)貨時，能夠帶領(lǐng)下屬認(rèn)真核查數(shù)量，但未能認(rèn)真地檢查相關(guān)的票據(jù)錯誤。錯

　　11、沒有事先提醒下屬將設(shè)備采購的相關(guān)票據(jù)復(fù)印存檔。錯

　　12、在下屬工作出現(xiàn)漏洞和問題時，不能耐心地指導(dǎo)下屬，態(tài)度比較簡單粗暴。錯