2012年秘書資格證之案例分析題示例(2)
案例分析題示例
錄像
場景:公司會議室、秘書辦公室、經(jīng)理辦公室
時間:某日上午
人物:
宏遠公司總經(jīng)理辦公室秘書:鐘苗、初萌
行政經(jīng)理:蘇明
總經(jīng)理:王成
部門經(jīng)理:高經(jīng)理、崔經(jīng)理
物品:幾個裝計算機的大箱子、裝有空調(diào)的會議室、消防栓、辦文單(文件辦理單)、辦公用品的箱子、簡報的報頭、錄音機、人名臺簽
情景一(在公司會議室)
正準備召開總經(jīng)現(xiàn)辦公會,提前10分鐘,秘書與初秘書檢各座位上的文件和茶水。
鐘:(對初萌)今天的總經(jīng)理辦公會將重點討論綜合樓項目的資金籌措問題,你幫助檢查一下,錄音機和磁帶準備好了沒有。還有我來公司時間不長,認識的人不多,請你把出席人員的座位圖給我出一份。
初:桌上不是有人名臺簽嗎?
鐘:(不悅)我坐在邊上,有的人名不是看不見嗎?讓你幫點忙怎么話這么多。(氣氛有點緊張)
鐘:(緩和了口氣)初秘書,你覺不覺得這屋子有點涼?
初:是挺涼的,空調(diào)溫度可能太低了。
鐘:(過去調(diào)空調(diào)溫度)我說這么涼呢,溫度在15度以下,以后設(shè)在20度左右就行了。(人們陸續(xù)進來入座,王總宣布會議開始,鐘秘書桌前有記錄本和錄音機、磁帶)
王總:下面我們開會,今天的會議內(nèi)容很重要,關(guān)系到我們綜合樓項目的建設(shè)問題。(畫面淡出 鐘秘書埋頭記錄)
情景二(鐘秘書辦公室)
鐘秘書正在起草《情況簡報》(電腦屏幕):
(蘇經(jīng)理指著表,會議時間表的大特寫,鐘秘書不好意思)
鐘:我就是太忙了,沒太仔細設(shè)計,我回去重新編一下。(轉(zhuǎn)身欲走)
蘇:你先等一下,上次關(guān)于綜合樓項目的會議下發(fā)文件為什么到現(xiàn)在還沒有收齊?
鐘:我收的晚了點,有幾個經(jīng)理不知道文件放在哪兒了,一時半會兒找不到。
蘇:文件清退必須要及時,否則很容易造成丟失,這些文件中涉及到項目投標內(nèi)容,一旦泄露會給公司帶來嚴重的后果。
鐘:(一臉不高興)我明天一定收齊,要是沒別的事,我回去馬上編制會議計劃表。
蘇:那就這樣吧!
情景四(鐘打電話)
鐘:崔經(jīng)理嗎?你前兩天跟我說讓我提供一份發(fā)文處理的流程圖,我做了一份,現(xiàn)在傳真給你,你們可以根據(jù)這個流程圖建立你們相關(guān)的文件處理的規(guī)定。
發(fā)文
登記
用印
審核
撰寫
議擬
交擬
→ →
(流程表特寫,撥打傳真電話開始發(fā)傳真,傳真機卡紙,將原稿抽出重發(fā))
鐘:(重新拿起電話)崔經(jīng)理,傳真件收到了嗎?收到了,那再見。(推門走出辦公室看見樓道邊有幾個計算機的大箱子擋住了她的門口)
鐘:這是哪個部門的大箱子呀?趕快拿走,別擋在通道上,多礙事呀。(左右看看沒有人回應(yīng),自言自語)這是誰干的好事,真缺德,放在別人門口怎么不放自己門口呀?(將箱子往前使勁推,推離了自己的門口,檔在了消防栓前)
參考答案:
1、能夠提前10分鐘到會議地點檢查會議的準備情況。對
2、能夠事先準備好與會人員的文件和茶水。對
3、能夠做好會議記錄前的準備工作,準備好了記錄本和錄音機、錄音磁帶。對
4、知道在會議桌上擺放人名臺簽,以便與會者正確落座和做好記錄。對
5、在對公司情況不熟的前提下,能夠為會議事先備好座次表。對
6、在指導(dǎo)下屬工作中,態(tài)度比較生硬,不注意語言溝通的技巧。錯
7、在檢查會議地點時注意了溫度的控制,能夠指導(dǎo)下屬將室溫控制在適度的范圍內(nèi)。對
8、在進行會議記錄時,為了保證記錄的準確性,能夠同時運用手工記錄和錄音機記錄。對
9、情況簡報的文頭不正確,情況簡報四字應(yīng)在單位名稱下居中。錯
10、簡報的印發(fā)日期應(yīng)寫在間隔線的右側(cè),編印單位應(yīng)寫在與印發(fā)日期平行的左側(cè)。錯
11、保密會議下發(fā)的文件應(yīng)及時清退。錯
12、編制領(lǐng)導(dǎo)會議時間表時,應(yīng)注明不同月份的周次。錯
13、注明參加會議的領(lǐng)導(dǎo)人名。錯
14、缺乏保密意識,在重要的會議文件出現(xiàn)丟失的情況下,不及時加以追回,也未及時匯報。錯
15、發(fā)文工作處理的流程圖不準確、不完整、缺少簽發(fā)、印制等重要環(huán)節(jié)。錯
16、在傳真文件時,不能正確地使用傳真機,出現(xiàn)卡紙,違反操作規(guī)定,硬往外抽。錯
17、注意到辦公環(huán)境的管理,能夠及時將擋在通道上的箱子移開。對
18、在移動箱子時,忘記了安全隱患的管理規(guī)定,將箱子擋了消防栓前造成了隱患。錯
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