會計人需要掌握的電腦辦公技巧
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一、紅頭文件的制作及標(biāo)準(zhǔn)
1、進(jìn)行頁面設(shè)置
選擇“文件”――“頁面設(shè)置”選擇“頁邊距”附簽,上:3.7厘米下:3.5厘米左:2.8厘米右:2.6厘米。選擇“版式”附簽,將“頁眉和頁腳”設(shè)置成“奇偶頁不同”,在該選項前打“√”。選擇“文檔網(wǎng)格”附簽,“字體設(shè)置”,“中文字體”設(shè)置為“仿宋”:“字號”設(shè)置成“三號”,單擊“確定”按鈕,選中“指定行網(wǎng)格和字符網(wǎng)格”;將“每行”設(shè)置成“28”個字符:“每頁”設(shè)置成“22”行。然后單擊“確定”按鈕,這樣就將版心設(shè)置成了以三號字為標(biāo)準(zhǔn)、每頁22行、每行28個漢字的國家標(biāo)準(zhǔn)。
2、插入頁號
選擇“插入”――“頁碼”,“位置”設(shè)置為“頁面底端(頁腳)”,“對齊方式”設(shè)置為“外側(cè)”。然后單擊“格式”按鈕,“數(shù)字格式”設(shè)置為全角的顯示格式,單擊“確定”按鈕,再次單擊“確定”按鈕完成頁碼設(shè)置。雙擊頁碼,在頁碼兩邊各加上一條全角方式的短線;并將頁碼字號設(shè)置成“四號”;字體任意;奇數(shù)頁的頁碼設(shè)置成右空一個漢字,偶數(shù)頁的頁碼設(shè)置成左空一個漢字。
3、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識制作
選擇“插入”――“文本框”――“橫排”菜單項,鼠標(biāo)將會變成“┼”,在Word2000版面上單擊鼠標(biāo)左鍵,出現(xiàn)一個文本框,在該文本框內(nèi)輸入發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識,輸入完成后,選中該文本框,單擊鼠標(biāo)右鍵――“設(shè)置文本框格式”,在這里來設(shè)置紅頭的屬性。
選擇“顏色和線條”附簽,“顏色”設(shè)置成“無填充顏色”。選擇“大小”附簽,“高度”設(shè)置成“2cm”;寬度設(shè)置成“15.5cm”。注:用戶可根據(jù)實際情況調(diào)節(jié)尺寸。選擇“版式”附簽,單擊“高級”按鈕,水平對齊:“對齊方式”設(shè)置成“居中”,“度量依據(jù)”設(shè)置成“頁面”;垂直對齊:“絕對位置”設(shè)置成“頁邊距”,“下側(cè)”設(shè)置成“2.5cm”――平行文標(biāo)準(zhǔn),“8.0cm”――上行文標(biāo)準(zhǔn),注:用戶可根據(jù)實際情況調(diào)節(jié)尺寸。然后單擊“確定”。
選擇“文本框”附簽,左、右、上、下都設(shè)置成“0cm”,單擊“確定”完成。文本框?qū)傩匀吭O(shè)置完成,單擊“確定”按鈕。選中文本框內(nèi)的全部文字,將顏色設(shè)置成“紅色”,字體設(shè)置成“小標(biāo)宋簡體”,字號根據(jù)文本框的大小設(shè)置成相應(yīng)字號,但要盡量充滿該文本框,這樣,寬為155mm、高為20mm、距上25mm的紅頭制作完成。
4、紅線制作
首先將“視圖”――“工具欄”――“繪圖”選中,單擊“繪圖”工具條的直線工具,鼠標(biāo)會變成“十”字形,左手按住鍵盤上的Shift鍵,右手拖動鼠標(biāo)從左到右劃一條水平線,然后選中直線單擊鼠標(biāo)右鍵,選擇“設(shè)置自選圖形格式”,紅線的屬性在這里進(jìn)行設(shè)置。選擇“顏色和線條”附簽,“顏色”設(shè)置為“紅色”:“虛實”設(shè)置為“實線”:“粗線”設(shè)置為“2.25磅”。選擇“大小”附簽,“寬度”設(shè)置為“15.5cm”。選擇“版式”附簽,單擊“高級”按鈕,水平對齊:“對齊方式”設(shè)置成“居中”,“度量依據(jù)”設(shè)置成“頁面”,垂直對齊:“絕對位置”設(shè)置成“頁邊距”,“下側(cè)”設(shè)置成“7cm”――平行文標(biāo)準(zhǔn),“13.5cm”――上行文標(biāo)準(zhǔn),注:用戶可根據(jù)實際情況進(jìn)行調(diào)節(jié)。單擊確定。
5、文號制作
平行文文號:文號――三號仿宋、居中顯示。
上行文文號:文號――三號仿宋字體、左空一個字的距離;簽發(fā)人――三號仿宋字體;簽發(fā)人姓名――三號楷體、右空一個字的距離。注:文號一定要使用六角符號。六角符號插入方法:選擇“插入”――“符號”――“符號”附簽,找到六角符號后,將光標(biāo)置于準(zhǔn)備插入的地方,單擊“插入”按鈕即可。
6、主題詞制作
選擇“表格”――“插入”――“表格”,選中表格,單擊鼠標(biāo)右鍵――表格屬性――“表格”附簽,“對齊方式”設(shè)置為“居中”;然后單擊“邊框和底紋”按鈕,在“預(yù)覽”窗口中將每行的下線選中,其它線取消,在表格中填寫具體內(nèi)容:主題詞用三號黑體;主題詞詞目用三號小標(biāo)宋;抄送、抄送單位、印發(fā)單位及印發(fā)日期用三號仿宋。
7、保存成模板文件
單擊“文件”――“保存”,“保存類型”:選擇“文檔模板(*.dot)”:“文件名”:給模板命名:“保存位置”:模板所在路徑(一般不做,默認(rèn)即可)。至此,模板制作完成。以后所有屬于此種類型的公文都可以調(diào)用該模板,直接進(jìn)行公文正文的排版。要對該模板進(jìn)行修改,可以調(diào)出相應(yīng)模板,方法是:選擇“文件”――“打開”,找到相應(yīng)的模板路徑,若模板保存時按系統(tǒng)默認(rèn)設(shè)置的,然后單擊“打開”按鈕調(diào)出模板即可進(jìn)行修改。
二、公文正文排版
1.依據(jù)模板建立新公文:選擇“文件”――“新建”――“常用”附簽,選中所需模板,單擊確定,調(diào)出模板。
2.制作公文正文內(nèi)容:正文內(nèi)容根據(jù)用戶的實際需求,可以直接錄入文字,也可以從其它軟件中將文字復(fù)制進(jìn)來,但必須遵循以下國家標(biāo)準(zhǔn):
標(biāo)題――二號小標(biāo)宋字體,居中顯示;主送機(jī)關(guān)――三號仿宋字體,頂格,冒號使用全角方式;
正文――三號仿宋字體;
成文日期――三號仿宋字體,右空四個字的距離,“○”和六角符號的輸入方法一致,不能使用“字母O”或“數(shù)字0”代替。
文號、簽發(fā)人、主題詞――按照模板定義的字體填寫完整。最后,將紅頭、紅線、文號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、成文日期、主題詞的相互位置調(diào)整好。
三、用Word制作電子公章
1、圖章輪廓
選擇“插入→圖片→自選圖形”,在“繪圖”工具欄中選擇橢圓,按下Sfift鍵在文檔中拖出一個圓,設(shè)置為“無填充色”,線條寬度為2磅,顏色為紅色,“疊放次序”為“最底層”。
2、編輯文字
在文檔中插入藝術(shù)字,選擇環(huán)形藝術(shù)字,輸入內(nèi)容后設(shè)置字體、字號,然后用藝術(shù)字周圍的8個拖拉按鈕把文字拖成圓形,并放在已經(jīng)畫好的圓內(nèi),可以用Ctrl鍵和方向鍵幫助移動到準(zhǔn)確的位置。并把藝術(shù)字設(shè)置成紅色。
3、插入五角星
在“自選圖形→星與旗幟”中選中五角星,然后在文檔中畫出一個大小適合的五角星,并設(shè)置成紅色,移動到圓中合適的位置,然后選中圓、藝術(shù)字、五角星,單擊鼠標(biāo)右鍵,選擇“組合”,一個公章就制作出來了,要用時復(fù)制一個到目標(biāo)處,是不是很正規(guī)啊!
但是,用Word制作電子公章可以用在一般的文檔中,但如果是正式的行文,則要求公章有防偽功能,別人不能仿制,這時候,我們可以用辦公之星來制作可以防偽的電子公章。
◆制作可以防偽的電子公章
在辦公之星中,制作公章就簡單得多,直接在“插入→印章→圓形印章”中即可加入印章。在對話框中設(shè)置好印章的參數(shù)時,在文本中就可以看到印章的情況。
特別的是,軟件對生成的印章有對應(yīng)的數(shù)字防偽標(biāo)識,你還可以給印章設(shè)置密碼來進(jìn)行保護(hù),防止非授權(quán)的編輯。
當(dāng)要查看印章的真?zhèn)位驅(qū)τ≌逻M(jìn)行修改、復(fù)制時,可以右擊印章,出現(xiàn)“印章密碼”對話框,要求輸入正確的密碼,同時顯示印章的數(shù)字防偽標(biāo)識(在此可以驗證印章的真?zhèn)?。
其實,如果要進(jìn)行網(wǎng)上發(fā)文件,可以先在辦公之星中制作出一個標(biāo)準(zhǔn)的電子印章后,復(fù)制到Word中,保存后,就可以經(jīng)常調(diào)用了。
◆如何設(shè)置文檔、文字、圖片“不打印”
1、打開選項
2、視圖――格式標(biāo)記――(勾選)隱藏文字
4、確定
5、在文檔打印任何文字,或是插入文本框,在文本框內(nèi)輸入文字。①選擇你不想打印的文字,②CTRL+D(字體),③在效果欄――隱藏文字(勾選――確定)
此時你文檔的文本是你看得到,但不打印的。
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