成本控制

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　　一、成本控制的含義與分類

　　(一)成本控制的含義

　　成本控制有廣義和狹義之分。狹義的成本控制是指物業(yè)管理企業(yè)在提供管理服務(wù)的過程中，按照既定的成本預(yù)算，對(duì)實(shí)際發(fā)生或?qū)⒁l(fā)生的各項(xiàng)物業(yè)管理成本開支進(jìn)行嚴(yán)格的計(jì)算、限制和監(jiān)督，及時(shí)揭示實(shí)際成本與其預(yù)算之間的差異，并積極采取措施予以糾正，使實(shí)際成本限定在預(yù)算范圍之內(nèi)。廣義的成本控制除包括狹義的成本控制外，還包括對(duì)成本的分析與考核，通過總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，為降低以后的物業(yè)管理成本提供參考。(本節(jié)的成本控制均是指廣義的控制)。

　　綜上可知，物業(yè)管理成本控制具有三層含義：一是對(duì)目標(biāo)成本本身的控制;二是對(duì)目標(biāo)成本完成的控制和過程的監(jiān)督;三是在過程控制的基礎(chǔ)上，著眼于未來，為今后成本的降低指明方向。

　　成本控制在成本管理中起著重要的作用。物業(yè)管理企業(yè)開展成本的控制，可以事先限制各項(xiàng)費(fèi)用和消耗的發(fā)生，有計(jì)劃地控制成本的形成，使成本不超過預(yù)先制定的標(biāo)準(zhǔn)，達(dá)到降低成本，提高效率和效益的目的。

　　(二)成本控制的分類

　　成本的控制可按不同的標(biāo)志進(jìn)行分類。常用的分類方法有：

　　1.按控制的時(shí)間特征分類

　　按成本控制的時(shí)間不同，可分為事先控制、事中控制和事后控制。

　　(1)事先控制

　　事先控制是“設(shè)計(jì)”階段的控制，又稱事前控制，是在開始新的物業(yè)管理服務(wù)之前，即在成本發(fā)生之前，事先確定成本控制標(biāo)準(zhǔn)，如勞動(dòng)工時(shí)定額、物資消耗定額、費(fèi)用開支預(yù)算以及各種材料的成本目標(biāo)等，對(duì)各種資源消耗和各項(xiàng)費(fèi)用開支規(guī)定數(shù)量界限，作為衡量生產(chǎn)費(fèi)用實(shí)際支出超支或節(jié)約的依據(jù)，并建立健全成本管理制度，以達(dá)到防患于未然的目的。事先控制是成本控制的開端。

　　(2)事中控制

　　事中控制是執(zhí)行階段的控制，又稱為過程控制，是在提供物業(yè)經(jīng)營管理服務(wù)時(shí)，實(shí)際發(fā)生物業(yè)管理成本的過程中所進(jìn)行的成本控制，它是對(duì)成本的耗費(fèi)所進(jìn)行的日?？刂?。事中控制以成本標(biāo)準(zhǔn)控制成本實(shí)際支出，并將成本的實(shí)際支出與成本標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行比較，及時(shí)發(fā)現(xiàn)產(chǎn)生的偏差，以消除或減少這些差異。如果實(shí)際成本支出超過成本標(biāo)準(zhǔn)則為逆差，也稱不利的差異;反之，實(shí)際成本支出低于成本標(biāo)準(zhǔn)則為順差，也稱為有利的差異。成本差異是重要的管理信息，它從成本上及時(shí)反映物業(yè)經(jīng)營管理中哪些方面取得了成績(順差)，哪些方面存在問題(逆差)，這就有利于加強(qiáng)企業(yè)的經(jīng)營管理，尋求降低成本的途徑。事中控制，是成本控制的中心環(huán)節(jié)。

　　(3)事后控制

　　事后控制是考核階段的控制，即對(duì)成本的實(shí)際耗費(fèi)進(jìn)行事后分析，及時(shí)查清成本差異發(fā)生的原因，確定責(zé)任歸屬，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，評(píng)定和考核業(yè)績，制定有效的措施，改進(jìn)工作，以提高成本管理的水平。由此可見，成本的事后控制著眼于將來工作的改進(jìn)，避免不合理的支出和損失的重新發(fā)生，為未來的成本管理工作指出努力的方向。

　　成本的事后控制是事中控制的延續(xù)，而事中控制又是事后控制的前提。成本有了事中控制，就能在每一項(xiàng)生產(chǎn)費(fèi)用發(fā)生之前或發(fā)生之時(shí)加以控制，把它限制在合理范圍之內(nèi)，以達(dá)到降低成本的目的。但是，事中控制還有一定的局限性，它一般只限于一時(shí)、一地、一事的單項(xiàng)成本控制，至于一個(gè)時(shí)期、一個(gè)單位、一種服務(wù)的綜合成本進(jìn)行分析和考核，則有待于成本的事后控制。另外，由于成本的控制是一個(gè)不斷循環(huán)的過程，所以，就本質(zhì)而言，事后控制實(shí)際上還是下一個(gè)循環(huán)中事先控制的組成部分。

　　上述成本控制的三個(gè)階段，緊密相關(guān)，缺一不可。其關(guān)系圖解如圖7-1所示。

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　　二、成本控制的原則與程序

　　(一)成本控制的原則

　　盡管物業(yè)管理企業(yè)對(duì)成本的控制各具特色，但一般而言，有效的成本控制都應(yīng)遵循以下一些原則：

　　1.全面控制原則

　　全面控制是全員和全過程成本控制的結(jié)合。具體而言，一方面，成本控制是全員控制，應(yīng)充分調(diào)動(dòng)物業(yè)管理企業(yè)全體職工控制成本的積極性，積極發(fā)動(dòng)每位職工參加成本控制活動(dòng)，要求人人、事事、時(shí)時(shí)都要按照定額、標(biāo)準(zhǔn)、預(yù)算或成本目標(biāo)實(shí)行有效的成本控制。充分發(fā)揮廣大職工的主觀能動(dòng)性，是降低成本的關(guān)鍵。另一方面，成本控制還應(yīng)貫穿于物業(yè)管理成本形成的全過程，而不僅僅是對(duì)部分費(fèi)用支出的控制。要努力形成一個(gè)完整的成本控制體系，使影響成本形成的所有因素都處于嚴(yán)密控制之下。

　　2.講求經(jīng)濟(jì)效益原則

　　成本控制應(yīng)與提供適當(dāng)數(shù)量與質(zhì)量的物業(yè)管理服務(wù)相結(jié)合，不能為控制而控制，即不能單純地強(qiáng)調(diào)降低成本而不提供或少提供服務(wù)，或者說，絕不能片面地追求成本的降低而忽視服務(wù)的數(shù)量和質(zhì)量。成本控制應(yīng)以相同服務(wù)數(shù)量與水平下成本最小化，或相同成本水平下服務(wù)數(shù)量和質(zhì)量最大化為目標(biāo)。這一目標(biāo)是經(jīng)濟(jì)效益原則在物業(yè)管理成本控制中的具體體現(xiàn)。如果成本控制不能體現(xiàn)以上要求，則實(shí)際成本支出雖然不超過成本目標(biāo)，也不能認(rèn)為實(shí)現(xiàn)了成本控制的目的。

　　3.責(zé)權(quán)利相結(jié)合原則

　　明確的職責(zé)、適宜的權(quán)限和相應(yīng)的利益，是任何管理工作取得成功的基礎(chǔ)。為此，成本的控制中，應(yīng)明確規(guī)定各部門和有關(guān)人員應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任，賦予其相應(yīng)的權(quán)限，并通過考核其責(zé)任履行情況，予以相應(yīng)的獎(jiǎng)罰。需要注意的是，企業(yè)及各級(jí)成本控制主體的管理權(quán)限、應(yīng)承擔(dān)的經(jīng)濟(jì)責(zé)任，以及物質(zhì)利益三者，應(yīng)正確地結(jié)合起來，這樣，才能充分調(diào)動(dòng)職工降低成本，加強(qiáng)成本控制的積極性和主動(dòng)性，也才能使成本控制的目標(biāo)及相應(yīng)的管理措施真正落到實(shí)處。

　　4.例外管理原則

　　例外管理原則是指物業(yè)管理企業(yè)在全面控制的基礎(chǔ)上，對(duì)那些重要的、不正常的、不符合常規(guī)的關(guān)鍵性成本差異(例外情況)集中精力重點(diǎn)處理，深入分析、追根究底、查明原因，并及時(shí)采取措施進(jìn)行控制解決。例外原則有時(shí)也稱為重要性原則，它主要應(yīng)用于成本的事中控制中，是保證成本有效控制的重要手段。

　　實(shí)際中，例外情況的常用判定有以下要點(diǎn)：第一，重要性。重要與否，主要根據(jù)成本差異金額大小確定。數(shù)額較大的差異，超過了規(guī)定的上下限，或雖未超過規(guī)定的上下限，但經(jīng)常在上下限附近波動(dòng)。第二，特殊性。凡是對(duì)企業(yè)長期獲利能力有重要影響的成本差異，不論是否達(dá)到重要性的程度，均應(yīng)受到密切重視。第三，一貫性。凡是某項(xiàng)成本差異雖未達(dá)到重要性程度，從未超過規(guī)定的百分率或絕對(duì)金額，但是該項(xiàng)成本差異卻持續(xù)時(shí)間很長(如一個(gè)月以上)，則應(yīng)視為“例外”，需要引起管理人員充分注意。

　　(二)成本控制的程序

　　在物業(yè)管理企業(yè)，成本的控制一般由五個(gè)步驟組成：

　　1.確定控制標(biāo)準(zhǔn)

　　成本控制首先要明確控制標(biāo)準(zhǔn)。成本的控制標(biāo)準(zhǔn)或目標(biāo)，是對(duì)各項(xiàng)費(fèi)用支出和資源消耗規(guī)定的數(shù)量界限，是進(jìn)行成本控制和考評(píng)的直接依據(jù)。實(shí)務(wù)中，常用的控制標(biāo)準(zhǔn)有成本預(yù)算(包括責(zé)任預(yù)算)和消耗定額等，它們是成本控制的準(zhǔn)繩，也是分析和評(píng)價(jià)的依據(jù)。成本控制目標(biāo)的確定一般可以按計(jì)劃指標(biāo)分解法、定額法、預(yù)算法三種方法確定。

　　2.執(zhí)行控制標(biāo)準(zhǔn)

　　開始進(jìn)行物業(yè)經(jīng)營管理服務(wù)后，需要對(duì)成本控制標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行具體的落實(shí)。這實(shí)際上就是成本控制的必要組成部分。在這個(gè)過程中，涉及運(yùn)用相應(yīng)的控制手段如憑證控制和制度控制等，對(duì)成本的形成過程進(jìn)行具體的約束，即審核各項(xiàng)費(fèi)用的開支和各項(xiàng)資源的消耗，實(shí)施各種節(jié)約措施，保證控制目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

　　3.分析相關(guān)差異

　　將實(shí)際成本與成本目標(biāo)(標(biāo)準(zhǔn))相比較，考察成本是超支還是節(jié)約，通過對(duì)差異進(jìn)行分析，找出差異產(chǎn)生的原因和責(zé)任單位。對(duì)成本差異的分析必須經(jīng)?；?、系統(tǒng)化。成本差異產(chǎn)生的原因較多，包括主觀的和客觀的以及具體原因，必須深入找出其主要原因，并明確其責(zé)任人，以便有效地消除成本差異。分析不深入，原因就無法查明，責(zé)任不明確，措施就難以制定。

　　4.糾正成本偏差

　　揭示成本差異的原因以后，就必須提出降低成本的新措施，確定改進(jìn)方案，并予以貫徹落實(shí)。這樣才能最終控制成本的差異，也才能形成完整的成本控制體系，促使成本管理水平不斷提高。

　　5.進(jìn)行考核獎(jiǎng)罰

　　考核一定時(shí)期內(nèi)物業(yè)管理成本目標(biāo)的執(zhí)行情況，并依據(jù)考核評(píng)價(jià)的結(jié)果好壞或等級(jí)，給予相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)或處罰，以充分調(diào)動(dòng)有關(guān)部門和人員的積極性，提高以后成本控制工作的質(zhì)量和效率。

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　　三、成本控制的組織體系

　　(一)成本控制責(zé)任中心的建立

　　為了有效地進(jìn)行成本控制，保證經(jīng)濟(jì)效益的實(shí)現(xiàn)，物業(yè)管理企業(yè)需實(shí)行分級(jí)分口管理經(jīng)濟(jì)責(zé)任制，建立成本控制的組織體系，即建立以責(zé)任中心為基本控制單元的組織體系。這里的責(zé)任中心是指具有一定的管理權(quán)限，并承擔(dān)相應(yīng)經(jīng)濟(jì)責(zé)任的企業(yè)內(nèi)部單位。在這一組織體系中，物業(yè)管理企業(yè)通常將各部門確立為不同類型的責(zé)任中心，根據(jù)其各自的工作內(nèi)容，將成本預(yù)算分解為各責(zé)任中心的成本預(yù)算，分口管理，分工負(fù)責(zé)，并據(jù)以進(jìn)行成本的分析考核。

　　根據(jù)物業(yè)管理企業(yè)業(yè)務(wù)活動(dòng)的特點(diǎn)以及各責(zé)任實(shí)體的權(quán)限。責(zé)任中心一般分為兩類：

　　1.成本中心

　　成本中心是指僅對(duì)所發(fā)生成本負(fù)責(zé)的責(zé)任中心。在物業(yè)管理企業(yè)，凡直接參與提供物業(yè)管理服務(wù)的部門，都可以設(shè)置為成本中心。這些成本中心通常只發(fā)生成本，而不會(huì)直接形成收入?；蛘哒f，成本中心就是以控制營業(yè)成本為主的責(zé)任中心。一般來說，物業(yè)管理企業(yè)的業(yè)務(wù)部門，如保潔部門、保安部門、工程管理部門等是成本中心，該成本中心負(fù)責(zé)將人工、原材料和機(jī)器設(shè)備投入轉(zhuǎn)化為物業(yè)管理服務(wù)。

　　2.費(fèi)用中心

　　費(fèi)用中心是指僅對(duì)費(fèi)用發(fā)生額負(fù)責(zé)的責(zé)任中心。在物業(yè)管理企業(yè)，凡不直接參與提供物業(yè)管理服務(wù)的部門，通常都設(shè)置為費(fèi)用中心。即費(fèi)用中心是以控制運(yùn)營費(fèi)用為主的責(zé)任中心，一般是物業(yè)管理企業(yè)的各個(gè)職能部門，如總經(jīng)理室、人事部門等。

　　總之，只要有成本發(fā)生的地方，就可設(shè)立成本(費(fèi)用)中心。由于各責(zé)任中心是貫徹成本預(yù)算的責(zé)任單位，理論上，各責(zé)任中心的責(zé)任成本(費(fèi)用)應(yīng)等同于由企業(yè)成本預(yù)算分解而形成的責(zé)任預(yù)算。

　　(二)成本控制責(zé)任中心的業(yè)績考評(píng)

　　考核物業(yè)管理企業(yè)成本(費(fèi)用)控制中心業(yè)績的指標(biāo)有兩類，一類是經(jīng)濟(jì)效益指標(biāo)，一類是服務(wù)質(zhì)量指標(biāo)。其中，經(jīng)濟(jì)效益指標(biāo)是成本(費(fèi)用)降低額和成本(費(fèi)用)降低率，其計(jì)算公式分別為：

　　成本(費(fèi)用)降低額=預(yù)算成本(費(fèi)用)-實(shí)際成本(費(fèi)用)

　　成本(費(fèi)用)降低率=[成本(費(fèi)用)降低額/預(yù)算成本(費(fèi)用)]×100%

　　考核物業(yè)管理企業(yè)成本(費(fèi)用)控制中心服務(wù)質(zhì)量的定量指標(biāo)，主要有房屋完好率、維修及時(shí)率、重大事故發(fā)生率、綠化率、保潔率、業(yè)主滿意率、物業(yè)增值率等。其中，物業(yè)增值率是最具綜合性的服務(wù)質(zhì)量評(píng)價(jià)指標(biāo)，其評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)是與同類物業(yè)平均增值率比較，具體計(jì)算方法為：

　　物業(yè)增值率=(期末物業(yè)總值/期初物業(yè)總值)×100%

　　四、成本的日常管理

　　(一)利用物業(yè)管理周期理論進(jìn)行成本控制

　　任何物業(yè)都存在著由新到舊的生命周期。與物業(yè)的生命周期相適應(yīng)，物業(yè)管理也具有周期性，即它會(huì)經(jīng)歷從起步、成長、成熟、“衰退”甚至“消亡”的生命歷程。

　　在物業(yè)管理生命周期的不同階段，其成本開支的重點(diǎn)不同。一般而言，在起步階段，需投入的項(xiàng)目多，且多為新項(xiàng)目，成本開支必然較大;在成熟期，投資項(xiàng)目營運(yùn)良好，成本支出相對(duì)減少;而在“衰退”期，由于維修費(fèi)用開支增大，在其他項(xiàng)目不變的條件下，成本開支會(huì)逐步增大。所以，利用物業(yè)管理周期理論，有助于了解物業(yè)管理成本支出的周期性特點(diǎn)，對(duì)加強(qiáng)物業(yè)管理成本的控制有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

　　(二)嚴(yán)格實(shí)施預(yù)算的憑證控制

　　物業(yè)管理企業(yè)財(cái)務(wù)管理部門可以采用費(fèi)用手冊(cè)形式，對(duì)成本實(shí)行總額控制。具體而言，就是根據(jù)成本預(yù)算，為各責(zé)任中心設(shè)立記載成本指標(biāo)的費(fèi)用手冊(cè)，每發(fā)生一筆費(fèi)用，就根據(jù)有關(guān)憑證核減相應(yīng)指標(biāo)，并隨時(shí)結(jié)出指標(biāo)結(jié)存額。這一憑證控制方法能使責(zé)任部門隨時(shí)了解各項(xiàng)費(fèi)用支出的數(shù)額及指標(biāo)余額，如發(fā)現(xiàn)支出過多，可及時(shí)查明原因，采取措施節(jié)約開支。

　　(三)建立健全費(fèi)用開支與報(bào)銷審批制度

　　物業(yè)管理企業(yè)應(yīng)結(jié)合國家有關(guān)法律法規(guī)及各項(xiàng)費(fèi)用開支的特點(diǎn)，制訂自身的開支審批制度，明確各項(xiàng)費(fèi)用的審批部門和各部門的審批權(quán)限。正常的成本開支，由責(zé)任部門歸口審批，而重大的支出和預(yù)算外支出則由公司最高管理層直至業(yè)主大會(huì)審批。

　　對(duì)于每一筆費(fèi)用的報(bào)銷，都應(yīng)通過審核原始憑證進(jìn)行控制。一般而言，審核的重點(diǎn)為憑證的真實(shí)性、合理性以及完整性(如有無預(yù)算指標(biāo)、手續(xù)是否齊全)等。經(jīng)審核確認(rèn)無誤后，方能予以報(bào)銷;手續(xù)不全的要求補(bǔ)辦手續(xù);違反制度規(guī)定的不予報(bào)銷。

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