物業(yè)管理師輔導：內(nèi)部控制系統(tǒng)的主要內(nèi)容

　　內(nèi)部控制系統(tǒng)的內(nèi)容很豐富，范圍也很廣，幾乎包括了單位管理系統(tǒng)之全部。內(nèi)部控制系統(tǒng)是經(jīng)濟監(jiān)督人員對被查單位各項管理制度和措施的概括性稱謂，在許多企事業(yè)單位中，業(yè)務管理人員、會計人員并不如此稱呼，而是將各項制度具體稱為管理制度、崗位責任制度、定額考核制度等。這些制度在組織內(nèi)發(fā)生作用往往是互相關聯(lián)的、互相交錯的，各項制度互相依賴、互相依托，其控制點、復蓋面、適應性均具有很強的互補性，有時難以將它們彼此分開。有的檢查人員深入企事業(yè)單位發(fā)現(xiàn)，“并沒有一項制度稱作內(nèi)部控制制度，但又沒有一項制度不屬于內(nèi)部控制制度?！币虼?，規(guī)劃、建設內(nèi)部控制系統(tǒng)要與單位內(nèi)部管理結合起來，不能將其隔裂開來，另起爐灶，生搬硬套某些概念或機械模仿其他企業(yè)單位的成功做法，這樣不易取得良好的效果。正確的做法是抓住主要矛盾，擇其重點和關鍵點，有計劃、有針對性地建設內(nèi)部控制，并以此帶動單位其他管理制度的建立和完善。內(nèi)部控制系統(tǒng)的關鍵點是什么呢?關鍵點的特征是它與防范財務造假和違法亂紀的基本目標有關，一般與單位的會計核算和財務資料的信息有密切聯(lián)系，同時它又是核算或管理中的主要環(huán)節(jié)，對信息質量起著重要作用，且對其他環(huán)節(jié)的工作有聯(lián)動效力。另外它對外部經(jīng)濟監(jiān)督檢查工作部署和深入有導向性效果，在財務資料體系中起龍頭作用。再之，關鍵點有時也是核算的敏感部位，在單位內(nèi)部比較容易出現(xiàn)失控，其發(fā)生錯弊的可能性較其他環(huán)節(jié)明顯居高。根據(jù)企事業(yè)單位業(yè)務的基本特點，可以這樣簡便、靈巧的認定：在基礎性控制(指對企事業(yè)單位生產(chǎn)經(jīng)營活動的主要業(yè)務環(huán)節(jié)的一般控制)與應用性控制(指對各業(yè)務操作過程具體控制)之間以應用性控制為主，在會計控制(指對單位的財務會計系統(tǒng)的運行及其結果的控制，包括會計組織機構的設計以及直接涉及到財務記錄可靠性的所有方法和程序，具體內(nèi)容包括授權和批準制度、職務分離制度、實物控制制度和內(nèi)部審計制度等)與管理控制(指對除單位的財會系統(tǒng)以外的生產(chǎn)經(jīng)營管理系統(tǒng)的控制，包括供產(chǎn)銷業(yè)務各個方面，具體包括統(tǒng)計分析、質量管理、時間動作研究、職工培訓、采購和營銷定貨等)之間以會計控制為主，在主導性控制(屬第一層次的控制，是對有關業(yè)務活動的直接控制)與補償性控制(屬第二層次控制，是對主導控制的補充控制，特別是當主導控制出現(xiàn)失控或漏洞時，由補償性控制進行彌補和緩釋)之間以主導性控制為主，這些為主的方面對揭示管理的基本目標，防范單位內(nèi)部可能存在的財務造假和違法亂紀具有更為明顯的作用，一旦這些部位失控或出現(xiàn)問題，將會導致更直接、危害程度更大的財務風險和經(jīng)營混亂。如果這些環(huán)節(jié)不失，就能保證單位經(jīng)濟信息的基本正確。具體分解、細化開來，以下通常作為內(nèi)部控制系統(tǒng)的關鍵點，應引起內(nèi)部管理人員和外部經(jīng)濟監(jiān)督、檢查人員的特別關注：

　　1?組織機構控制

　　指通過組織內(nèi)部機構設置的合理性和有效性所進行的控制，主要包括采用合理的組織方案，采用合理的組織結構，建立組織系統(tǒng)等內(nèi)容。換句話說，就是將控制的功能置入單位的組織機構之中，不使某一部門擁有過分集中的權力，使權力適當分散，形成互相聯(lián)系、互相制約的格局，防止或減少權力過于集中沒有制衡而導致錯弊發(fā)生的可能性。機構控制和適當分權原則有利于管理控制，但布點過多和過度分散會造成業(yè)務效率的下降，有礙經(jīng)濟效益的提高，因此機構控制應把握合理的限度。

　　2?職務分離控制

　　指對于組織內(nèi)部的不相容職務(指某一項或某幾項職務，由一人承擔容易造成差錯和舞弊，且發(fā)生了錯弊容易掩飾而不易發(fā)現(xiàn)和查處)必須進行分工負責，不能由一人同時兼任，因而達到互相控制的作用。職務分離控制可在早期的內(nèi)部牽制制度中找到蹤影，它的初衷是不讓某一個(些)人經(jīng)辦業(yè)務全程，而通過多人的介入，相互制約，以減少錯弊發(fā)生的可能性。常見的職位分離有管錢、管物和管賬分離，出納與對賬分離，記賬與復核分離，采購與付款、驗收分離，保管與盤點分離，授權與執(zhí)行分離，收款與發(fā)貨分離等。

　　3?授權批準控制

　　指組織內(nèi)部各級工作人員必須經(jīng)過授權和批準才能對有關的經(jīng)濟業(yè)務進行處理，未經(jīng)授權和批準的人員不能接觸和處理有關業(yè)務，以使管理者對有關業(yè)務實施有效控制。授權控制分為一般授權(指對常規(guī)業(yè)務進行的長期授權，授權后即可辦理有關業(yè)務，而無須再行報告，除非所授權利收回)和特殊授權(指對一些重大業(yè)務所采取的特批授權，此類授權僅一次有效，下不為例)。對各類業(yè)務采取何種授權方式，應視單位的管理層次、管理幅度以及單位的管理特點和風格而定，授權應與被授權人的責任有關，與其業(yè)務活動的范圍有關。如對采購人員授予多大的采購權，對財會人員和財務部門負責人授予多大的審批報銷權，對生產(chǎn)調度人員授予多大的生產(chǎn)指揮權，這都可能與有關業(yè)務質量相關，也與其應負的責任相聯(lián)系。

　　4?人員素質控制

　　指采用一定的方法和手段對員工的思想品德、業(yè)務能力和工作技能的控制，保證組織各級人員具有與其所負責的工作相適應的素質，從而保證業(yè)務活動處理的質量。素質控制是一項帶有根本性的控制，是單位治本性的控制。實施人員素質控制必須對人員素質有一明晰的標準，并依此來進行控制，否則眾人各執(zhí)一說，對人員要求各異，控制就可能落空。

　　5?信息質量控制

　　指采取一定的方法和措施及時地收集經(jīng)濟業(yè)務活動的信息，同時保證會計信息和其他經(jīng)濟信息的真實、及時、可靠、明晰和準確，保證組織內(nèi)部和組織外部使用人的需要。信息控制包括對信息生產(chǎn)、傳遞、集中、記錄、加工、儲存、報告、發(fā)送等環(huán)節(jié)的綜合管理和控制，確保信息完整無缺地達到目的地，而不被截留、再加工和變形。除此之外還包括對經(jīng)濟信息應有的保密性、便于使用性和易于理解等，而后者較易為人所忽視，經(jīng)常出現(xiàn)失控的真空。

　　6?財產(chǎn)安全控制

　　指為了保證財產(chǎn)物資的安全和完整所采取的各種方法和措施，如盤點制、日清月結制、財產(chǎn)清點制、賬卡實定期核對等。財產(chǎn)安全控制雖然強調了財產(chǎn)物資的管理和控制，但也涉及了財產(chǎn)物資與賬簿資料記錄的平衡，并以賬簿資料為依據(jù)作平行核對。

　　7?業(yè)務程序控制，也叫標準化控制

　　指對經(jīng)常重復發(fā)生的業(yè)務建立規(guī)范化、標準化的業(yè)務程序進行控制，任何業(yè)務的辦理不得超越規(guī)定程序，由此通過程序的科學化保證業(yè)務內(nèi)容的合法性和合理性。業(yè)務程序控制的內(nèi)容有憑證傳遞程序的標準化、記賬程序的標準化、供產(chǎn)銷業(yè)務程序的標準化、重要生產(chǎn)經(jīng)營管理業(yè)務的標準化、工藝標準化等。標準化控制使人們只要按照標準業(yè)務操作，便可以“自動”生成預期結果，這樣可以減少非標準化下人為因素對正常業(yè)務的影響，且明確業(yè)務程序和管理責任，同時也為業(yè)務分析和賬簿檢查也提供了明晰的檢查路徑。

　　8?目標控制，也稱結果控制

　　指對照有關標準，對業(yè)務的執(zhí)行結果進行控制，而不對其執(zhí)行過程進行管理，也就是通過對結果間接控制，影響其過程。該類控制主要適用于對過程控制存在困難而不易實施的情形，如對相對獨立的工作機構的管理，對外出采購的工作人員的控制，對工作地點處于流動狀態(tài)工作人員等，管理當局無法采取直接控制的辦法，管理相對較為薄弱，而只能采取間接控制，對其工作進行“遙控”或“監(jiān)控”，對其工作的最終結果進行總結性評價考核。

　　9?執(zhí)行控制，也稱直接控制

　　是結果控制的對稱，指對某些業(yè)務設計若干互相聯(lián)系、相互制約的環(huán)節(jié)，對其執(zhí)行過程進行直接監(jiān)控。直接控制是對業(yè)務經(jīng)辦過程的跟蹤控制，業(yè)務經(jīng)辦人不僅要對其結果負責，還要對其過程和手段負責。執(zhí)行控制是一種更為細密的控制方式，主要用于重要業(yè)務之中。管理人員通過對某些重要業(yè)務過程的剖析，能夠發(fā)現(xiàn)其業(yè)務結果的優(yōu)劣好壞，因為結果來自于過程，離開了過程結果便成為不可思議。在業(yè)務檢查過程中，檢查人員要利用單位已有的執(zhí)行控制程序，對其業(yè)務處理過程，特別是重要的業(yè)務程序進行抽查，發(fā)現(xiàn)業(yè)務程序中存在錯誤所導致的核算結果的差誤。

　　10?憑證控制，也稱手續(xù)控制

　　指完成所有業(yè)務，經(jīng)辦人都必須辦理有關手續(xù)，留下可供查考的憑證，以明確有關責任。俗話說口說無憑，如果沒有可供查證的書面證據(jù)，經(jīng)濟業(yè)務的可追溯性便受到損害，業(yè)務檢查工作便無從入手，所以憑證控制是單位的基礎控制，是會計檢查人員確認其賬務資料可靠程度的重要判別依據(jù)。憑證控制包括憑證的填制、傳遞、審核、歸檔和保管諸環(huán)節(jié)，也是會計核算系統(tǒng)運作的最初環(huán)節(jié)。

　　11?紀律控制

　　指對單位內(nèi)部某些業(yè)務經(jīng)辦人員制訂出某些專門紀律，以警示其什么能為、什么不能為，增強其自律意識。有關紀律不僅應存在，而且應具有相應的剛性，并確實得以認真實施，經(jīng)常檢查落實情況，實施獎懲兌現(xiàn)。紀律控制是人員素質控制的補償性控制，其運用有一定局限性，如黨紀對于黨員有效，對于非黨群眾無效;有關政紀對于正式職工有效而對臨時職工無效;且紀律具有很強的崗位性和時效性，有時不同的情形能夠做出不同的解釋。

　　12?內(nèi)部審計控制

　　指組織內(nèi)部建立內(nèi)部審計機構對其經(jīng)濟活動進行有效的審計監(jiān)督，以保證其財會資料和反映的經(jīng)濟活動的真實、合法和合理。調查和了解單位內(nèi)部審計控制，有助于確定是否可以利用內(nèi)部審計形成的資料，是否可以利用內(nèi)部審計老師的工作，并了解外部查賬人員藉以利用的工作環(huán)境。

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