2014物業(yè)管理師考點:物業(yè)管理檔案的保存與安全

特別推薦：2014物業(yè)管理師《物業(yè)管理實務(wù)》第十二章考點匯總

　　物業(yè)管理檔案的保存與安全

　　(一)檔案保存

　　1.檔案的保存價值和保存期限

　　某個單份檔案文件的價值是不能孤立鑒定的，應(yīng)當(dāng)從相互關(guān)聯(lián)的一組檔案文件來綜合考慮檔案的保存價值和保存期限。例如，某物業(yè)在施工過程中有一份混凝土試塊檢測報告，單個來看也許并不顯得有多重要，但從施工過程中產(chǎn)生的一系列文件來考慮的話，這一組文件完整地反映了施工過程中的基本情況，即使是在該物業(yè)投入使用多年之后，仍然可以透過這一組文件獲得該物業(yè)在施工過程中的完整信息，因此，有必要將這份文件列入長期保存的檔案中。

　　各物業(yè)管理企業(yè)可結(jié)合自身實際情況和管理要求綜合確定有關(guān)檔案保存期限的劃分標(biāo)準(zhǔn)。為便于把握，表12―2列出了某物業(yè)管理企業(yè)檔案的保存期限的劃分標(biāo)準(zhǔn)。(注意區(qū)分三類：永久、長期、短期即可)

　　2.檔案保存注意事項

　　(1)物業(yè)承接查驗期和人住期收集整理的檔案資料屬于物業(yè)基礎(chǔ)資料檔案是物業(yè)管理檔案中最重要和基礎(chǔ)性的檔案，它的保存管理和安全十分重要。

　　(2)房屋共用部分和共用設(shè)施設(shè)備的檢測、檢修與運行記錄檔案，在分析房屋主體安全、設(shè)備運行狀況和事故分析中有時起著十分關(guān)鍵性的作用，因此這類檔案的真實性和保存期限應(yīng)有明確規(guī)定，一般不能低于設(shè)備的使用年限的2倍。

　　(3)各類小型設(shè)備的運行和維護(hù)記錄檔案、環(huán)境與安全管理記錄檔案的數(shù)量較大，這部分檔案的保存期限較短。這類檔案應(yīng)有一個銷毀的管理方案和程序，以騰出空間，避免檔案室空間被無謂占用。

　　(二)安全管理

　　1.檔案安全管理

　　檔案毀損有人為的原因和自然的因素。人為原因的毀損，如遺失、損壞、被盜、不當(dāng)使用和故意毀損等;自然的因素一方面是文件的介質(zhì)和記錄方式隨時間的推移而產(chǎn)生自然失效，如文件的紙張自然老化和墨跡的自然消失等，另一方面是環(huán)境的影響，如火、水、潮濕、蟲鼠啃咬、紫外線以及機(jī)械磨損等因素都會造成檔案壽命縮短或毀損。

　　檔案保管應(yīng)注意室內(nèi)空氣流通，經(jīng)常采取防霉、防潮、防蟲、防水防火、防盜等安全措施。同時，要制訂一套切實可行的檔案管理制度并加以嚴(yán)格執(zhí)行，如改善檔案保存的條件，采取有效的檔案修復(fù)技術(shù)，最大限度延長檔案的壽命，保障檔案的安全。

　　2.檔案信息安全

　　檔案的安全包括：檔案本身不受到損壞與丟失;檔案信息不被非法復(fù)制、查閱和傳播。由于檔案載體的不同，保障檔案信息安全的方式也有不同。但均應(yīng)制訂文件的密級體制，嚴(yán)格借閱、復(fù)制制度。

　　紙介質(zhì)檔案的信息安全主要是從檔案的查閱、外借、復(fù)制和銷毀等方面制訂詳細(xì)的制度，設(shè)定權(quán)限。對無權(quán)查閱、外借和復(fù)制的人員，管理人員不得私自給予查閱、外借或復(fù)制。有權(quán)限的人員在查閱、外借時必須承擔(dān)保管責(zé)任。復(fù)制必須由檔案管理人員進(jìn)行，并須獲得相應(yīng)授權(quán)方可實行。銷毀檔案時，應(yīng)經(jīng)上級批準(zhǔn)，并在主管領(lǐng)導(dǎo)和部門主管的監(jiān)督下采用適當(dāng)?shù)姆绞戒N毀。

　　電子媒體檔案主要是通過設(shè)立嚴(yán)格的多級權(quán)限機(jī)制和密碼保管制度，嚴(yán)格進(jìn)入檢索系統(tǒng)、復(fù)制和下載的管理;對進(jìn)入互聯(lián)網(wǎng)的計算機(jī)應(yīng)安裝防火墻和殺毒軟件，經(jīng)常更新，防止黑客人侵和非法人員進(jìn)入，保障電子檔案的信息安全。

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